Nota del editor: este es un post de invitado, por Nathan Resnick, CEO de Sourcify.
La liquidez es vital para el éxito y la estabilidad de cualquier negocio pequeño. Aunque las transferencias ACH y soluciones bancarias alternativas ya están disponibles para optimizar las transacciones entre pequeños negocios y sus clientes, a muchas compañías les cuesta mucho cobrar oportunamente.
Mientras que una sola factura retrasada podría no parecer gran cosa, las luchas crónicas por cobrar a tiempo pueden hacer que sea difícil para una compañía cubrir sus gastos operativos, y hasta podrían ocasionar el fin del negocio.
De hecho, en una encuesta reciente realizada por vcita, de más de 3.000 dueños de micro y pequeñas empresas, el 23,4% citó el manejo de la liquidez y el cobro de pagos como el mayor desafío al que se enfrentaron durante la pandemia — solo una fracción de punto porcentual por detrás de la respuesta principal de encontrar nuevos clientes.
Especialmente en tiempos de incertidumbre, abordar los problemas comunes que te impiden cobrar puntualmente, puede darte la tan necesitada tranquilidad y garantizar que tengas los recursos que necesitas.
Muy a menudo, los negocios pequeños envían facturas con la nota “pagar al recibir”. Mientras que, en teoría, esto parecería que motiva a los clientes a enviar el pago inmediatamente, a menudo este no es el caso.
Piensa en las cuentas que tu negocio paga mensualmente, como tarjetas de crédito y servicios públicos. Cada factura tiene una fecha de vencimiento establecida. Incluso si faltan varias semanas para esa fecha, fijar un plazo crea una sensación de urgencia que te motiva a pagar lo más rápido posible.
Simplemente agregando una fecha de vencimiento a tus facturas, puedes ayudar a reducir la probabilidad de que tus clientes pongan tu pago debajo de otras facturas que deben pagar.
Mientras que agregar una fecha de vencimiento a menudo es suficiente para que los clientes comiencen a pagar oportunamente, algunos continuarán haciendo pagos retrasados. Si no hay ninguna consecuencia por estos pagos, las fechas de vencimiento de tus facturas continuarán siendo ignoradas.
Si esto sucede, debes actualizar los términos de tus contratos para que haya consecuencias claras asociadas a los pagos retrasados. Para clientes especialmente problemáticos, incluso podrías considerar cobrar tarifas adicionales por pagos tardíos. Deja en claro que, si no recibes el pago luego de una cantidad establecida de comunicaciones por parte de tu equipo, enviarás la factura a Cobranzas.
Al explicar claramente lo que sucede cuando un cliente no paga de acuerdo al contrato, reduces ampliamente la posibilidad de que retrasen los pagos.
Lo que hace tu negocio después de enviar una factura es tan importante como la creación de la factura en sí misma. Si no tienes un método que te mantenga organizado, puede ser sorprendentemente fácil que las facturas impagas pasen desapercibidas. Y si te olvidas de enviar mensajes de seguimiento en relación a una factura retrasada, tu cliente tendrá una excusa legítima sobre por qué olvidó pagar.
Para evitar esto, tu oficina debe desarrollar un sistema que mantenga organizadas las cuentas a pagar. Debe seguirse con cuidado el estado de cada factura hasta su finalización. Un programa de actualización automática le dará a tu equipo de finanzas la información que necesita para enviar mensajes de seguimiento o adoptar otras medidas, según sea necesario.
Muchos programas de pagos optimizan este proceso permitiéndote establecer notificaciones o alertas para asuntos como una factura vencida. Algunos pueden también automatizar mensajes de recordatorio de pago. Al automatizar tu sistema de seguimiento todo lo que sea posible, aliviarás la carga de tu equipo y reducirás el riesgo de error manual.
Los clientes de hoy en día tienen más formas de pagar que nunca antes. Sin importar si tu negocio atiende a otras compañías o a consumidores diarios, debes esforzarte por satisfacer sus diversas preferencias de pago. Desde transferencias ACH y PayPal a tarjetas de crédito y criptomonedas, ofrecer más métodos de pago hará más fácil para tus clientes hacer negocios contigo.
Algunos clientes podrían experimentar circunstancias adversas propias que les impiden pagar tu factura dentro del plazo establecido. En lugar de quedarte sin el dinero, tu negocio podría beneficiarse de trabajar con dichos clientes para establecer planes de pago alternativos. Esto podría incluir repartir una sola factura en pagos semanales o mensuales.
La comunicación proactiva con tus clientes te ayudará a llegar a una solución que los beneficie a ambos, para que cada uno pueda manejar mejor y más apropiadamente su flujo de caja. Un sistema de pago rígido con opciones limitadas podría evitar que algunos clientes potenciales elijan trabajar contigo en primer lugar. Una mayor flexibilidad puede, en último término, cosechar mayores ganancias.
Los problemas de liquidez fueron citados como la razón número uno por la cual fracasan los negocios pequeños, contribuyendo en un 82% a los fracasos de startups. Aunque lograr que tus clientes te paguen oportunamente no es la solución para todos los problemas de liquidez, ayudará mucho a garantizar que las cuentas de tu negocio tengan saldo a favor. Usando estos tips para mejorar tu facturación y procesamiento de pagos, estarás mejor posicionado para disfrutar de la estabilidad financiera que necesitas.
Ya no hay necesidad de experimentar retrasos en tus pagos. Abre una cuenta Payoneer hoy y mira lo fácil que es manejar los pagos de tu negocio.
Nathan Resnick es el CEO de Sourcify, la plataforma de sourcing de más rápido crecimiento que ayuda a los negocios a fabricar productos en toda Asia.
1] Sujeto a elegibilidad y ofertas vigentes de Payoneer