4 نصائح لإدارة الوقت والأدوات للموظفين المستقلين

تعد إدارة الوقت بطريقة جيدة أحد أكبر التحديات التي تواجه الموظفين المستقلين. ويعد تحقيق أعلى قيمة من وقت العمل وموازنة الوقت الشخصي والعائلي من الاعتبارات الرئيسية. 

فيما يلي نظرة عامة على العديد من أهم نصائح إدارة الوقت، وكذلك بعض الأدوات التي يستطيع الموظفون المستقلون استخدامها للحفاظ على التنظيم والفاعلية. 

تحديد مصادر التشتت والتخلص منها 

تتوقف الأشياء الخاصة التي تعترض إنتاجيتك على العادات الشخصية. ومع ذلك، تتمثل مصادر التشتت الشائعة عن الموظفين المستقلين في مواقع التواصل الاجتماعي والهواتف المحمولة ومقاطع الفيديو ومنصات الرسائل. 

يكمن التحدي في أن كل مصدر منها قد يساهم في إنجاز العمل المستقل واستكماله. وبالتالي، ينبغي عليك معرفة كيفية الاستفادة منها في العمل مع التخلص من تشتيتها للانتباه. عند استكمال المهام، أوقف تشغيل تنبيهات الهاتف الخلوي واتركه بعيدًا عنك حتى تنتهي من عملك. وبالمثل، تجنب تصفح موقع أو تطبيق وسائط تواصل اجتماعي أثناء عملية الإنتاج. 

يبدأ تجنب مصادر التشتت هذه من خلال تقييم ما يعترض طريقك بكل صدق. وبعد ذلك، حدد كيفية استبعاد وقت العمل المجدول بينما تتخلص من هذه المشكلات. 

متابعة قوائم المهام والوقت المخصص 

لإدارة الوقت، فإنك تحتاج إلى تكوين فكرة عن مقدار الوقت لإنجاز مهام عمل معينة. احتفظ بمخطط منظم أو قائمة مهام لتسجيل المشاريع والأنشطة. واحرص على تسجيل الوقت المستغرق بينما تستكمل المهام. تتيح لك سجلات الوقت المقارنة بين المشاريع لتحديد ما إذا كنت تعمل بكفاءة أم لا. كما تتيح لك البحث عن المهام ذات العائد المالي غير المجدي بالنسبة إلى الوقت الذي قضيته في تنفيذها. 

يعد Time Doctor أداة مفيدة لتتبع الوقت الذي تقضيه في مختلف الأنشطة. حيث تساعدك هذه الأداة في إنشاء تقارير حول الوقت المستغرق في المهام. كما أنها تساعدك على تحمل المسؤولية عن طريق تسجيل وقت زيارة مواقع التواصل الاجتماعي، وغيرها من القنوات، للتأكد من أنك تقوم بذلك كجزء من مهمة العمل. 

الحصول على فترات استراحة مخططة 

إذا لم تكن لديك خطة للاستراحة، فإنك تميل إلى أخذها أكثر من المعتاد لفترات أطول مما تحتاجه. ولذلك، يلزم وضع جدول زمني لفترات استراحة قصيرة متقطعة أثناء يوم العمل. 

تتمثل إحدى الإستراتيجيات الشائعة في تحديد المدة التي يستغرقها إكمال إحدى المهام أو إكمال جزء من مهمة. إذا استغرق الأمر 20 دقيقة مثلاً، فيمكنك تحديد 20 دقيقة من وقت العمل متبوعًا باستراحة مدتها خمس دقائق. وينطبق المبدأ ذاته إذا كانت المهمة، أو جزء من مهمة، يتطلب 30 دقيقة. ولذلك تتضمن كل دورة عمل وقتًا مخصصًا للعمل وفترة محددة للراحة.  

لا تقبل العمل غير المجدي 

لا شك أن “قبول” كل مشروع يأتي إليك يعد أمرًا مغريًا. ولكن قد ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الكثير من الوقت والجهد في مهام غير مجزية. وإذا قبلتها، فهذا يحد من وقتك المتاح للحصول على مهام أفضل واستكمالها. كما أنه يستنزف طاقتك وحماسك للعمل المستقل. ولذلك ، فإننا ننصحك بعدم قبول المشاريع غير المجزية. 

الخاتمة 

قدمنا لكم أربع نصائح وأدوات مهمة لمساعدة الموظفين المستقلين في تحسين العائد من استثمار أوقاتهم. ويمكنك تطبيقها من الآن حتى تكون أكثر إنتاجية ورضى عن عملك المستقل!