Si bien el trabajo freelance brinda más independencia y flexibilidad a la hora de trabajar, sigue siendo vulnerable a ciertas inseguridades que pueden afectar la productividad. Las relación a larga distancia que probablemente mantenga con sus clientes puede conducir fácilmente a errores si no se tomar ciertas precauciones.
Debe estar al tanto de muchos aspectos: desde estar en contacto con los clientes, hasta llevar un control de las facturas, y las cosas pueden volverse más difíciles de manejar a medida que crece la base de clientes. Mantener los papeles y documentos en orden lo ayudará a mantener la cordura y estar preparado para lo siguiente:
Almacenar de forma segura todas las comunicaciones con sus clientes
Guarde todas las comunicaciones con los clientes en un lugar seguro. Una unidad de memoria flash puede ser una herramienta de almacenamiento útil. También puede aprovechar los softwares de almacenamiento en la nube, como Dropbox. Esto le permitirá volver a leer conversaciones previas para tener presente cuáles son las expectativas de sus clientes con respecto al trabajo. Aplicaciones de correo electrónico como Gmail y Outlook tienen herramientas de exportación de archivos con las que podrá descargarlos fácilmente.
Estos documentos guardados también pueden ayudarlo a aclarar malentendidos sobre cosas que se dijeron en el pasado. Esto es especialmente útil en caso de que existan disputas legales en el futuro.
Registrar regularmente el trabajo que realiza para los clientes
Documentar todo el trabajo que hace lo ayudará a hacer un seguimiento de este. Lo ideal es hacerlo por hora para destacar los más mínimos detalles de sus esfuerzos. Esta práctica lo ayudará a desarrollar un gran sentido de la responsabilidad con el tiempo.
Además, compartir estas notas con los clientes puede brindarles un panorama de lo que está sucediendo. De cierto modo, es una prueba de su compromiso con el logro de las metas de negocio. Solamente debe asegurarse de que la documentación sea minuciosa y fácil de entender.
Tal vez encuentre una herramienta de gestión de proyectos que le ayude a programar y registrar las tareas. Hay algunas herramientas web asombrosas, como Freedcamp, Asana y Podio, entre otras. Estas herramientas son gratuitas al registrarse e incluso le permitirán administrar tareas compartidas con socios o freelancers con los que está trabajando.
Llevar un registro de todas las facturas
Llevar un registro de todas las facturas es importante para la estabilidad financiera de un freelancer. De esa forma, podrá identificar los cambios en sus ingresos y lograr un mayor potencial para estos. Con las facturas, le resultará más fácil elaborar un presupuesto que le alcance. Además, podrá saber con mayor seguridad qué clientes tienen pagos atrasados.
No se olvide de las declaraciones de impuestos. Completar los formularios de impuestos es mucho más desafiante si no sabe exactamente cuánto ganó. Crear un sistema de archivo para administrar facturas es una forma de organizarse. Los servicios de pagos en línea normalmente ofrecen un sistema de facturación automatizada. Contrate un contador que sea atento, servicial y que tenga conocimiento sobre el tema para asegurarse de que sus finanzas estén en orden. Un contador que esté acostumbrado a trabajar con freelancers tendrá toda la información que necesita para manejar sus impuestos, facturas y pagos.
Ya tiene bastante con tener que evitar los engaños al buscar trabajo freelance. Sin embargo, proteger el trabajo también es un reto que vale la pena asumir, especialmente cuando recibe pagos internacionales de clientes de otros países.