بصفتك مالكًا لنشاط تجاري، عليك معرفة التعامل مع وثيقتين ماليتين مهمتين، هما الفواتير والإيصالات؛ حيث ستستخدم على الأرجح كليهما لإدارة عملك التجاري والتأكد من صحة إتمام جميع العمليات المحاسبية، لذلك فمن المهم فهم الاختلافات بين الفواتير والإيصالات لتعرف متى تستخدم أحدهما بدلًا من الآخر.
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة وثيقة قانونية ترسلها الشركة إلى العميل لطلب الدفع رسميًا مقابل خدمة؛ يُفصَّل فيها المنتج أو الخدمة المباعة، وتُحسَب التكلفة الإجمالية المستحقة – من ضمنها أي مصاريف إضافية وضرائب وخصومات.
تمثل هذه الوثيقة أحد أصول الشركة والتزامًا للعميل، فعندما يتلقى العميل فاتورة، يُدخلها في دفاتره للأغراض المحاسبية على أنها فاتورة يجب سدادها.
ما يجب تضمينه في الفاتورة
يمكن إصدار الفواتير في شكل ورقي أو إلكتروني، مع أنّ معظم الشركات تفضل استخدام برنامج عبر الإنترنت، مثل Free Invoice Builder، لإنشاء فواتير إلكترونية. هذا يقلل من الحاجة إلى الوثائق الورقية، ويبسط العمليات، ويحافظ على التنظيم، خاصةً لشركات التجارة الإلكترونية التي تدير أساسًا غالبية أعمالها عبر الإنترنت.
عند كتابة فاتورة، اذكر التفاصيل الآتية:
- تفاصيل الاتصال بالعميل
- معلومات الاتصال بالشركة
- تاريخ الفاتورة
- تاريخ الاستحقاق
- وصف العنصر أو الخدمة
- عملة دفع الفاتورة
- إجمالي المبلغ المستحق
- معرّف الفاتورة أو رقمها
- القائمة المفصلة للخدمات
- شروط الدفع
- الضرائب أو الرسوم المطبقة
متى تُستخدم الفواتير؟
الفواتير هي واحدة من العديد من الوثائق المستخدمة في محاسبة الأعمال؛ تستخدم كل شركة، وكذلك العاملون المستقلون، الفواتير لطلب الدفع، وعندما تكمل الشركة وظيفة ما، يتعين عليها إرسال فاتورة إلى صاحب العمل لطلب الدفع في كل مرة.
يستخدم البائعون عبر الإنترنت أيضًا الفواتير لطلب الدفع في الوقت المناسب من العملاء، وتتبع المبيعات، وتسجيل الإيرادات. ويجب أن تبدو الفواتير احترافية دائمًا، وبخط واضح ومقروء، مع تقديم تفاصيل المنتجات المباعة أو الخدمات المقدمة.
أنواع الفواتير
يعتمد نوع الفاتورة التي تستخدمها على كيفية فوترة خدماتك، ونوع عملك، وكذلك مجال عملك. إليك خمسة أنواع من الفواتير يجب أن تعرفها:
- الفاتورة القياسية
الفواتير القياسية هي الأكثر شيوعًا ويجب أن تتضمن المعلومات الأساسية.
- فاتورة جدول الوقت
تُستخدم هذه الفواتير من قِبل الشركات التي تصدر الفواتير بالساعة، مثل المحامين والاختصاصيين النفسيين والكتاب المستقلين، ويجب أن تتضمن هذه الفواتير سعر الساعة للشركة وعدد ساعات العمل.
- الفاتورة النهائية
ترسل الشركة الفاتورة النهائية لتحصيل المدفوعات لمشروع طويل الأجل بمراحل متعددة، ويجب أن تتضمن الوثيقة قائمة بكل مراحل المشروع والخدمات المنجَزة.
- الفاتورة المؤقتة
تُستخدم الفواتير المؤقتة أيضًا لتحصيل المدفوعات للمشاريع الكبيرة؛ ولكن على عكس الفواتير النهائية، فالفواتير المؤقتة تُستخدم لتحصيل المدفوعات دوريًا طوال المشروع.
- فاتورة متأخرة السداد
ترسل الشركات إلى العملاء فاتورة متأخرة السداد إذا لم يتم سداد الدفعة في الوقت المحدد، وقد تتضمن الفاتورة أي رسوم فائدة أو رسوم تأخير.
أفضل الممارسات للفواتير
- احتفظ بنسخ من جميع الفواتير في سجلاتك.
- اذكر جميع معلومات الاتصال؛ منها البريد الإلكتروني للعمل ورقم هاتفه، ليكون لدى العملاء طرق متعددة للاتصال بك.
- تأكد من ظهور رقم الفاتورة بوضوح
- يجب أن تكون جميع المشتريات مفصلة وتتضمن التكلفة الإجمالية، منها أي نفقات إضافية مثل الضرائب أو المواد.
- اكتب ملاحظة شكر شخصية للحفاظ على العلاقات الشخصية مع العملاء.
ما هو الإيصال؟
بينما الفاتورة هي طلب للدفع؛ يقدَّم الإيصال بعد إتمام المعاملة، وتستخدمه المتاجر التقليدية وكذلك البائعون عبر الإنترنت لتقديم دليل على إتمام الخدمة، وشراء المنتج، وتلقي الدفعة.
الإيصالات مهمة لكل من الشركات والعملاء؛ إذ تساعد الشركات على تتبع الطلبات والتحقق من المدفوعات، وتُثبت للعملاء أنهم قد دفعوا مقابل خدمة أو عنصر، فإذا واجه العميل مشكلة أو شكا بشأن الشراء، يمكنه استخدام إيصاله في عمليات الإرجاع أو الاستبدال.
ما يجب تضمينه في الإيصال
مثل الفواتير، يمكن إصدار الإيصالات في شكل ورقي أو إلكتروني، لكنها أقل تفصيلًا بكثير من الفواتير؛ حيث تتطلب معلومات أقل بكثير. أيًا كان التنسيق الذي تختاره، عليك ذكر المعلومات الآتية:
- معلومات عملك التجاري
- تاريخ البيع
- قائمة مفصلة بالخدمات أو المنتجات المباعة
- سعر كل خدمة أو منتج
- إجمالي المبلغ المدفوع، شاملًا الضريبة أو الخصومات
- طريقة الدفع
- شروط البيع
- رقم الإيصال
أنواع الإيصالات
لإيصالات المبيعات أنواعٌ متعددةٌ، ومع أنّ لكل منها غرض مختلف قليلًا، يجب أن تحتوي جميعها على المعلومات المطلوبة نفسها:
- الإيصال النقدي
تُصدَر الإيصالات النقدية عندما يشتري العميل خدمة أو منتجًا نقدًا. وتحتفظ الشركة بنسختها الخاصة للأغراض المحاسبية.
- إيصال المصروفات
تُستخدم إيصالات المصروفات لتقديم دليل على نفقات الموظفين، وهي كذلك تقدم دليلًا عندما يطلب الموظف تعويضًا من شركته.
- إيصال التسليم
تُصدَر إيصالات التسليم لإنهاء معاملة شحن البضائع المطلوبة، ويجب أن يوقّع المشتري على إيصال التسليم عند استلامه المنتج.
- إيصال رسمي
يُستخدم الإيصال الرسمي لمعاملات الخدمات فقط.
أفضل الممارسات للإيصالات
- أرسل الإيصال بمجرد استلام الدفعة
- حافظ على بساطة الإيصال قدر المستطاع بعدم تضمين أي تفاصيل زائدة غير مهمة
دائمًا راجع الإيصال للتأكد من خلوه من الأخطاء قبل إرساله إلى العميل
- اذكر جميع المعلومات المتعلقة بالمعاملات
- تأكد من ظهور اسم شركتك وشعارها
- استخدم طريقة دفع إلكترونية لتبسيط الوثائق المحاسبية