ملاحظة المحرر: هذا منشور من أحد المستخدمين كتبه بروكس كونكل، مالك شركة Brooksconkle.com.
شاع توظيف الشركات للمساعدين الإلكترونيين (VAs) لتوفير المال بدلًا من تعيين الموظفين لأداء المهمات الإدارية.
أصبح الآن أسهل من أي وقت مضى توظيف مساعد إلكتروني من خلال منصات العمل الحر عبر الإنترنت مثل Upwork، لذلك يمكن للشركات توظيف المساعدين الإلكترونيين مباشرة دون الحاجة إلى شركات خارجية للتعاقد في مجال نظم الإدارة. سمحت هذه المواقع للشركات بالتواصل مباشرة مع مساعدين إلكترونيين وتجنيبهم نفقات الدفع إلى وسيط ليستعين بمساعدين إلكترونيين نيابة عنهم.
ربما تعلم سبب حاجتك إلى مساعد إلكتروني، ولكن إذا كنت تريد التأكد من ذلك فوظّف واحدًا.
يتمحور دور المساعدين الإلكترونيين أساسًا حول المهام الإدارية وغيرها، مثل إدارة وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق ومسك الدفاتر وإدخال البيانات، وغيرها.
توظف الشركات المساعدين الإلكترونيين لأن ذلك يمكن أنو يوفر في تكاليف العمالة أكثر من توظيف موظف داخلي. من الممكن في اقتصاد اليوم توظيف مساعدين إلكترونيين لأنه يمكنهم أداء مهام محددة.
هل هذه أول مرة توظف فيها مساعدين إلكترونيين؟
على الرغم من نمو مجال العمل الحر، لا يضرب الحظ مع جميع الشركات في توظيف مساعدين إلكترونيين ملائمين من أول محاولة؛ لذلك فإن تعيين مساعدين افتراضيين ليس نجاحًا فوريًا.
لنفترض أنك تتطلع إلى بدء عمل تجاري عبر الإنترنت أو أنك بحاجة إلى أن تبدع في عملك الحالي وتنجز المهام. إذن، افعل ذلك وخطط لتوظيف مساعد إلكتروني.
عادةً ما يواجه الأشخاص الذين يوظفون مساعدين إلكترونيين لأول مرة مشكلات عديدة، وينطبق هذا خصوصًا على أولئك الذين يوظفون مساعدين إلكترونيين دوليين.
المشكلة الأولى التي ستواجهها هي الفروق الزمنية؛ قد يكون صباحك ليلًا عندهم، لذلك من الضروري إعلامهم مسبقًا بساعات عملك المفضلة.
قد تواجه كذلك حاجز اللغة. بالطبع هناك الكثير من المساعدين الإلكترونيين الموهوبين في جميع أنحاء العالم، لكن الاختلاف في اللغات قد يوقف التواصل. هناك أيضًا صعوبات اتصال أخرى قد تواجهها أنت مساعدك الإلكتروني؛ قد تكون قضايا تقنية أو ثقافية أو حتى سياسية، فحتى الأشخاص الناجحون في القطاع التجاري عانوا من توظيف مساعدين إلكترونيين من قبل بسبب المشاكل التي تواجه المبتدئين.
كما يتطلب توظيف مساعدين إلكترونيين لأول مرة إعداد مهام لتعيينها لهم. تأكد من أن لديك مجموعة واضحة من الأهداف لمساعديك الإلكترونيين كعميل للقيام بالوظائف وفقًا لذلك.
إذا فشلت في وضع هدف ما، فقد تتلقى نتائج ناقصة وتُحبَط من أداء عمل المساعد الإلكتروني؛ فبدلاً من توفير المال، ستنفق تكاليف إضافية لتوظيف مساعد جديد. تأكد من العثور على مساعد إلكتروني يناسب احتياجاتك ويحقق الأهداف المحددة له. لمزيد من المعلومات، راجع هذه المقالة حول الغرض من توظيف مساعد إلكتروني في المقام الأول.
6 نصائح لتوظيف مساعدين إلكترونيين دوليين
حتى توظيف المساعدين الإلكترونيين يحتاج إلى التخطيط، ولمنع حدوث فوضى أكبر في المستقبل، عليك معرفة ما إذا كنت بحاجة إليهم من الأساس. قبل توظيف مساعد إلكتروني، تأكد من استعدادك لتوظيفه.
إذا كنت جاهزًا، فخذ قرارًا بتوظيف مساعد إلكتروني، وبعد ذلك أنشئ قائمة بالمؤهلات التي تبحث عنها في العاملين المستقلين المرشحين. حتى قبل عملية التوظيف، أعدّ المهام التي تحتاج إلى تعيينها إلى المساعد الإلكتروني. هل هي يومية أو متاحة فور تعيينه؟ الخطأ الشائع بين الشركات التي توظف مساعدين إلكترونيين هو عدم استعدادها للعملية برمتها؛ أحيانًا لا تملك الشركات مؤهلات محددة للمساعدين الإلكترونيين، أو لا توجد مهام متاحة لتعيينها لهم.
لا يزيد المساعد الإلكتروني المتكاسل تكاليف العمل فحسب، بل يعيق تطوير الشركة أيضًا، وبدون التطوير لا يمكن للمساعدين الإلكترونيين تحسين أداء عملهم.
لا أحد يريد لذلك أن يحدث؛ لأنه يؤذي كلا الطرفين، حيث سيبطؤ التحسن وقد تنخفض الإنتاجية أو تتوقف. اسمح للمساعدين الإلكترونيين بالتكيف مع نظام العمل قبل تكليفهم بمهام أكثر تحديدًا. يجب أن تحدد كيف تريد إنجاز المهام بحيث يكون لكل منكما هدف واضح.
لا تصعب المعايير على المساعدين الإلكترونيين، فقد يُرهقون إذا كان عبء المهام الموكلة إليهم صعبًا جدًا على مجموعة مهاراتهم. تذكر أن المساعدين الإلكترونيين مختصون بأمر أو اثنين وليس بجميعها، فلا يمكنك تعيين مساعد إلكتروني إداري في مجال التسويق في لمح البصر، دعهم يتكيفون مع النظام ووجههم على طول الطريق.
قبل البدء في عملية استقطاب المواهب، حدد المهام التي ستسندها إلى المساعدين الإلكترونيين المستقبليين، أنشئ نظامًا وحدد أهدافًا واضحة حول كيفية أدائهم لهذه المهام. حدد المواعيد وقم بالأعمال الورقية حتى يتمكنوا من القيام بها وفقًا لاحتياجاتك.
أعدّ كذلك دليل أو قائمة بالتوجيهات أو المؤهلات لمشاركتها عند تعيين مساعد إلكتروني جديد، حيث يمكن تساعدهم هذه الوثائق في تحديد كيفية تسليم المهام المسندة إليهم. قد تجد أيضًا أنه من المفيد استخدام برامج إدارة المشاريع للمساعدة في إدارة سير العمل.
كما أنه يسمح بتسهيل عمليات التسليم لأن لديك نظامًا لتقديمه عند تعيين مساعد إلكتروني جديد.
أولًا، حدد الميزانية التي تنوي دفعها للمساعد الإلكتروني، وضع في اعتبارك المكان الذي ستوظفه فيه، حيث يمكن أن يكون من وكالة خارجية أو من مواقع العمل الحر.
حدد الأسعار مقابل المهام التي ستسندها إلى المساعدين الإلكترونيين، وفي أثناء تحديدها، ضع في اعتبارك مستوى المهارة التي يمكنك تكبد تكاليفها، حيث يختلف المساعدون الإلكترونيون في مهام مجالهم ومهاراتهم؛ وهذا هو سبب وجود أسعار مختلفة. بالإضافة إلى ذلك، فكر في المكان الذي تريد توظيف المساعدين الإلكترونيين فيه سواء محليًا كان أو دوليًا.
إذا كنت تقيم في الغرب، فمن الأفضل توظيف مساعدين إلكترونيين من الخارج مثل الهند والفلبين، حيث يمكنك التفاوض على أسعار منخفضة، لا سيما أن هذه البلدان لديها تكاليف معيشية أقل، أو يمكنك أن ترح نفسك من المتاعب مثل فجوة التواصل إذا اخترت توظيف مساعدين إلكترونيين محليين. ومع ذلك، هذا يعني أيضًا أنك بحاجة إلى تخصيص ميزانية أكبر لتوظيفهم.
حدد مدى حاجتك إلى خدمات المساعدين الإلكترونيين. يمكنهم العمل بجدول زمني مرن أو بدوام جزئي أو كامل، اعتمادًا على خدماتك المطلوبة. أنشئ كذلك اتفاقية بين مساعديك الإلكترونيين تبين إذا كان بإمكانهم الحصول على عملاء غيرك كي تعرف الجدول الزمني المناسب لهم. تطلب الشركات أحيانًا مساعدين إلكترونيين لمهام قصيرة الأجل، في حين تطلب بعض الشركات مساعدين إلكترونيين لمهام طويلة الأجل. لهذه العوامل دور مهم في تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مساعدين إلكترونيين لوظيفة طويلة الأجل أم لا. سيساعدك ذلك في تكوين فكرة عن المبلغ الذي يمكنك دفعه لهم.
للمساعدين الإلكترونيين دور مهم في عملك كما هو الحال مع الموظفين داخل المكتب. أنت تقدم لنفسك معروفًا من خلال تقليل عبء العمل والتركيز بشكل أكبر على المهام الأساسية للشركة. وسيسمح لك التخلص من عبء القيام بالمهام الإدارية باتخاذ إجراءات بشأن الجوانب الأخرى للإستراتيجيات وإدارة الأعمال. يجب توظيف المساعدين الإلكترونيين بدقة على عكس الاتصال بالمرشحين وتوظيفهم فورًا. تأكد من التحقق من مؤهلاتهم وتأكيد ما إذا كانت تتناسب مع أهداف العمل، وأجرِ مقابلات مع المساعدين الإلكترونيين المحتملين ثم اختر منهم وفقًا لاحتياجات شركتك. وبقدر ما تسمح به الميزانية، أجرِ فترة تجريبية؛ فستسمح لكم بالتكيف جيدًا مع النظام.
إذا لم يكونوا أقوياء في مجالات معينة، دعهم يتعلمون ويتطورون، وامدح عملهم الجيد لإبقائهم متحفزين، كما ومن الضروري التواصل معهم حتى يشعروا بمزيد من الالتزام بالمهمة. على الرغم من أن للمساعدين الإلكترونيين والموظفين داخل المكتب أدوار حيوية في الشركات، هناك فرق واضح بينهم؛ فالمساعدون الإلكترونيون ليسوا موظفين، إنما يعملون لحسابهم الخاص.
يجب أن تراعي أيضًا أنه إذا وافقت على ألا يعمل المساعدون الإلكترونيون بدوام كامل، فناقش ساعات العمل المتاحة. أنت لست سلطانًا على وقتهم، خاصةً إذا لم يكن ضمن ساعات العمل المتفق عليها.
هذه النصيحة مناسبة جدًا إذا وظفت مساعدًا إلكترونيًا دوليًا بمنطقة زمنية مختلفة تمامًا عن منطقتك. اختر المنصة التي ستتواصلون فيها حتى تتمكن من تبادل التفاصيل بسهولة، وناقش ما إذا كانت ستعقد اجتماعات منتظمة معهم أو عدد المرات التي ستعقد فيها اجتماعات عبر الإنترنت. من المفيد لكم الاتفاق على آلية التواصل لأنه يمكنك أيضًا توضيح أدوارهم ومهامهم والتعليمات.
قد تتعلم أيضًا كيفية التواصل مع المساعدين الإلكترونيين باستخدام أدوات عبر الإنترنت مثل التخزين السحابي وأدوات إدارة المشاريع. بمجرد إنشاء وسائل الاتصال الخاصة بك، يمكنك تضمينها عندما تريد توظيف مساعد إلكتروني، ويمكنك استخدام هذه المعلومات كمرجع عند بدء عملهم لديك.
لتطمئن عما إذا كان مساعدك الإلكتروني يؤدي عمله جيدًا باتباع التعليمات التي قدمتها، استخدم أداة تتبع تتيح لك رؤية أدائه. تذكر أنك بحاجة إلى تضمين ساعات العمل الخاصة به في اتفاقية، ثم استخدم مقياسًا لتقييم أداء عمله.
يستخدم معظم العملاء أداة تتبع الشاشة لمراقبة نشاط المساعدين الإلكترونيين. يتيح لك استخدام هذه الأدوات رؤية ما يفعلونه على شاشات الحاسوب للاستفادة من ساعات عملهم؛ ومع ذلك، يجب طرح هذا الأمر أولًا عند توظيف مساعد إلكتروني، فقد لا يرتاح البعض لهذه الطريقة، ولكن إذا وافق الطرفان عليها فلا مشكلة.
ستتلقى إشعارًا بإجمالي ساعات عملهم، أو حتى عندما يكونون بعيدين عن الحاسوب. يمكنك أيضًا طباعة الشاشات ومراقبة المواقع التي يزورونها.
يمكنك بهذه الطريقة مساعدة المساعدين الإلكترونيين ليزيدوا من إنتاجيتهم حيث إنك تراقب عملهم، وكذلك تشجعهم على تحمل المسؤولية برغم النظام الإلكتروني.
الخاتمة
سواء وظفت مساعدًا إلكترونيًا من شركة خارجية أو من إحدى منصات العمل الحر، فإن هذه النصائح كلها مفيدة في هذه العملية، حيث تسمح لك بالاختيار بحكمة واتخاذ قرارات أفضل.
تأكد من أن لديك خطة موضوعة قبل التوظيف حتى تعرف أنك مستعد للزميل الجديد. يرجى عدم المبالغة في إسناد المهام، لا سيما عندما تكون ميزانيتك محدودة، وأنشئ نظامًا لآلية العمل ووسائل الاتصال حتى يتمكن المساعدون الإلكترونيون الحاليون والمستقبليون من اتباع التعليمات بسهولة. كذلك لا تنس تقييم أداء عمل مساعديك الإلكترونيين للتأكد من جودة عملهم واتباع الإرشادات تمامًا كما قدمتها لهم. وأخيرًا، وظف مساعدين إلكترونيين يكرسون أنفسهم لشركتك سواء لمشروع قصير الأجل أو طويل الأجل.
بروكس هو ريادي أعمال ومنتهز فرص وأب وزوج وشخص ناجح في مجاله، كما أنه مدمن على بدء أعمال تجارية جديدة أو على أي طعام يتضمن الشوكولاتة وزبدة الفول السوداني. يؤمن بشدة بتعدد مصادر الدخل، وينشئ المحتوى على موقعه الإلكتروني لمساعدة الخبراء في مجالات ريادة الأعمال والتسويق والتمويل الشخصي.