4 أسباب تحول دون تلقي عملك التجاري الدفع في الوقت المحدد (وكيفية حلها)

“ملاحظة المحرر: هذا منشور كتبه أحد العملاء، ناثان ريزنك، الرئيس التنفيذي لـSourcify.

التدفق النقدي مهم لنجاح واستقرار أي عمل تجاري صغير؛ وفي حين أنّ تحويلات ACH والحلول البنكية البديلة متاحة بسهولة لتبسيط المعاملات بين الشركات الصغيرة وعملائها، تكافح العديد من الشركات للحصول على الأموال في الوقت المناسب.

ومع أنّ تأخر فاتورة واحدة ليس بمعضلة، إلا أنّ الصعوبات المستمرة في الحصول على الأموال في الوقت المحدد قد يصعّب على الشركة تغطية نفقاتها التشغيلية، وقد ينهي أيضًا عملها.

في الواقع، في استطلاع حديث أجرته vcita لأكثر من 3000 من أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة والصغيرة جدًا، ذكر 23.4% أنّ إدارة التدفقات النقدية وتحصيل المدفوعات تشكّل التحدي الأكبر الذي واجهوه خلال الجائحة – وهي نسبة أقل بقليل من النسبة العليا التي تمثل العثور على عملاء جدد.

خصوصًا في الأوقات الصعبة، لا شك أنّ حل المشكلات الشائعة التي تحول دون حصولك على الأموال في الوقت المحدد سيريح بالك كثيرًا ويضمن حصولك على الموارد اللازمة.

1. ليس لفواتيرك مواعيد نهائية محددة

غالبًا ما ترسل الشركات الصغيرة الفواتير مع الملاحظة “يُستحَق الدفع عند الاستلام”، ومع أن هذا يبدو أنه قد يحفز العملاء على إرسال المدفوعات فورًا، إلا أنّ الحال ليس كذلك.

ضع في اعتبارك الفواتير التي ترسلها شركتك كل شهر، مثل بطاقات الائتمان والخدمات، التي لكل منها تاريخ استحقاق محدد، وحتى إذا كان هذا التاريخ قبل عدة أسابيع، فإنّ تحديد موعد نهائي يحفزك لإرسال المدفوعات بأسرع وقت ممكن.

إذن ببساطة، فإنّ تحديد تاريخ استحقاق في فواتيرك يقلل احتمالية تأخير إرسال عملائك المدفوعات إليك أو تأجيلها.

2. عدم تحديد عواقب لتأخر الدفع

في حين أنّ تحديد تاريخ استحقاق غالبًا ما يكفي لأن يدفع العملاء في الوقت المحدد، بعضهم سيواصل تأخير الدفع، ولكن هذا يمكن تجنبه في حال تحديد عواقب لهذه المدفوعات المتأخرة.

لذا، حدّث شروط عقودك بتعيين عواقب واضحة لأي مدفوعات متأخرة، وبالنسبة إلى العملاء صعبي المراس، لعله من الأفضل فرض رسوم إضافية على المدفوعات المتأخرة، ووضّح لهم أن عدم استلام المدفوعات بعد عدد محدد من الاتصالات من فريقك، فسوف ترسل الفاتورة إلى جهة خارجية.

هذا يعني أنّ توضيح عواقب تأخر الدفع وفقًا للعقد سيقلل إلى حد كبير احتمالية تأخير المدفوعات.

3. عدم اتباعك نظام تتبع ثابت

ما يتبع إرسال الفواتير لا يقل أهمية عن إنشائها؛ إذا لم تكن لديك طريقة منظمة، فمن السهل أن تُهمَل فواتيرك غير المدفوعة، وإذا نسيت إرسال رسائل متابعة للفاتورة المتأخرة، سيكون هذا مبررًا لنسيان العملاء دفعها.

لتجنب ذلك، يتعين على مكتبك تطوير نظام يحافظ على تنظيم الحسابات الدائنة بحيث تُتَّبع حالة كل فاتورة بعناية حتى تُسَد، كما أنّ لوحة المعلومات المحدثة تلقائيًا ستوفر لفريقك المالي المعلومات اللازمة لإرسال رسائل متابعة أو اتخاذ إجراءات أخرى حسب الحاجة.

وتسهّل العديد من لوحات معلومات الدفع هذه العملية بالسماح لك بإعداد إشعارات أو تنبيهات لمشاكل مثل تأخر سداد الفواتير، ويمكن لبعضها أيضًا أتمتة رسائل التذكير بالدفع – الأمر الذي سيخفف أعباء فريقك ويقلل الأخطاء اليدوية.

4. عدم تقديم طرق دفع ملائمة

أصبح لدى عملاء اليوم طرق للدفع أكثر من أي وقت مضى؛ بغض النظر عما إذا كان عملك التجاري يخدم الشركات الأخرى أو المستهلكين اليوميين، يجب أن تسعى جاهدًا لتلبية طرق الدفع المتنوعة المفضلة لديهم – من تحويلات ACH وPayPal إلى بطاقات الائتمان والعملات الرقمية، سيسهّل تقديم طرق دفع أخرى على عملائك العمل معك.

قد يواجه بعض العملاء ظروفًا معاكسة تعيق قدرتهم على دفع الفاتورة بالكامل بحلول تاريخ الاستحقاق؛ ولكن بدلًا من عد تلقي أي أموال، قد يستفيد عملك التجاري من العمل مع هؤلاء العملاء لإعداد خطط دفع بديلة؛ يمكن أن يشمل ذلك تقسيم فاتورة واحدة إلى أقساط أسبوعية أو شهرية.

وسيساعدك التواصل الاستباقي مع عملائك على إيجاد حل يرضى الطرفين، بحيث يستطيع الجميع إدارة التدفق النقدي لديهم إدارةً مناسبةً. قد يمنع نظام الدفع الثابت ذو الخيارات المحدودة بعض العملاء المحتملين من العمل معك منذ البداية – يعني هذا أنّ تعدد الخيارات من شأنه أن يزيد الأرباح في نهاية المطاف.

احصل على الأموال بطريقة أسرع وحسّن التدفق النقدي لديك

لقد أُشير إلى أنّ التدفق النقدي السيء هو السبب الأول لفشل الشركات الصغيرة، حيث يساهم في فشل 82% تقريبًا من الشركات الناشئة. وفي حين أنّ عدم تأخر عملائك في الدفع إليك بالوقت المناسب ليس الحل لكل مشاكل التدفق النقدي، إلا أنه سيضمن سيولة عملك التجاري؛ باتباع هذه النصائح لتحسين عمليتي إرسال الفواتير والمدفوعات، ستتمتع أكثر بالاستقرار المالي الذي تحتاج إليه.

إليك كيف تساعدك Payoneer في الحصول على الأموال في الوقت المحدد:

• مع Payoneer، يمكن أن تقدم لعملائك طرقًا عديدة ناجحة وآمنة للدفع عبر الإنترنت، مثل بطاقة الائتمان أو التحويل البنكي المحلي أو عبر حساب Payoneer.
• يمكنك إرسال الفواتير إلى عملائك مقدمًا أو بعد إكمال العمل مباشرةً من حسابك في Payoneer.
• يمكنك أيضًا إرسال رسائل تذكيرية إليهم ثم تتبع الدفعة حتى تصل إلى حسابك.
• بمجرد تلقي الدفع، يمكنك استخدام أموال بطرق متعددة، مثل السحب إلى البنك المحلي الذي تتعامل معه، أو الدفع إلى الموردين أو المقاولين مباشرةً من حسابك في Payoneer، أو السحب من أجهزة الصراف الآلي في جميع أنحاء العالم، أو الإنفاق عبر الإنترنت أو في المتاجر.

تجنب تأخر الدفع الآن! افتح حسابًا في Payoneer وتمتع بسهولة إدارة مدفوعاتك التجارية!

افتح حسابًا لك الآن

ناثان ريزنك هو الرئيس التنفيذي لـSourcify، وهي منصة التوريد الأسرع نموًا التي تساعد الشركات على تصنيع المنتجات في جميع أنحاء آسيا.

^1] وفقًا للأهلية وما تقدمه Payoneer حاليًا