5 أمور شركة تكنولوجيا المعلومات المتعاقد معها من الخارج ترغب في إخبارك بها
ملاحظة المحرر: هذا أحد منشورات الزوار من تقديم بافيل أوبود، المدير التنفيذي لشركة Sloboda Studio، وهي شركة تطوير ويب ناجحة تقع في أوكرانيا. يشارك بافيل أفكاره بشأن الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار قبل بدء أحد المشروعات مع شركة تكنولوجيا معلومات خارجية.
- الاتصال أمر ضروري
الاتصال هو كل شيء. في حين أن البداية وجهًا لوجه عادةً ما تكون أفضل طريقة لبدء مشروع جديد، فإن العمل مع العملاء من الخارج لا يسمح دائمًا بالقيام بذلك. من الضروري ألا تدع بُعد المسافات يعوق طريق الاتصالات اليومية ونحن نشجع عملاءنا على الاتصال كلما كان ذلك ممكنًا باستخدام منصات الدردشة (على سبيل المثال، Skype، Slack) والاتصال المرئي (يفيد كثيرًا في أن يكون جزءًا من الاجتماع على الواقف اليومي) والرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية وغير ذلك المزيد.
منذ بضعة أشهر، بدأنا مشروعًا مع سوق عمل مستقل سويدية مخصصة للكتّاب ومقرها في ستوكهولم. وفي هذه الحالة، أرسلنا فريقًا مكونًا من 8 أفراد إلى مكاتبها لعقد اجتماع افتتاحي. وكانت فرصة عظيمة ليتعرف فريقا العمل على بعضهما وتمكنّا من مناقشة أهداف العمل الرئيسية للمشروع والموافقة على الأدوات الأساسية المستخدمة في تطوير التطبيق ومناقشة النهوج المختلفة لتسيير المشروع. وحددنا أهم المشكلات منذ البداية. فعلى سبيل المثال، كانت سياسات الترميز الداخلية الخاصة بنا أكثر صرامة من تلك الخاصة بالعميل. وفي هذا الاجتماع الافتتاحي الأولي، حظينا بفرصة لتوضيح أسبابنا المنطقية ووصلنا إلى اتفاق من حيث كيفية التقدم للأمام. عندما يكون البُعد معقولاً، نسعى لإرسال فريق عمل بشكل شخصي إلا إننا أحرزنا نجاحًا كبيرًا أيضًا في إدارة الاتصالات الافتراضية بالكامل.
نصيحة سريعة: احرص على عقد اجتماع افتتاحي شامل لتنسيق التوقعات ومشاركة الأهداف والبدء بنهج قوي نحو الاتصالات المستمرة. واحرص على استغلال جميع الأدوات القائمة للتأكد من أنك تتواصل مع فريقك كلما كان ذلك ممكنًا.
فريقنا في مكتب العميل في السويد
- تعرّف على فريق العمل عن بعد المخصص لك
الاتصال هو الخطوة الأولى لنجاح علاقة الأعمال الخارجية ويمكن توطيد نجاح هذه العلاقة باتخاذ خطوة إضافية نحو جانب الاتصال وذلك عن طريق التعرف على فريق العمل عن بعد المخصص لك على مستوى شخصي. إذا كان يتحتم أن أختار عامل نجاح واحدًا يفصل بالفعل بين المشروعات الناجحة نجاح ساحق وبقية المشروعات، فسيكون هو جودة اندماج العميل مع فريق العمل عن بعد المخصص له. يتشكل الاندماج الممتاز مع فريق العمل عن بعد من جزأين: 1. بذل الجهود لمعرفة أعضاء الفريق 2. مشاركة رؤية شركتك بحيث يشعرون بأنهم جزء من شيء أكبر.
تعرف على أعضاء فريق العمل المخصص لك وعلى خلفياتهم وعاداتهم واهتماماتهم وهواياتهم بالطريقة نفسها كما لو كنت ستفعل إذا كانوا موظفين بشركتك. ويثمر عن ذلك نتائج بعيدة المدى. أبق فريق العمل عن بعد المخصص لك على اطلاع فيما يتعلق بالاتصالات الداخلية الخاصة بنمو الشركة. ففي نهاية الأمر، يتطلع الأشخاص إلى الارتباط برؤية الشركة بغض النظر عن موقعهم.
أدر العلاقة بين فريق العمل عن بعد والفريق الإداري لشركتك حتى إذا لم تكن تقابل الإدارة وجهًا لوجه على أساس يومي. وانظر إلى علاقة العمل هذه باعتبارها علاقة شراكة دائمة. وقدِّم الملاحظات (ما الذي يصلح وما الذي يمكن أن يصلح بشكل أفضل) وتصرف كأنك شريك بدلاً من مجرد عميل إستراتيجي. ووفر مراجعات وتفضيلات وظيفية حول المنصات المختلفة. فمن شأن هذه التصرفات الصغيرة أن تسهم في ضمان حصولك على أقصى استفادة من شركة تكنولوجيا المعلومات هذه المتعاقد معها من الخارج.
نصيحة سريعة: الهدايا لها تأثير كبير! يمكن أن تكون لمشاركة السلع الترويجية للشركة أثر إيجابي قوي على فريق العمل عن بعد. أولاً، تعد طريقة عظيمة لإظهار التقدير وتعزز إحساسًا أكبر بالانتماء. ثانيًا، تعد طريقة رائعة لتذكيرهم بعلامتك التجارية وبناء ارتباط إيجابي مع شركتك.
المطورون لدينا يزورون مكاتب Applift وهو أحد عملائنا الألمان
يمكن المضي خطوة إضافية للأمام بالاندماج مع فريق عمل متعاقد معه من الخارج. عرض أحد عملائنا البريطانيين أسهمًا على فريق العمل عن بعد المخصص لهم (المطورون والإدارة) مما أسهم بشكل كبير في الشعور بملكية مشتركة تجاه المنتج. وأرسل عميل روسي إلينا زجاجة شمبانيا وشوكولاتة هدية تقديرية بمناسبة حلول العام الجديد. بغض النظر عن حجم المجاملة التي هدفها الحث على الاندماج وإظهار التقدير، فإن هذه التصرفات تصنع فارقًا كبيرًا في بناء العلاقة مع فريق العمل.
- حافظ على تركيز رسالتك ووضوح تعليماتك
لقد أوضحنا أن الاتصال أمر أساسي وأن مشاركة رؤيتك لها تأثير هائل وأن المجاملات البسيطة المعبرة عن التقدير يمكن أن يكون لها أثر بعيد المدى. ومع ذلك تخطئ بعض الشركات عندما ترهق فريق العمل بكم مفرط من المعلومات غير الأساسية في محاولة للحفاظ على تضمين الفريق وتحفيزه. أمر أساسي أن تشارك رؤيتك نحو الشركة والمنتج مع فريق العمل ولكن كذلك من الأساسي أن تحتفظ بتركيز رسالتك. فالمبالغة في ذكر التفاصيل لها أثر عكسي. أبق رسالتك واضحة وتحدث إلى فريق العمل عن الطريقة التي يمكنهم بها مساعدتك على تنفيذ رؤيتك.
تذكر أن فريق تكنولوجيا المعلومات عن بعد المخصص لك مكون من موظفين تقنيين غير متمكنين في أعمالك التجارية. من الأمور الأساسية التي تحافظ بها على تضمين فريق العمل وإثارة حماسهم هو التحدث بلغتهم وإخبارهم عن حجم تأثير ناتج عملهم على أعمالك بالتحديد وصناعتك ككل (على سبيل المثال، التأثير على المستخدم النهائي). شارك الرؤية الإجمالية ولكن ركز أيضًا على بنود العمل ذات الصلة لإبقاء فريق العمل عن بعد المخصص لك مركزًا على إسهامهم في هذه الصورة الشاملة.
نصيحة سريعة: إن مشاركة رؤيتك نحو شركتك أو منتجك أمر أساسي ولكن خذ خطوة إضافية لتوضيح كيف يؤثر أداء فريق العمل عليها بشكل مباشر. تقع على العميل مسؤولية الإفصاح عن التعليمات والملاحظات المركزة – إنها مسؤوليتك أن تحرص على اتصال فريق العمل عن بعد المخصص لك بأهداف عملك. سيغير هذا من تجربتهم من الشعور كأفراد مكلفين بمهام إلى الشعور بأن عملهم له تأثير مباشر على نجاح أعمالك. في المقابل، سيعزز هذا تحفيزهم وتفانيهم.
خريطة عملائنا على الحائط في مكتبنا
- فوض المسؤولية بذكاء
تذكر أن ليس جميع من في فريق العمل عن بعد المخصص لك لديه مجموعة المهارات والأوصاف الوظيفية ذاتها. في العديد من المرات، نعين مطورًا أكثر خبرة ليؤدي دور مدير المشروع المتخصص. وفي حيز مهامه، يؤدي هذا الشخص دور نقطة الاتصال الرئيسية للعميل من حيث البقاء مطلعًا على الجدول الزمني للمشروع وأن يكون مسؤولاً عن تلقي جميع المعلومات المؤثرة على جدول بدء العمل. ومن شأن توفير خط جيد من الاتصال مع هذا الشخص أن يساعد فريق العمل على اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة استنادًا إلى التغيرات والتقلبات التي تؤثر على أعمالك.
يؤدي أحد عملائنا في النرويج عملاً جيدًا في مشاركة جميع التحديثات المهمة المتعلقة بالأعمال مباشرة إلى مديرة المشروع المخصصة لهم. ومن خلال إبقائها على إطلاع، تكون قادرة على إجراء التعديلات على تخصيصات القوى العاملة بسرعة وبالتالي الحفاظ على استمرارية سير العمل بالكامل ومرونته قدر الإمكان. ومن وقت لآخر، يقدم العميل نتائج عمل الشركة ونظرة عامة حول السوق لفريق العمل بالكامل ويكمل ذلك بقصص من المجال.
نصيحة سريعة: احرص على توفير مدير مشروع مخصص بإمكانه استخلاص المزيد من التفاصيل المتعلقة بالأعمال على أساس دوري وإجراء التعديلات على ناتج فريق العمل وفقًا لذلك. ومن وقت لآخر، شارك الصورة الشاملة مع فريق العمل بالكامل ولكن احتفظ بالتفاصيل للشخص المعين المخصص وأعطهم الحرية لتفويض هذا الشخص وفقًا لذلك.
- كلمة عن العمل مع الأوكرانيين
المطورون الأوكرانيون يكرسون أنفسهم للتكنولوجيا إلى أقصى حد. وهم عادةً ما يركزون بشكل كامل على إنشاء أفضل المنتجات من حيث الجانب الهندسي ولا يركزون كثيرًا على الغرض من المنتجات الناشئة ذات الحد الأدنى من حيث القابلية للبقاء. (تذكر أنك مسؤول، بصفتك العميل، عن توضيح العلاقة بين الاثنين!) وهذا هو الحال عامة لأي مجموعة من المهندسين ولكن من الجدير بالاهتمام وضعها في الاعتبار بغض النظر عن ذلك.
الحواجز اللغوية حقيقة ملموسة. رغم أن مستوى تعلم اللغة الإنجليزية لدى أغلب الأوكرانيين يكون مرتفعًا، فإن الأخطاء النحوية الصغيرة يمكن أن تؤدي في النهاية إلى التأثير على نبرة الرسالة مما يجعل الاتصال يبدو وقحًا أو حادًا. على سبيل المثال، المطور الأوكراني قد يقول “يجب أن تعطينا مهمة بتفاصيل أكثر”. بدلاً من قول “سيكون من العظيم أن نتلقى قليلاً من المعلومات الإضافية عن هذا الأمر”. بالنسبة لمتحدثي الإنجليزية غير الأصليين استخدام الجملة الفعلية “يجب أن تعطينا” بدلاً من “سيكون من العظيم أن نتلقى” لن يبدو مختلفًا كثيرًا. لذلك، من الضروري تذكر أنه حتى إذا كانت اللغة المختارة تبدو وقحة فهذه ليست النية. يقدر الأوكرانيون الأدب وحسن الخلق لذا في حال بدت العبارات وقحة فمن الآمن الافتراض أن هذا نتيجة الحاجز اللغوي وليس حاجزًا ثقافيًا.
كذلك الفروق الثقافية تؤدي في بعض الأحيان إلى اختلاف في كيفية تعامل الشخص مع المشكلة. من المقبول تمامًا في ثقافتنا أن نسأل شخصًا ما عن آرائه. ومع ذلك على الأرجح إذا لم تسأل عن آرائهم، فسيشعرون بحرج كبير أن يشاركوك إياه من تلقاء أنفسهم. لذا، إذا كنت تود فهم “المغزى” من أمر ما، فلا تتردد أبدًا في السؤال.
التأسيس لإخراج منتجات عظيمة الشأن ينطوي دائمًا على خوض رحلة طويلة الأمد. ويشكل العمل مع الموردين المتعاقد معهم من الخارج العديد من التحديات ولكن كذلك يوفر العديد من الفرص. ويصلح الأمر بشكل أفضل عندما يكون هناك اتصال جيد وتعليمات وملاحظات واضحة ومركزة وأساس قوي من الثقة والفهم المتبادل. أتمنى لك الحظ الوفير في إدارة فرق تكنولوجيا المعلومات عن بعد المخصصة لك!
تعلم المزيد حول طريقة سداد المدفوعات إلى الموردين المتعاقد معهم خارجيًا بسهولة باستخدام بايونير!
بافيل أوبود هو المدير التنفيذي ومؤسس شركة Sloboda Studio، وهي وكالة تطوير ويب تقع في خاركيف بأوكرانيا. منذ 2013 ويعمل بافيل في تنظيم أكبر مجتمع تكنولوجيا معلومات في أوروبا الشرقية. وفي كل عام يستضيف مؤتمر “Outsource People/الأشخاص المتعاقد معهم من الخارج” الذي يجمع أكثر من ألف شركة تعمل في تطوير البرمجيات من أوكرانيا وبيلاروسيا وروسيا وبولندا.