Bí kíp giúp freelancers xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các khách hàng

Điểm chung của tất cả các freelancers là gì? Có lẽ suy nghĩ đầu tiên của bạn là “một tinh thần doanh nhân”, “ khả năng đương đầu với rủi ro”, hay “ một lời cam kết về một công việc tốt hơn/cân bằng cuộc sống.”

Tất cả các câu trả lời trên có thể đúng với phần lớn các freelancers, nhưng có một cái gì đó thậm chí còn cơ bản hơn mà các freelancers đều có điểm chung. Đó là gì? Các freelancers có các khách hàng, những người có được lợi nhuận và hưởng lợi từ công việc các freelancers đang thực thi.

Mối quan hệ độc đáo giữa các freelancers và khách hàng

Khi bạn mới bắt đầu trở thành một freelancer, có thể bạn sẽ có suy nghĩ về mối quan hệ của bạn với các khách hàng của bạn dưới dạng mối quan hệ người lao động/chủ sử dụng lao động. Tuy nhiên, lối suy nghĩ này sẽ khiến bạn gặp rắc rối trong tương lai, vì nó không tính đến bản chất thực sự của mối quan hệ của bạn với các khách hàng.

Không giống như người sử dụng lao động, các khách hàng không có nghĩa vụ đối với bạn ngoài những gì được đồng ý cụ thể khi đưa vào hợp đồng cho dự án bạn đang hoàn thành tại bất kỳ một thời điểm nào đó. Điều này có nghĩa là xây dựng một mối quan hệ mạnh mẽ với các khách hàng là điều cấp thiết- thậm chí là hơn nhiều so với việc là một người lao động xây dựng một mối quan hệ với một chủ sử dụng lao động.

Tại sao phải làm như vậy? đơn giản là, sức mạnh của những mối quan hệ bạn xây dựng với các khách hàng trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng của bạn trong việc tạo dựng công việc kinh doanh của bạn và có được một công việc ổn định. Vậy, bạn có thể làm gì để có thể xây dựng những mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ? Hãy xem xét 5 cách sau để có thể làm được điều đó:

1) Xác định rõ phạm vi và quy mô các dự án của bạn

Bước đầu tiên hướng tới những mối quan hệ khách hàng thành công liên quan đến việc có những ý kiến với khách hàng của bạn về công việc khách hàng muốn thực hiện. Mỗi bên nên hiểu:

• Các mục tiêu của dự án
• Các phương pháp sử dụng để đạt được các mục tiêu đó
• Khung thời gian dự án sẽ hoàn thành
• Cách đo lường sự thành công
• Thời gian, phương pháp, và phương thức thanh toán cho dự án

2) Hãy trung thực và thẳng thắn về tiến độ dự án  

Đối với nhiều khách hàng, một trong những trở ngại khi làm việc với các freelancers là sự lo rằng các freelancers sẽ không sẵn sàng hay không thông tin về tiến độ dự án. Bạn có thể làm nhiều thứ để giảm bớt sự lo lắng này bằng cách cung cấp các khách hàng toàn bộ thông tin liên lạc của bạn và bằng cách xác định rõ ràng khi nào bạn sẽ hoặc sẽ không sẵn sàng để trao đổi, liên lạc. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các khách hàng quốc tế, vì sự khác biệt về múi giờ có thể gây nhầm lẫn.

Việc liệt kê các phương pháp liên lạc hiện đại như email, phương tiện truyền thông xã hội, gọi điện thoại, và thậm chí là cả phương pháp gửi thư tay truyền thống, Freshbooks.com đưa ra lời khuyên dưới đây:

” Trong thế giới truyền thông đại chúng ngày nay…bạn nên ở tư thế sẵn sàng càng nhiều càng tốt để cho các khách hàng có thể liên lạc, và trả lời một cách nhanh chóng và lịch sự về bất kỳ yêu cầu nào.”

Ngoài việc chỉ đơn thuần giao tiếp, bạn cũng phải bảo đảm rằng những gì bạn giao tiếp với khách hàng của bạn là chính xác theo sự hiểu biết tốt nhất của bạn. Sự trung thực là một yếu tố tối quan trọng của bất kỳ mối quan hệ thành công nào, kể cả freelancer hay khách hàng.

Nếu bạn gặp những khó khăn mà làm trì hoãn hoặc cản trở việc hoàn thành dự án của bạn, hãy cho khách hàng của bạn biết càng sớm càng tốt về những khó khăn này. Nếu bạn có thể làm như vậy, hãy cho khách hàng biết dự đoán tốt nhất của bạn về sự trì hoãn hoặc cản trở này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hạn chót tổng thể của dự án và khi nào thì bạn có thể hoàn thành dự án để giao cho khách hàng.

3) Hãy sẵn lòng nói “có” … và “không”

Để xây dựng một mối quan hệ mạnh mẽ hơn với khách hàng của bạn, hãy sẵn lòng và luôn háo hức muốn có cơ hội để giải quyết những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Nếu khách hàng yêu cầu một cái gì đó vượt quá phạm vi của dự án gốc, và đó là thứ mà bạn có thể làm mà không gặp quá nhiều khó khăn, hãy nói “có” đồng thời đàm phán lại về giá cho phù hợp tương ứng. Bạn càng cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều dịch vụ bổ sung, bạn sẽ càng dễ phân biệt mình với các đối thủ cạnh tranh.

Mặt khác, nếu khách hàng yêu cầu cái gì đó nhiều hơn so với việc bạn có thể hoàn thành nó một cách hợp lý, hãy sẵn lòng nói “không” với các yêu cầu bổ sung. Điều này có thể rất khó khăn cho bạn để từ chối như vậy, đặc biệt nếu trong trường hợp bạn mới chỉ bắt đầu sự nghiệp freelance của bạn.

Tuy nhiên, việc đồng ý làm nhiều hơn những gì bạn có thể xử lý sẽ mang đến một hiệu ứng tai hại cho chính bạn và các khách hàng. Bạn sẽ thấy chính mình bị căng thẳng và không có hiệu quả, và các khách hàng của bạn sẽ tự cảm thấy không hài lòng với hiệu suất làm việc của bạn cũng như cảm nhận rõ những thiếu sót ở bất kỳ công việc nào mà bạn không thể hoàn thành. Đây là một tình huống mất mát cho tất cả các bên mà bạn có thể dễ dàng tránh được bằng cách học khi nào cần nói “có” và khi nào cần nói “không”.

4) Hãy thân thiện, nhưng giữ một khoảng cách chuyên nghiệp

Hãy thể hiện sự quan tâm đến các khách hàng bằng cách nói chuyện với họ về các dự án, mục tiêu kinh doanh tổng thể của họ v.v…Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, mối quan hệ của bạn là một mối quan hệ chuyên nghiệp. Mặc dù điều đó hoàn toàn tự nhiên và thậm chí còn là tốt để kiếm được một vài chi tiết cá nhân của các khách hàng của bạn, tốt nhất là nên duy trì một ranh giới chuyên nghiệp để giữ nguyên vẹn mối quan hệ của bạn cũng như tránh những rủi ro cá nhân có thể làm hỏng toàn bộ tiến trình bạn đã làm được.

5) Xử lý vấn đề về thanh toán một cách chuyên nghiệp

Trong số các vấn đề gai góc mà các freelancers phải đối mặt, một trong những thách thức lớn hơn đó là vấn đề về những khoản thanh toán muộn của khách hàng. Trong một năm trở lại đây, 50% các freelancers báo cáo những khó khăn khi nhận thanh toán, và 81% trong số những khó khăn đó liên quan đế việc thanh toán muộn.

Điều này thực sự rất là đáng lo ngại bởi vì những tác động to lớn của việc thanh toán chậm trễ có thể gây ảnh hưởng đến tình trạng sức khỏe tài chính của sự nghiệp freelance của bạn. Các thanh toán chậm trễ gây ra các vấn đề về dòng tiền, làm còi cọc sự tăng trưởng doanh nghiệp của bạn. Trong một vài trường hợp, các khoản thanh toán chậm trễ của khách hàng có thể khiến bạn lâm vào tình trạng nợ nần đối với các thanh toán cho các nhà cung cấp của bạn.