Nota: Esta es una publicación escrita por Brooks Conkle, dueño de Brooksconkle.com.
Los asistentes virtuales (VAs) están siendo muy comunes entre las empresas como un modo para ahorrar en contratación de empleados que se ocupen de la administración de tareas.
Ahora es más fácil contratar un asistente virtual a través de plataformas de freelancing online como Upwork, de este modo las empresas pueden contratar asistentes virtuales directamente y sin la necesidad de utilizar agencias tercerizadas. Estos sitios les dan la posibilidad a las empresas de comunicarse directamente con algún asistente virtual y evitar los gastos del pago al mediador que subcontrataría dicho asistente.
Es posible que ya sepas por qué necesitas un asistente virtual pero, si quieres confirmar que estás en lo cierto, sigamos adelante.
El rol de los asistentes virtuales gira, principalmente, en torno a tareas administrativas y otras similares. Temas como gestión de social media, marketing, contabilidad y entrada de datos. La lista continúa.
Las empresas contratan asistentes virtuales porque pueden ahorrar más en los costos laborales que en contratar a un empleado interno. En la economía actual, es posible contratar asistentes virtuales porque pueden realizar tareas específicas.
¿Es la primera vez que contratas asistentes virtuales?
A pesar del crecimiento de la industria freelance, no todas las empresas contratan al asistente virtual más adecuado en su primer intento. Por lo tanto, contratar asistentes virtuales no siempre sale bien de inmediato.
Supongamos que estás intentando comenzar ese negocio online o tienes que impulsar tu negocio actual y necesitas que las cosas se hagan. Vamos, comprométete contigo mismo y planifica contratar un asistente virtual.
Generalmente, las personas que emplean asistentes virtuales por primera vez sufren ciertos problemas a lo largo del camino. Esto les ocurre especialmente a aquellos que contratan asistentes virtuales internacionales.
El primer problema con el que te toparás es la diferencia horaria. Tu mañana podría ser su noche, por lo tanto, es fundamental que les informes acerca de tus horas laborales de antemano.
Otra barrera que podría obstaculizar es el idioma. Claramente existen muchos asistentes virtuales talentosos en el exterior, pero la diferencia idiomática podría causar ciertos inconvenientes en la comunicación. Hay otras dificultades comunicativas con las que podrían enfrentarse tú y tu asistente virtual. Podrían ser técnicas, culturales o incluso políticas. Incluso gente con éxito en la industria empresarial se ha enfrentado con el tema de la contratación de asistentes virtuales, por lo tanto, los principiantes pueden tener problemas.
Además, al contratar un asistente virtual por primera vez debes preparar tareas para asignarle. Asegúrate de tener una clara lista de objetivos para que tu asistente virtual realice sus actividades de acuerdo a tus pedidos como cliente.
Si no estableces una lista así, podrías recibir un resultado a medio hacer y sentir decepción respecto al desempeño laboral de tu asistente virtual. En lugar de ahorrar, tendrás que invertir un importe extra para contratar uno nuevo. Asegúrate de encontrar un asistente virtual acorde a tus necesidades que consiga los objetivos que le asignas. Para más información, revisa este artículo que explica por qué deberías contratar un asistente virtual ante todo.
6 consejos para contratar asistentes virtuales internacionales
Incluso la contratación de asistentes virtuales precisa planificación. Si deseas prevenir un gran lío en el futuro primero debes saber si necesitas un asistente virtual. Antes de contratar un asistente virtual asegúrate de estar en el estado adecuado para hacerlo. ¿Te has decidido a contratar un asistente virtual?
Si tu respuesta es Sí determina tu necesidad de contratar un asistente virtual. Luego, haz una lista con las aptitudes que buscas que tenga el freelance candidato al puesto. Incluso antes de comenzar el proceso de contratación prepara las tareas que necesitas asignar al asistente virtual. ¿Es diario o estará disponible después de que pasen? El error común que cometen las empresas que contratan asistentes virtuales es su falta de preparación en todo el proceso. A veces, las empresas no piden aptitudes específicas de los asistentes virtuales o no preparan tareas disponibles para asignarles.
Un asistente virtual inactivo no sólo aumenta tus costos laborales, sino que también les impide desarrollarse en tu empresa. Sin desarrollo los asistentes virtuales no pueden mejorar en su rendimiento laboral.
Nadie quiere esto ya que perjudica a ambos lados. Podría haber una lenta mejora y su productividad podría disminuir e incluso estancarse. Además, permite que el asistente virtual se adapte al sistema de trabajo antes de asignarle tareas más específicas. Debes enunciar cómo quieres que se realicen los trabajos para que ambos tengan un objetivo claro.
No establezcas estándares demasiado altos para el asistente virtual. Ciertos asistentes virtuales podrían sentirse abrumados si la carga de las tareas asignadas fuera demasiado complicado para sus habilidades. Recuerda que los asistentes virtuales pueden especializarse en una o dos cuestiones y no en absolutamente todo. No puedes poner un asistente virtual administrativo en el ramo de marketing en un abrir y cerrar de ojos. Permíteles adaptarse al sistema y guíalos durante el recorrido.
Antes de comenzar el proceso de contratación identifica qué tareas le asignarás en el futuro. Establece un sistema y estipula claros objetivos para que el asistente virtual sepa cómo pretendes que lleve a cabo sus tareas. Puedes anotar el proceso y documentarlo para que puedan hacer las cosas conforme a tus necesidades.
Además, prepara un manual o una lista de instrucciones o aptitudes para utilizar cuando contrates a un nuevo asistente virtual. Este tipo de documento podría ayudarlos a determinar cómo entregar la tarea que se les ha asignado. Tal vez pienses que podría serte de utilidad algún software de gestión de proyecto que te sirva para administrar los flujos de trabajo.
Esto también hace que las rotaciones sean más fáciles porque tiene un sistema que sirve cuando entra un asistente virtual nuevo.
Primero, establece el presupuesto que deseas pagar por el asistente virtual. Considera el lugar de donde contratarás al asistente virtual, ya que puede ser de una agencia de terceros o en sitios de freelancing.
Establece las tarifas para las tareas correspondientes que le asignarás al asistente virtual. Asimismo, al establecer las tarifas para dichas tareas, considera el nivel de habilidad que te puedes permitir pagar. Los asistentes virtuales difieren en su asignación de campo y en sus habilidades; por eso existen diferentes tarifas. Además, piensa dónde deseas contratar al asistente virtual: local o internacionalmente.
Calcula con qué frecuencia necesitarás los servicios de tu asistente virtual. Ellos pueden trabajar de modo flexible, tiempo parcial o jornada completa según los servicios que requieras. Además, elabora un acuerdo con tu asistente virtual para convenir si puede tener otros clientes además de ti, para que sepas en qué horarios estará ocupado con ellos. A veces, las empresas necesitan asistentes virtuales para una tarea específica a corto plazo, pero otras los necesitan para trabajos a largo plazo. Estos factores juegan un papel importante a la hora de determinar si necesitas un asistente virtual a largo plazo o no. Esto te ayudará a tener una idea general de cuánto puedes pagarles.
Los asistentes virtuales juegan un importante papel en tu empresa, similar a lo que implicaría un empleado de oficina. Te estás haciendo un favor al reducir tu carga de trabajo y permitirte concentrarte más en las tareas primordiales de la empresa. Al quitarte la carga de llevar a cabo tareas administrativas, podrás actuar más en otros aspectos estratégicos y en la gestión empresarial. Cuando contrates un asistente virtual hazlo de manera meticulosa, no llamando a cualquier candidato y contratándolo de inmediato. Asegúrate de no omitir la revisión de sus aptitudes y de verificar que realmente se ajuste a los objetivos comerciales. Entrevista a los potenciales asistentes virtuales y luego preselecciónalos según las necesidades de la empresa. Haz un período de prueba si el presupuesto te lo permite. Esto les brindará a ambos acomodarse a las necesidades estipuladas.
Deja que aprendan y mejoren si hubiere áreas en las que esto les haga falta y, reconoce su excelente trabajo para mantenerlos motivados. Es fundamental que te comuniques con tus asistentes virtuales para que se sientan más comprometidos con la tarea. Aunque los asistentes virtuales y los empleados internos en la oficina tienen roles vitales en las empresas, existe una clara diferencia entre ellos. Los asistentes virtuales no son empleados, son freelancers.
También debes tener en cuenta que, si has acordado que el asistente virtual no trabaje tiempo completo, puedes hablar de los horarios disponibles. Es probable que no tengas control sobre su tiempo, especialmente si trabaja fuera de tu horario laboral.
Este consejo es sumamente apropiado si contratas un asistente virtual internacional que vive en una zona horaria totalmente diferente a la tuya. Elige por qué medios se comunicarán para que puedan intercambiar detalles más fácilmente. Además de la plataforma de comunicación, habla con tu asistente virtual e infórmalo si habrá reuniones regulares con él o cada cuanto tiempo organizarás reuniones en línea. Es menester que se pongan de acuerdo sobre tu proceso de comunicación ya que también puedes aclarar su rol, tareas e impartir instrucciones.
También puedes aprender a comunicarte con los asistentes virtuales mediante herramientas online como el almacenamiento en la nube y las herramientas de gestión de proyectos. Una vez que establezcas tus medios de comunicación, podrás incluirlo al contratar un futuro asistente virtual. Puedes usar esta información como referencia cuando comiencen a trabajar para ti.
Para que tengas total tranquilidad, aunque tu asistente virtual esté haciendo un excelente trabajo siguiendo las instrucciones que le proporcionaste, usa un monitoreo que te permita ver su desempeño. Recuerda que debes incluir sus horas de trabajo en un acuerdo. Luego, usa una escala de calificación para evaluar su desempeño laboral.
La mayoría de los clientes usan una herramienta de seguimiento de pantalla para monitorear la actividad de su asistente virtual. El uso de estas herramientas te permite ver lo que están haciendo en las pantallas de sus computadoras para maximizar sus horas de trabajo. Sin embargo, primero, debes mencionar esto al contratar a un asistente virtual. Algunos podrían sentirse incómodos con esto, pero siempre que estés de acuerdo y lo incluyas en tu contrato, verás que será conveniente para ambos.
Recibirás una notificación sobre el total de horas trabajadas o incluso, cuando esté lejos de la computadora. También puedes hacer capturas de pantallas y monitorear los sitios que visitan.
De esta manera, puedes ayudar al asistente virtual a ser más productivo porque puedes monitorear su trabajo. Fomentas su responsabilidad en el trabajo a pesar de la configuración virtual.
Conclusión
Estos consejos son útiles en el proceso, ya sea que contrates un asistente virtual de una agencia tercerizada o de alguna plataforma de freelancing.
Asegúrate de tener un plan establecido antes de la contratación, así sabrás que tienes todo listo para un nuevo colega. Por favor, no te excedas asignando demasiadas tareas. No cuando tienes un presupuesto limitado para ofrecer. Establece un sistema para el proceso de trabajo y para los medios de comunicación que van a usar, así tu asistente virtual y los futuros podrán seguir las instrucciones con suma facilidad. Además, no te olvides de evaluar el desempeño laboral del asistente virtual para asegurarte de que lo esté haciendo bien y que siga las instrucciones al pie de la letra. Por último, contrata un asistente virtual que se comprometa con tu empresa, ya sea para un proyecto a corto o a largo plazo.
Brooks es un emprendedor, padre y esposo, que también le apasiona iniciar nuevos negocios y toda comida que incluya chocolate y mantequilla de maní. Él cree firmemente en la creación de varias fuentes de ingresos y crea contenido en su sitio web para ayudar a otros emprendedores ávidos en las áreas de negocio, marketing y finanza personal.