الفرق بين الفاتورة والفاتورة الأولية

تتميز Payoneer بمجموعة متنوعة من حلول الفواتير المدمجة المصممة لتحسين عمليات التجارة الإلكترونية خاصتك.
يمكن أن تساعد حلول الفواتير الشاملة لدينا تحسين تواصل شركتك مع العملاء، وزيادة المبيعات، ومواكبة تتبع الدفع.

سنستكشف في هذه المقالة الفواتير الأولية والفواتير القياسية بمزيد من التفصيل.
بفضل حلول Payoneer في إرسال الفواتير، يمكننا مساعدة المتعاقدين والعاملين المستقلين والمستشارين في إدارة أعمالهم بسلاسة.

الفواتير والفواتير الأولية وثائق مهمة كثيرة الاستعمال في الأعمال التجارية.
لذا عليك معرفة الاختلافات بين هاتين الفاتورتين لإدارة أموالك والحصول على الأموال من العملاء بنجاح.

الفاتورة وثيقة يصدرها البائع للمشتري يوضح فيها بالتفصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة والمبلغ الإجمالي المستحق للدفع.
تتضمن الفاتورة عادةً اسم البائع ومعلومات الاتصال به، واسم المشتري ومعلومات الاتصال به، ووصفًا للسلع أو الخدمات المقدمة، وكمية كل عنصر وتكلفته، والمبلغ الإجمالي المستحق، وشروط الدفع.

أما الفاتورة الأولية، فهي صادرة عن البائع للمشتري قبل تقديم السلع أو الخدمات.
تعمل هذه الفواتير كعرض أسعار أو تقدير للتكلفة الإجمالية للمعاملة، وليست وثائق ملزمة قانونيًا.

غالبًا ما تُستخدم الفواتير الأولية لتأمين الدفع أو التمويل قبل تسلّم البضائع أو الخدمات.
يجوز للبائعين استخدامها أيضًا لإبلاغ المشتري بشروط وأحكام البيع، بما في ذلك شروط الدفع وأي ضرائب أو رسوم مطبقة.

إليك ملخص لما يمكن توقعه عند التعامل مع هذه الفواتير الشديدة الاختلاف.
بعد قراءة هذه المقالة، ستفهم طريقة استخدام هذه الفواتير فهمًا أفضل:

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة، المعروفة أيضًا بالفاتورة القانونية أو التجارية أو النهائية، وثيقة محاسبية تحدد السلع أو الخدمات التي يقدمها البائع إلى المشتري ويطلب الدفع مقابلها.

تتضمن الفواتير تفاصيل مثل معلومات الاتصال الخاصة بالبائع والمشتري، ووصف المنتجات أو الخدمات، وكمية كل عنصر وتكلفته، والمبلغ الإجمالي المستحق، وشروط الدفع.

يستخدم العاملون المستقلون الفواتير لطلب الدفع من العملاء، وبائعو التجارة الإلكترونية لتأكيد البيع، والشركات الصغيرة لطلب الدفع أو تسجيله.
للفواتير أنواع مختلفة؛ يعتمد الاختيار الصحيح على احتياجات البائع وطبيعة المعاملة.

ماذا تتضمن الفاتورة؟

الفاتورة وثيقة أساسية لبائعي التجارة الإلكترونية، إذ إنها بمثابة سجل للبيع وطلب للدفع من المشتري.
توصي Payoneer بإنشاء فواتير مُعَدَّة جيدًا تشمل الآتي:

• اسم شركتك وشعارها، وعنوانك، ومعلومات الاتصال بك: يساعد هذا في تحديد هوية علامتك التجارية ويسهّل على المشتري التواصل معك إذا كان لديه أي أسئلة أو مخاوف.
• اسم المتلقي، واسم الشركة، ومعلومات الاتصال: يضمن هذا تسليم الفاتورة إلى الشخص المناسب ويسمح له بتحديد المعاملة بسرعة.
• تاريخ إصدار الفاتورة: يساعد هذا في تحديد الجدول الزمني للمعاملة ويمكن استخدامه مرجعًا لأغراض محاسبية في المستقبل.
• قائمة مفصلة بالسلع أو الخدمات المقدمة: يجب أن تتضمن وصفًا لكل عنصر، والكمية، وسعر الوحدة، والتكلفة؛ إذ يساعد هذا المشتري في معرفة ما يدفع من أجله والتحقق من دقة الفاتورة.
• قائمة التكاليف الأخرى المدرجة في المجموع النهائي: الضرائب أو رسوم الدفع المتأخر أو رسوم الشحن. ويجب أن تكون واضحًا بشأن هذه التكاليف الإضافية لتتجنب سوء الفهم.
• أي خصومات مقدمة: إذا عرضتَ على المشتري خصمًا على السلع أو الخدمات، فمن المهم ذكر ذلك في الفاتورة بوضوح.
• السعر الإجمالي للمعاملة: مجموع جميع العناصر والتكاليف المدرجة في الفاتورة.
• تاريخ استحقاق الدفع: يجب ذكر ذلك بوضوح في الفاتورة ليعرف المشتري متى يتوقع السداد.
• تفاصيل البنك المحلي ورقم الحساب البنكي الدولي (IBAN) لمديونية بنك ACH، وSWIFT، والتحويلات الإلكترونية (wire): يسهّل هذا على المشتري الدفع إلكترونيًا، ويساعد على ضمان تلقي الدفعة فورًا.

بتقديم كل هذه المعلومات في فاتورتك، ستسير عملية الدفع بسلاسة وتحصل على أموالك في الوقت المحدد.

ما هي الفاتورة الأولية؟

الفاتورة الأولية، المعروفة أيضًا بالفاتورة التحضيرية أو الفاتورة المسودَّة، وثيقة تقدم عرض سعر أو تقديرًا للتكلفة الإجمالية للمعاملة قبل تقديم السلع أو الخدمات، وليست وثيقة ملزمة قانونيًا، لكنها أداة مفيدة للمتعاقدين والبائعين عبر الإنترنت والمستشارين والعاملين المستقلين لإعطاء العملات فكرة عن التكاليف المعنيّة.

غالبًا ما تُستخدم الفاتورة الأولية لتأمين الدفع أو التمويل قبل تسليم السلع أو الخدمات.
على سبيل المثال، قد يستخدم عامل مستقل فاتورة أولية لتوضيح نطاق خدماته والتكاليف المرتبطة بها لعميل محتمل.

وقد يطلب البائع عبر الإنترنت فاتورة أولية من أحد الموردين لمقارنة الأسعار واتخاذ قرار الشراء؛ بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأصحاب الشركات الصغيرة استخدام الفواتير الأولية لمساعدة عملائهم أو زبائنهم على اتخاذ قرار الشراء عن طريق تقديم تقدير للتكلفة الإجمالية للمعاملة.

ومع أنّ الفاتورة الأولية ليست وثيقة ملزمة قانونيًا، إلا أنه من الضروري أن تكون المعلومات فيها دقيقة وواضحة، إذ سيساعد ذلك على تجنب سوء الفهم وضمان سير المعاملة بسلاسة.

المعلومات التي تتضمنها الفاتورة الأولية

تُستخدم الفواتير الأولية لتزويد العملاء بتقدير للتكاليف المتضمنة في المعاملة.
لأغراض الدقة والشمولية، توصي Payoneer بتضمين التفاصيل الآتية:

• اسم شركتك وشعارها، وعنوانك، ومعلومات الاتصال بك: يساعد ذلك في تحديد هوية علامتك التجارية ويسهّل على العميل التواصل معك إذا كانت لديه أي أسئلة أو مخاوف.
• اسم المتلقي، واسم شركته، ومعلومات الاتصال به: يضمن ذلك تسليم الفاتورة الأولية إلى الشخص المناسب، ويسمح له بتحديد المعاملة بسهولة.
• تاريخ إصدار الفاتورة الأولية: يساعد هذا في تحديد الجدول الزمني للمعاملة ويمكن استخدامه مرجعًا للأغراض المحاسبية في المستقبل.
• تاريخ “صالح حتى”: تستمر صلاحية الفاتورة الأولية حتى هذا التاريخ، وهو مهم خاصةً إذا كانت المعاملة تتضمن سلعًا تتلف أو خدمات بمدة صلاحية محدودة.
• قائمة مفصلة بالسلع أو الخدمات التي توافق على تقديمها: يجب أن يتضمن ذلك وصفًا لكل عنصر، والكمية، وسعر الوحدة، والتكلفة الإجمالية؛ حيث يساعد هذا في أن يعرف العميل ما يدفع مقابله ويتحقق من دقة الفاتورة الأولية.
• طريقة/طرق الشحن التي ستُستخدَم: من المهم تضمينها لمعرفة ما إذا كانت تُشحَن السلع أو الخدمات إلى العميل.
• تفصيل للضرائب، وتكاليف الشحن، وتكاليف تأخر السداد، وأي تكاليف أخرى في التكلفة النهائية: من الضروري أن توضح هذه التكاليف الإضافية لتجنب سوء الفهم.
• السعر الإجمالي للمعاملة: يجب أن يكون هذا مجموع العناصر والتكاليف المدرجة في الفاتورة الأولية.
• في الفواتير الدولية، أدرِج عملة الشراء: إذا كانت المعاملة تتضمن تبادلًا دوليًا للسلع أو الخدمات، فمن المهم تحديد العملة التي سيُدفَع بها.

بإدراج هذه المعلومات كلها في فاتورتك الأولية، ستضمن فهم العميل التكاليف المعنية وإجراء المعاملة بسلاسة.

ما أوجه التشابه بين الفواتير العادية والفواتير الأولية؟

الفواتير العادية والفواتير الأولية وثائق تلخص المنتجات أو الخدمات التي يقدمها البائع للمشتري وتطلب الدفع مقابلها.

• أسماء البائع والعميل.
• تتضمن الفواتير العادية والفواتير الأولية المبلغ الإجمالي الذي يتعين دفعه، بما في ذلك أي ضرائب أو تكاليف شحن أو أي رسوم إضافية أخرى.
• تتضمن كلتاهما أيضًا وصفًا لجميع المنتجات أو الخدمات التي يقدمها البائع، بالإضافة إلى اسم العميل والبائع.

باختصار، للفواتير العادية والفواتير الأولية العديد من أوجه التشابه المهمة، لكنها تخدم أغراضًا مختلفة وقد تتضمن أنواعًا أخرى من المعلومات.
لذلك، سنبين الاختلافات الرئيسية بين أنواع الفواتير هذه في القسم الآتي.

الاختلافات بين الفواتير العادية والفواتير الأولية

فيما يأتي بعض الاختلافات الجوهرية بين الفواتير العادية والفواتير الأولية:

• الغرض: تؤكد الفاتورة العادية البيع وتطلب الدفع. أما الفاتورة الأولية، فتقدّر التكلفة الإجمالية للمعاملة أو تُستخدم لتأمين الدفع (أو التمويل) قبل تسليم السلع أو الخدمات.
• التوقيت: تُصدَر الفاتورة بعد تقديم السلع أو الخدمات، وتُصدَر الفاتورة الأولية قبل تقديم السلع أو الخدمات.
• القانونية: الفاتورة وثيقة ملزمة قانونيًا (رسمية) تسجّل المعاملة وطلب الدفع، أما الفاتورة الأولية فهي وثيقة غير ملزمة قانونيًا.
• المحاسبة: الفاتورة وثيقة محاسبية مسجلة في الحسابات المدينة أو الحسابات الدائنة، وقد تخضع للتدقيق. أما الفاتورة الأولية، فهي ليست وثيقة محاسبية رسمية ولا تُسجَّل في حسابات الشركة.
• ضريبة القيمة المضافة: يمكن استخدام الفاتورة للمطالبة بضريبة القيمة المضافة (VAT) إذا كانت تُطبَّق على الشركة، بينما لا يمكن استخدام الفاتورة الأولية لهذا الغرض.

باختصار، في حين أن الفواتير العادية والفواتير الأولية قد تتضمن معلومات مماثلة عن السلع أو الخدمات المقدمة وطلب الدفع، فهي تخدم أغراضًا مختلفة ولها تبعات قانونية ومحاسبية مختلفة.
لذلك، من الضروري فهم الاختلافات بينهما لإدارة أموالك والتواصل بطريقة أفضل مع عملائك.

متى يجب أن أستخدم الفواتير في نشاطات أعمالي؟

يجب استخدام الفواتير التجارية لتأكيد البيع وطلب الدفع للسلع أو الخدمات المستلمة أو التامة.
إليك بعض المواقف الشائعة عند استخدام الفواتير:

• بائعو التجارة الإلكترونية: بعد شحن منتجاتهم، يرسل بائعو التجارة الإلكترونية فاتورة إلى العميل لطلب الدفع.
• العاملون المستقلون: عادةً ما يرسل العاملون المستقلون فاتورة إلى عملائهم إما بعد تأكيدهم قبول الوظيفة وإما بعد تقديم الخدمة.
• الشركات الصغيرة: قد تستخدم الشركات الصغيرة الفواتير لطلب الدفع من عملائها مقابل السلع أو الخدمات المقدمة.
• الفواتير الأولية: إذا أجرى العميل دفعة استجابةً لفاتورة أولية، فلا يزال يتعين على البائع إرسال فاتورة قانونية لأغراض المحاسبة، ويجب أن تتضمن الفاتورة رقم الفاتورة الأولية وملاحظة عن المبلغ الإجمالي الذي قد دُفع.

من المهم إرسال الفواتير فورًا بعد تسليم السلع أو الخدمات المقدمة أو التامة لضمان تلقي الدفع في الوقت المناسب.
يمكن إرسال الفواتير إما مع شحن السلع لتسجيل المخزون وإما بشكل منفصل.

متى يجب أن أستخدم الفواتير الأولية في عملي؟

تُستخدم الفواتير الأولية لتقدير التكلفة الإجمالية للمعاملة وتأمين الدفع أو التمويل قبل تسليم السلع أو الخدمات.
فيما يأتي بعض المواقف الشائعة التي يمكن فيها استخدام الفواتير الأولية:

• عندما يطلب عميل محتمل أسعارًا أو قائمة بالمنتجات والخدمات: بإرسال فاتورة أولية، ستتجنب سوء الفهم وتتأكد من معرفة الجميع بالمُدرَج وغير المدرج في اتفاقية المبيعات والسعر الإجمالي.
• لإظهار التزام تسليم السلع أو الخدمات: إنّ طلب فاتورة أولية وسيلة لإظهار العميل المحتمل مدى جديته في الشراء منك ولإظهار التزامك تقديم هذه السلع والخدمات.
• لتقديم تقدير صادق للتكاليف: يمكن للفاتورة الأولية أن تزود الطرف الآخر بتقدير للتكاليف المتضمنة في المعاملة، مما يساعد في أخذ قرار بشأن الشراء أم عدمه.
• للإعلان عن قيمة السلع لأغراض جمركية: يمكن استخدام الفواتير الأولية للإعلان عن قيمة السلع عند الشحن دوليًا.
• عندما لا تتوفر لديك بعد جميع التفاصيل اللازمة للفاتورة التجارية: يمكن استخدام الفاتورة الأولية لإرسال المعلومات وإن لم يكن لديك حتى الآن جميع التفاصيل اللازمة للفاتورة التجارية.
• لمساعدة العملاء المحتملين في الحصول على موافقة داخلية لمشترياتهم: قد تطلب الوكالات الحكومية والشركات الكبرى فاتورة أولية للحصول على موافقة داخلية لمشترياتهم.

الفواتير الأولية أداة مفيدة لتقدير التكاليف المتضمنة في المعاملة وتأمين الدفع أو التمويل قبل تسليم السلع أو الخدمات.

توصي Payoneer باستخدام الفواتير الأولية في مواقف مختلفة؛ منها عندما يطلب العميل المحتمل أسعارًا أو قائمة بالمنتجات والخدمات، ولإظهار التزام تسليم السلع أو الخدمات، ولتقديم تقدير صادق للتكاليف.

قد تُستخدم الفواتير الأولية أيضًا للإعلان عن قيمة السلع للأغراض الجمركية، وإرسال المعلومات عند توفر بعض التفاصيل فقط للفاتورة التجارية، ومساعدة العملاء المحتملين في الحصول على موافقة داخلية لمشترياتهم.

نصائح مفيدة لإعداد فاتورة أولية احترافية

• • أرسِلها إلكترونيًا: إرسال الفاتورة الأولية إلكترونيًا عبر البريد الإلكترونية أو من خلال منصة عبر الإنترنت لإرسال الفواتير له فوائد عديدة، إذ يضمن إمكانية العثور على الوثيقة ويقلل من عبء الأوراق لدى المستلم.
  • استخدِم أداة لإنشاء الفواتير عبر الإنترنت: يمكن أن تسهّل أداة إنشاء الفواتير عبر الإنترنت عملية إنشاء فاتورة أولية من خلال تقديم قوالب وتعبئة خانات محددة تلقائيًا.
  • اشكر المستلم على وقته واهتمامه: يجب أن تتضمن الفاتورة الأولية الاحترافية دائمًا شكرًا للمستلم على وقته واهتمامه بالسلع أو الخدمات المقدمة. إليك بعض النصائح لإعداد فاتورة أولية احترافية:
    • سَمِّ الوثيقة بوضوح على أنها PROFORMA INVOICE: سيجنّبك هذا أي سوء فهم عن طبيعة الوثيقة.
    • استخدِم العلامة التجارية لشركتك: استخدام شعارك والعناصر المتسقة لعلامتك التجارية، مثل الخطوط والألوان، سيساعد في إظهار فاتورتك بمظهر احترافي وفي تحديد هوية عملك.
    • اجعلها موجزة وحسنة الصياغة: يجب أن تكون الفاتورة الأولية موجزة وسهلة الفهم، مع أوصاف مفصلة للسلع أو الخدمات المقدمة.

باتباع هذه النصائح، يمكنك إنشاء فاتورة أولية احترافية توضح أسعارك وشروطك للعملاء المحتملين، وتساعد في تأمين الدفع أو التمويل لسلعك أو خدماتك.

نصائح احترافية لإعداد فاتورة تجارية

إليك بعض النصائح الاحترافية لإعداد فاتورة تجارية:

• سَمِّ الوثائق بوضوح على أنها INVOICE: سيساعد ذلك في تجنب أي سوء فهم عن طبيعة الوثيقة.
• استخدم العلامة التجارية لشركتك: استخدام شعارك والعناصر المتسقة لعلامتك التجارية، مثل الخطوط والألوان، سيساعد في إظهار فاتورتك بمظهر احترافي وفي تحديد هوية عملك.
• أرسِل الفاتورة في الوقت المناسب: سيعتمد توقيت الفاتورة على طبيعة عملك.
  إذا كنت تبيع سلعًا، فيُفضَّل أن ترسل الفاتورة مع الشحنة.
  وإذا كنت عاملًا مستقلًا أو مزود خدمة، فلعلك تفضّل إرسال الفاتورة بعد إكمال عملك. أما إذا كنت تعمل في مشروع كبير، فلعلك ترغب بإرسال الفاتورة في بداية المشروع أو منتصفه.
• بالنسبة إلى العملاء الدوليين، ضع في اعتبارك جدول الدفع الخاص بهم: إذا كان لديك عملاء دوليون، فمن الأفضل معرفة ما إذا كان لديهم تاريخ محدد كل شهر يجرون فيه المدفوعات الدولية؛ إذا كان الأمر كذلك، يمكنك إرسال فاتورتك قبل ذلك التاريخ ببضعة أيام.
• اقبل أكبر عدد ممكن من طرق الدفع: لتسهيل الدفع على عملائك، ضع في اعتبارك قبول أكبر عدد ممكن من طرق الدفع. على سبيل المثال، لنفترض أنك تستخدم حلًا شاملًا للمدفوعات العابرة للحدود مثل Payoneer – إذن، يمكنك تضمين زر “Pay Now” (ادفع الآن) في فاتورتك ليدفع العملاء الدوليون إليك فورًا عبر الإنترنت.
• احتفظ بنسخة من الفاتورة: من الضروري الاحتفاظ بنسخة من فاتورتك في سجلاتك لكي تتابع المدفوعات المتأخرة إذا لزم الأمر.

باتباع هذه النصائح، يمكنك إنشاء فاتورة تجارية احترافية توضح أسعارك وشروط الدفع للعملاء المحتملين، وتساعد على ضمان الدفع في الوقت المناسب.

أدِر فواتيرك جيدًا ونَمِّ عملك في التجارة الإلكترونية

يمكن أن يساعد إرسال الفواتير المعدة جيدًا في تنمية عملك ونجاحه.
فبالتواصل الواضح مع العملاء، وتتبع المبيعات، وتتبع المدفوعات بانتظام، يمكنك إدارة شؤونك المالية بكفاءة وضمان سير عملك بسلاسة.

بالإضافة إلى ذلك، فإنّ استخدام الأدوات المناسبة لإرسال الفواتير ودمج حل معتمد للدفع من شأنه أن يسهّل عملية إرسال الفواتير ويساعد عملك على الازدهار.
لذلك، لا يغيب عنك أهمية إرسال الفواتير بنجاح في تنمية عملك ونجاحه.