عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة والأعمال الورقية، فإنّ الشركات الصغيرة والعاملين المستقلين لديهم الكثير لتتبعه، ولحسن الحظ، تساعد برامج الأعمال مثل Free Invoice Builder على تبسيط العمليات والحفاظ على تنظيم جميع وثائقك.
ستحتاج إلى معرفة وثيقتين مهمتين، هما التقديرات والفواتير. مع أنهما متشابهتان، إلا أنهما توفران أغراضًا مختلفة كليًا.
التقدير سعر عام لمشروع تقترحه الشركة على العميل لتقديم فكرة عن تكلفة الخدمة، ويُستخدم في بداية المعاملة قبل أن يناقش الطرفان تفاصيل المشروع. ومن الجدير بالذكر أنّ تقديم تقدير للعميل لا يعني استحقاق أي أموال.
تقترح الشركة تقديرًا قبل توقيع العقد لتزويد العميل بفكرة تقريبية عما يُتوقع دفعه، ولا تهدف التقديرات إلى تقديم تكلفة ثابتة لخدمة ما.
على سبيل المثال، قد تستفسر شركة توظف عاملًا مستقلًا لإجراء تدقيق لتحسين محركات البحت لموقعها الإلكتروني عن الأسعار من عدة عاملين مستقلين. ستقدم كل شركة تقديرًا لما يتقاضونه مقابل الخدمات والتكلفة المحتملة للوظيفة بناءً على عمل سابق؛ في هذه المرحلة من المعاملة، لن يكون لدى العاملين المستقلين تفاصيل محددة عما تستلزمه الوظيفة، إنما فكرة عامة. لذلك، قد تختلف التكلفة النهائية للوظيفة عن التقدير الأولي.
يجب ذكر المعلومات الآتية في التقدير:
أنواع التقديرات
للتقديرات أربعة أنواع أساسية:
هذا هو النوع الأساسي من التقديرات، ويقدم فكرة عامة عن تكلفة المشروع، ويُرسَل إلى العميل في بداية المشروع عند توفر معلومات محدودة فقط.
إذا قُدِّم وصف أكثر تفصيلًا للمشروع إلى مزود الخدمة، فيمكن تقديم تقدير أكثر إيجازًا للتكلفة.
تُستخدم التقديرات الكمية للوظائف التي تتطلب مواد محسوسة، وهي تتضمن تفاصيل المواد المطلوبة لإكمال المشروع.
تقدم الشركة تقدير العرض لعميل محتمل، على أمل الحصول على مشروع.
الفاتورة وثيقة قانونية ترسلها الشركة إلى العميل لطلب الدفع مقابل خدمة ما رسميًا. تقدم الفواتير أيضًا سجلًا ماليًا عند إكمال الوظيفة، وتُستخدم للأغراض المحاسبية والضريبية.
الفواتير أكثر تفصيلًا من التقديرات ويمكن إنشاؤها باستخدام free invoice builder، ويجب أن تتضمن ما يأتي:
يجب على أي شركة تحتاج إلى طلب الدفع من العميل تقديم فاتورة للقيام بذلك؛ على سبيل المثال، يجب على مصمم الويب المستقل إرسال فاتورة لكل عميل ينشئ له موقعًا إلكترونيًا جديدًا من أجل تتبع المعاملات وطلب الدفع. ورغم أنّ إعداد الفواتير قد يبدو معقدًا، تسمح البرامج عبر الإنترنت للشركات بإرسال الفواتير وتقديمها عبر الإنترنت، مما يزيد من الكفاءة ويلغي الحاجة إلى الوثائق الورقية.
أنواع الفواتير
إليك خمسة أنواع أساسية من الفواتير يجب أن تعرفها:
هذا هو النوع الأكثر شيوعًا للفواتير ويجب أن يتضمن جميع التفاصيل الأساسية الموضحة أعلاه.
تُستخدم الفواتير التجارية للمنتجات المباعة دوليًا، وهي مطلوبة لتحديد الرسوم الجمركية. بالإضافة إلى التفاصيل الأساسية، يجب أن تتضمن الفواتير التجارية القيمة الإجمالية للمنتج، والوصف، وأطراف البيع، وبلد المنشأ والوجهة، والوزن.
تُستخدم الفواتير النهائية لتحصيل المدفوعات للمشاريع الكبيرة التي لها جدول زمني أطول ومراحل متعددة.
4. الفاتورة المؤقتة
تُستخدم الفواتير المؤقتة أيضًا لتحصيل المدفوعات للمشاريع الأطول والمتعددة المراحل؛ ولكن تشير الفواتير المؤقتة إلى أنّ الشركة ستُحصّل المدفوعات طوال المشروع عند اكتمال المراحل بدلًا من تحصيل دفعة واحدة في النهاية.
5. الفاتورة المتكررة
تشبه الفواتير المتكررة الفواتير المؤقتة، ولكن يمكنك جدولة الفواتير المتكررة مسبقًا للعمل الجاري.
نصائح وأفضل الممارسات لتقديم التقديرات والفواتير
3 .استخدم تقديراتك وفواتيرك لتقوية هوية العلامة التجارية. يجب أن تعزز جميع جوانب عملك علامتَك التجارية؛ ولذلك، احرص على تضمين شعارك في التقديرات والفواتير لتمييزها عن الآخرين.
4 .احرص على وضوح وصف عملك. اذكر وصفًا قصيرًا لكن مفصلًا عن عملك ليتضح الأمر الذي يدفع العميل مقابله بالضبط.