¿Qué se requiere para crear un exitoso equipo remoto?

Nota del editor: Esta es una publicación invitada por Mary Atamaniuk, una estratega de contenido digital en YouTeam

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A menos que haya estado viviendo bajo una roca durante los últimos veinte años, está claro que la tecnología ha hecho un cambio drástico en el modo en que los lugares de trabajo se ven, se sienten y operan. Hoy en día, empleados de muchas industrias pueden trabajar eficazmente con colegas situados en todo el mundo, pero no solo los trabajadores disfrutan de este alboroto.

Propietarios de empresas están cada vez más dispuestos a trabajar de forma remota, ya que esto hace que su elección de un grupo de gente talentosa sea casi ilimitada. Ahora los empleadores pueden contratar un equipo experto de profesionales a distancia, disminuyendo los costos y evitando las complicaciones de mantenerlos internamente.

El trabajo a distancia presenta oportunidades para ambas caras del lugar de trabajo, pero también expone ciertos desafíos. Cuando sus trabajadores no están situados en el mismo lugar, la cultura corporativa dinámica no nace por sí misma – debe crearla diseñándola.

En YouTeam, el éxito de los equipos a distancia consiste en lo siguiente:

1. Contratar a las personas adecuadas, estén donde estén.
2. Construir un entorno donde los trabajadores confíen en sus compañeros de equipo.
3. Confeccionar un sistema de supervisión para asegurar que los empleados cumplan con los objetivos tanto personales como generales de la compañía.

Haciendo uso de nuestra experiencia, hemos establecido un sistema con muchos pasos que ayuda a nuestros colegas remotos a sentirse conectados independientemente de dónde estén ubicados.

Aquí se muestra cómo funciona:

1. Contratación

Los empleados son el núcleo de su compañía, es por ese motivo que su postura hacia el procedimiento de contratación debe ser muy seria. Es importante contratar gente capaz de trabajar de forma eficaz, independientemente del lugar donde se encuentre, ya sea en la casa o en la oficina.

Por tal razón le recomendamos retener los siguientes principios en mente:

• Concierte una conversación en vivo. Si es posible entreviste candidatos en persona. Esto le dará una mejor percepción acerca de las competencias comunicativas del candidato, del lenguaje corporal y el comportamiento. Si viven cerca, concierte una entrevista en su oficina o en otro lugar conveniente. Si no, haga una usando Skype, Zoom o cualquier otra herramienta de videoconferencia.
• Valore con creatividad. Si quiere contratar a alguien para puestos técnicos o gerenciales es fundamental que usted actúe con una orientación estratégica. Primero, considere usar herramientas en línea de evaluación de habilidades. Los sitios de trabajo a veces ofrecen interrogatorios que ayudan a evaluar las calificaciones de un candidato. Segundo, controle las referencias de previos empleadores. Recomendaciones personales y testimonios en LinkedIn actúan de maravillas en esta fase.
• Evalúe la automotivación. Sus compañeros virtuales de equipo no tendrán ningún colega cerca para que lo ayude a enfocarse en su tarea. Esta es la razón por la cual la automotivación es un factor extremamente importante a tener en cuenta a la hora de contratar empleados distantes. Asegúrese de que sus candidatos sean capaces de trabajar sin distracciones formulándoles preguntas abiertas. De este modo podrá ver si sus candidatos pueden abordar ciertos temas y, en base a eso, definir si calzarán bien en su equipo.

2. Crear una cultura

Sea cual sea la cultura corporativa que haya creado, nada puede contribuir más eficazmente que un tiempo compartido cara a cara. En última instancia, el éxito de su equipo remoto se reduce a su capacidad para crear una cultura organizacional común de la que sus empleados se sientan orgullosos.

Veamos algunas estrategias:

• Cuando lleva a cabo sus discusiones de proyectos semanales o diarias, permita a sus colegas atender a ellas a través de vídeo. A pesar de que esto no pueda sustituir el encontrarse físicamente en el lugar, puede causarle a sus compañeros de trabajo la sensación de formar parte de un gran y afable equipo. Hay muchos servicios que ofrecen opciones de vídeo donde la gente puede unirse y participar.
• Salidas grupales regulares. Congregar a todos los miembros de su equipo para reuniones mensuales o trimestrales puede ser costoso, pero la fidelización del equipo que obtendrá como consecuencia, lo compensará absolutamente. Nosotros, en YouTeam, concertamos encuentros de la empresa por lo menos una vez cada 3 meses, y le damos a cada departamento la oportunidad de resaltar sus más grandes logros. Luego, tenemos una sesión fotográfica, una apetitosa cena y una fiesta con cocteles, concursos y más.
• Las celebraciones de equipo son geniales por mantener a sus trabajadores contentos, pero también debe invertir en su crecimiento profesional. Debido a que usted ya tiene algunos eventos y conferencias planeadas en su presupuesto, podría considerar invitar a algunos miembros de su equipo remoto. Esto les brindará a sus colegas a la distancia una preciosa oportunidad de conocerse entre ellos, hacer nuevas conexiones y elevar nuevas ideas al tablero. Las conferencias no tratan solamente de inspiración, son buenas para intercambiar conocimientos e incluso para pasar un valioso momento.

3. Monitoreo

Una base de confianza es fundamental, pero no ignore ningún proceso de supervisión que debería poner en curso. Cada vez nos apoyamos más en las siguientes cosas:

• Gestión de proyecto. Usamos diferentes tipos de software de gestión de proyecto para realizar un seguimiento de todas las tareas y de los responsables asignados a su finalización. Eso nos ayuda a garantizar que cada uno sepa cuáles son sus tareas y que todo se cumpla según las expectativas.
• Colaboración en documentos Incluso si sus compañeros de equipo están parcialmente distribuidos o completamente remotos, ellos deberían basarse en algún tipo de sistema de colaboración en documentos. Estos servicios les facilitan a todos en la empresa ver en qué están trabajando sus colegas en cada momento dado.
• Videoconferencia/Chat.Las herramientas de comunicación son un modo rápido de conectar a todos sus compañeros de equipo a distancia. Con una herramienta de chat o videoconferencia se puede comunicar sin problemas y sin la necesidad de escribir mensajes por correo electrónico, de acá para allá y de vuelta.
• Reuniones con todos. Reuniones corporativas semanales motivan a sus empleados a celebrar cada victoria particular con todo el equipo. Poder resumir los éxitos y las frustraciones de la semana es una gran manera de crear conexiones y también fomentan el espíritu de pertenencia. Zoom nos permite ver a cada uno de los miembros del equipo de una vez; crea un ambiente que se asemeja una reunión en vivo, y esto es fundamental para los trabajadores remotos.
• Individuales de rutina. Reuniones personales cara a cara también deben ser una práctica común. Son un excelente modo para reflexionar en vivo sobre los objetivos establecidos a largo y corto plazo y los logros. Cada empleado tiene la posibilidad de escuchar acerca de su contribución personal al éxito de la organización, lo que ayuda a seguir empujando los límites y progresar.

A usted

Dirigir y unir un equipo a distancia requiere bastante energía y tiempo. Si decide tomar este camino, debería considerar implementar los procedimientos mencionados anteriormente. Recuerde que el éxito de su equipo depende de su habilidad para seleccionar los talentos adecuados, retenerlos motivados y mantener su eficacia para conseguir los objetivos de la compañía.

Mary Atamaniuk es una estratega de contenido digital en YouTeam – una plataforma para crear equipos de ingenieros de clase mundial a distancia en una semana. Las áreas de interés de Mary incluyen el marketing digital, emprendimientos técnicos y el blogueo influyente.