بصفتك مالكًا لنشاط تجاري، عليك معرفة التعامل مع وثيقتين ماليتين مهمتين، هما الفواتير والإيصالات؛ حيث ستستخدم على الأرجح كليهما لإدارة عملك التجاري والتأكد من صحة إتمام جميع العمليات المحاسبية، لذلك فمن المهم فهم الاختلافات بين الفواتير والإيصالات لتعرف متى تستخدم أحدهما بدلًا من الآخر.
الفاتورة وثيقة قانونية ترسلها الشركة إلى العميل لطلب الدفع رسميًا مقابل خدمة؛ يُفصَّل فيها المنتج أو الخدمة المباعة، وتُحسَب التكلفة الإجمالية المستحقة – من ضمنها أي مصاريف إضافية وضرائب وخصومات.
تمثل هذه الوثيقة أحد أصول الشركة والتزامًا للعميل، فعندما يتلقى العميل فاتورة، يُدخلها في دفاتره للأغراض المحاسبية على أنها فاتورة يجب سدادها.
يمكن إصدار الفواتير في شكل ورقي أو إلكتروني، مع أنّ معظم الشركات تفضل استخدام برنامج عبر الإنترنت، مثل Free Invoice Builder، لإنشاء فواتير إلكترونية. هذا يقلل من الحاجة إلى الوثائق الورقية، ويبسط العمليات، ويحافظ على التنظيم، خاصةً لشركات التجارة الإلكترونية التي تدير أساسًا غالبية أعمالها عبر الإنترنت.
عند كتابة فاتورة، اذكر التفاصيل الآتية:
الفواتير هي واحدة من العديد من الوثائق المستخدمة في محاسبة الأعمال؛ تستخدم كل شركة، وكذلك العاملون المستقلون، الفواتير لطلب الدفع، وعندما تكمل الشركة وظيفة ما، يتعين عليها إرسال فاتورة إلى صاحب العمل لطلب الدفع في كل مرة.
يستخدم البائعون عبر الإنترنت أيضًا الفواتير لطلب الدفع في الوقت المناسب من العملاء، وتتبع المبيعات، وتسجيل الإيرادات. ويجب أن تبدو الفواتير احترافية دائمًا، وبخط واضح ومقروء، مع تقديم تفاصيل المنتجات المباعة أو الخدمات المقدمة.
يعتمد نوع الفاتورة التي تستخدمها على كيفية فوترة خدماتك، ونوع عملك، وكذلك مجال عملك. إليك خمسة أنواع من الفواتير يجب أن تعرفها:
الفواتير القياسية هي الأكثر شيوعًا ويجب أن تتضمن المعلومات الأساسية.
تُستخدم هذه الفواتير من قِبل الشركات التي تصدر الفواتير بالساعة، مثل المحامين والاختصاصيين النفسيين والكتاب المستقلين، ويجب أن تتضمن هذه الفواتير سعر الساعة للشركة وعدد ساعات العمل.
ترسل الشركة الفاتورة النهائية لتحصيل المدفوعات لمشروع طويل الأجل بمراحل متعددة، ويجب أن تتضمن الوثيقة قائمة بكل مراحل المشروع والخدمات المنجَزة.
تُستخدم الفواتير المؤقتة أيضًا لتحصيل المدفوعات للمشاريع الكبيرة؛ ولكن على عكس الفواتير النهائية، فالفواتير المؤقتة تُستخدم لتحصيل المدفوعات دوريًا طوال المشروع.
ترسل الشركات إلى العملاء فاتورة متأخرة السداد إذا لم يتم سداد الدفعة في الوقت المحدد، وقد تتضمن الفاتورة أي رسوم فائدة أو رسوم تأخير.
بينما الفاتورة هي طلب للدفع؛ يقدَّم الإيصال بعد إتمام المعاملة، وتستخدمه المتاجر التقليدية وكذلك البائعون عبر الإنترنت لتقديم دليل على إتمام الخدمة، وشراء المنتج، وتلقي الدفعة.
الإيصالات مهمة لكل من الشركات والعملاء؛ إذ تساعد الشركات على تتبع الطلبات والتحقق من المدفوعات، وتُثبت للعملاء أنهم قد دفعوا مقابل خدمة أو عنصر، فإذا واجه العميل مشكلة أو شكا بشأن الشراء، يمكنه استخدام إيصاله في عمليات الإرجاع أو الاستبدال.
مثل الفواتير، يمكن إصدار الإيصالات في شكل ورقي أو إلكتروني، لكنها أقل تفصيلًا بكثير من الفواتير؛ حيث تتطلب معلومات أقل بكثير. أيًا كان التنسيق الذي تختاره، عليك ذكر المعلومات الآتية:
لإيصالات المبيعات أنواعٌ متعددةٌ، ومع أنّ لكل منها غرض مختلف قليلًا، يجب أن تحتوي جميعها على المعلومات المطلوبة نفسها:
تُصدَر الإيصالات النقدية عندما يشتري العميل خدمة أو منتجًا نقدًا. وتحتفظ الشركة بنسختها الخاصة للأغراض المحاسبية.
تُستخدم إيصالات المصروفات لتقديم دليل على نفقات الموظفين، وهي كذلك تقدم دليلًا عندما يطلب الموظف تعويضًا من شركته.
تُصدَر إيصالات التسليم لإنهاء معاملة شحن البضائع المطلوبة، ويجب أن يوقّع المشتري على إيصال التسليم عند استلامه المنتج.
يُستخدم الإيصال الرسمي لمعاملات الخدمات فقط.
أفضل الممارسات للإيصالات
دائمًا راجع الإيصال للتأكد من خلوه من الأخطاء قبل إرساله إلى العميل