فنّ الفوترة: كيف ترسل الفاتورة الفضلى
من التحديات التي كثيرًا ما يواجهها المترجمون تلقّي مستحقاتهم في الوقت المحدد. ينظر العملاء أحيانًا إلى العاملين المستقلين على أنهم أقل مهنيةً من موظفي المكاتب، وقد لا يأخذون مطالباتهم بالسداد على محمل الجد. وبصفتك عاملاً مستقلاً، فلزامٌ عليك أن تضع سياسات رسميةً وواضحةً للسداد لتُعلم عملاءك أنك صاحب عمل وتريد أن تسدد مستحقاتك في موعدها. ومن أهم جوانب ذلك الفاتورة التي ترسلها إلى العميل.
لا تكتف بطباعة الفاتورة على برنامج Microsoft Word أو Excel
بينما تعد هذه الطريقة الأسرع لإنزال الأرقام، فإنها ليست احترافية. بيد أنّ استعمال أحد قوالب برنامج Microsoft Word أفضل من مجرد إعداد مستند الفاتورة بلا أي تنسيق، وثمة الكثير من أدوات الفوترة على شبكة الإنترنت لمساعدتك في إعداد فاتورة ذات شكل احترافي.
اطّلع على الأداة المجانية لإعداد الفواتير والتي يمكنك إرفاقها بطلبات السداد»
تعدّ البرامج المحاسبية الاختصاصية أو برامج الفوترة خيارًا ممتازًا، فهي تمكنك من إدارة نفقاتك ودخلك بأي حال. وتتيح خدمات من قبيل Time Doctor و Paymo و Envoice enable لعملائك الدفع إليك مباشرةً ضمن الفاتورة التي تشكّلها، ما يسهّل العملية كلها أكثر لكلا الطرفين.
أدرج دائمًا شعارك الخاص على قالب فاتورتك بالإضافة إلى معلومات الاتصال خاصتك.
ضع سياسة سداد خاصة بك
السبيل الأفضل لتلقي مستحقاتك في الوقت المحدد معرفة المقصود بعبارة “في الوقت المحدد”. ووضع سياسة للسداد كفيل بإيضاح ذلك. ويمكن أن تطلب على سبيل المثال أن تُسدّد مستحقاتُك في غضون 10 أيام عملٍ من إرسال الفاتورة. وعليك أن تشير إلى ذلك على نحوٍ واضحٍ في قالب فاتورتك ليدرك العميل جدول السّداد الخاص به.
ولاحظ أن الشركات الكبيرة تعتمد جدول سدادٍ معياريٍ للباعة، وهو غير قابل لأي نقاش على الأرجح.
أرسل فواتيرك على الدوام باتّساق. ويمكن أن يتم ذلك:
- في اليوم الأول والخامس عشر من كل شهر
- قبل بداية المشروع
- عند إتمام المشروع
دع عملاءك يعلموا مسبقًا متى عليهم أن يتوقعوا استلام فاتورة منك. يطلب الكثير من العاملين المستقلين أن تُسدد نسبة مئوية من فاتورة المشروع مسبقًا قبل بداية المشروع بمثابة إشارة إلى حسن النية، ولا سيما في المشاريع الكبيرة.
وإذا كان لديك تعامل مباشر مع أحد العملاء، فمن الجيد أن تفكّر في توقيع عقد قبل بداية المشروع. ومن شأن ذلك أن يحميك ويحمي العميل وأن يقلل من احتمال حدوث سوء في الفهم وتأخر الدفعات.
أرسل رسائل تذكير لطيفة
سبق لواحد وسبعين بالمائة من العاملين المستقلين أن واجهوا متاعب في تلقّي مستحقاتهم مرة واحدة على الأقل في حياتهم المهنية. ويعد إرسال رسالة تذكير لطيفة إلى عميلك بعد أسبوع أو نحوه من إرسال الفاتورة طريقةً جيدةً للحدّ من احتمالات الوقوع في مشاكل في السداد. قد تبدو هذه المهمة مربكةً وغير مريحة. ولكن لا عليك، فـ Payoneer يساعد العاملين المستقلين بأدائه هذه المهمة لهم. يفعّل إرسال طلب سداد عبر Payoneer إرسال سلسلة من الرسائل الإلكترونية التلقائية إلى عميلك عند فواصل زمنية محددة (يمكنك إيقافها إن كنت تفضل ذلك). وبتلك الطريقة، نوفّر عليك الحرج بجعل نظام السداد الخاص بك يعتني بالأمر كله.
أرسل طلب سداد مع رسائل تذكير تلقائية
اجعل عملاءك يعجّلوا في السداد
أحيانًا، وعلى الرغم من أفضل ما تبذله من جهد، يتلكأ العميل في سداد فاتورتك. فإن حددت الزمن المتوقع لتلقي مستحقاتك ولكن العميل واصل عادته في عدم السداد في الوقت المحدد، فضع في الحسبان اتباع سياسة من اثنتين:
- ضع رسمًا على التأخير: إذا تم السداد بعد المجال الزمني المحدد، فضع رسمًا صغيرًا على التأخير، بحيث يساوي نسبة مئوية من القيمة الإجمالية للفاتورة. وينبغي التنويه عن هذه السياسة مقدّمًا، وذلك إما في اتفاقية المشروع أو على الفاتورة.
- ضع حسمًا على السداد المبكر: العكسُ أن تكافئ العميل على السداد المبكر. احتسب خصمًا بنسبة مئوية صغيرةٍ إذا بادر العميل إلى السداد في الوقت المحدد أو تعجّل في السداد.
ومهما كانت الطريقة التي اخترتها، فنوّه إليها مسبقًا قبل تنفيذها لإعطاء العملاء الوقت لتكييف أنفسهم معها.
وبصفتك عاملاً مستقلاً، فمن المهم أن تتحلى بمهنية الشركات العملاقة نفسها في فوترة العملاء. ومن شأن اعتماد سياسات محددة والتنويه عنها بوضوح أن يذهبا بك بعيدًا في تلقّي مستحقاتك في الوقت المحدد.
يا معشر العاملين المستقلين، احصلوا على مستحقاتكم بسهولة وسرعة مع Payoneer.