Tous les entrepreneurs savent que gérer une activité ne se résume pas à fournir un produit ou un service. Les formalités administratives représentent une partie absolument essentielle de leur travail. Dans cet article, nous couvrirons tout ce que vous avez besoin de savoir à propos de deux documents comptables incontournables dans une entreprise : les devis et les factures.
Un devis, qu’est-ce que c’est ?
Pour fournir des services à leurs clients, les entreprises doivent fournir un devis préalable indiquant le coût d’un projet avant de le réaliser. Un devis est un document estimant le prix d’un projet avant son lancement.
Contrairement à une estimation, qui est un prix général fourni à un client pour lui donner une idée du coût d’un service, un devis est bien plus spécifique. L’édition d’un devis implique qu’une entreprise a rencontré son client, discuté du projet, déterminé le temps et les matériaux nécessaires. Avec ces informations, une entreprise fournit un devis adapté aux besoins spécifiques du projet en question.
Quand utiliser un devis
Par exemple, une agence de marketing numérique cherchant à refaire son site Internet peut approcher plusieurs web designers indépendants pour ce projet. Selon les détails de la description du projet, chaque prestataire proposera un devis détaillant les coûts, le nombre d’heures nécessaires et sa vision pour le site. L’agence peut donc se baser sur les devis pour décider qui engager.
Un devis doit toujours être fourni par écrit, avec le plus de détails possible. Profitez d’un fournisseur de services en ligne offrant un modèle de devis gratuit pour simplifier ce procédé.
Quelles informations inclure dans un devis
Veillez à inclure les informations suivantes dans tous vos devis :
- Une liste détaillée du ou des travaux à effectuer
- Le prix de tous les matériaux nécessaires
- Une estimation du nombre d’heures, de jours ou de semaines nécessaires pour l’exécution du projet
- Votre identité de marque, comme le nom et le logo de votre entreprise
- Les informations de contact de votre entreprise et du client
Types de devis
Il existe deux types principaux de devis : les devis de prix et les devis de vente.
- Devis de prix. Un devis de prix est un document juridique constituant une proposition de contrat entre une entreprise et un client. Ce document indique tous les produits et services sur lesquels les deux parties se sont mises d’accord, ainsi que le paiement attendu. Si une modification mutuelle du devis se produit pendant le processus de vente, ce document peut facilement être modifié.
- Devis de vente. Un devis de vente est utilisé lorsqu’un client achète uniquement des produits, mais pas de services. Sur ce document figure le décompte détaillé des produits, de leur tarif et des frais d’exécution de la commande.
Une facture, qu’est-ce que c’est ?
Contrairement à un devis, une facture est éditée et transmise au client à la fin du projet. Une facture est un document juridique de demande formelle de paiement pour un service. C’est un élément de preuve d’une opération commerciale qui doit être conservé par l’entreprise et le client à des fins fiscales et comptables.
Mentions obligatoires sur une facture
Les factures doivent toujours faire figurer les informations suivantes :
- Les coordonnées du client
- La date d’échéance
- Les coordonnées de l’entreprise
- Le numéro ou la référence de la facture
- La date de facturation
- Les conditions et échéances de paiement
- Le décompte détaillé des services
- Le montant total dû
- La devise de paiement de la facture
- Le pays d’origine
- Les taxes ou impôts applicables
Quand utiliser une facture
Par exemple, une petite entreprise en ligne qui vend des assurances de voiture est tenue d’envoyer des factures à ses clients pour leur demander le paiement et conserver la trace de toutes ses transactions. À l’aide d’un créateur de factures en ligne, l’entreprise peut rédiger et envoyer ses factures par voie électronique pour gagner en efficacité et réduire ses formalités administratives.
Types de factures
Le type de facture à éditer dépend des obligations de votre secteur d’activité et du type de service fourni. Voici les principaux types de factures :
- Facture simple. La facture simple, le type le plus courant, est utilisée pour les services de base. Une facture simple doit obligatoirement faire figurer le nom du destinataire, la date, le service fourni, le tarif, le mode de paiement et le numéro de facture.
- Facture récurrente. Les entreprises qui effectuent des travaux réguliers pour leurs clients peuvent utiliser la facture récurrente. Ainsi, elles peuvent programmer des factures récurrentes à l’avance pour les projets à long terme, afin de garantir la réception de paiements réguliers.
- Frais de déplacement. Les employés transmettent des notes de frais de déplacement à leurs employeurs pour se faire rembourser des activités en lien avec leur travail. Par exemple, un employé en déplacement professionnel peut se faire rembourser ses frais de repas par l’entreprise.
- Facture pro forma. Une entreprise édite une facture pro forma, semblable à un devis, avant la fin de la prestation de services. Ce document provisoire fait figurer le détail du tarif d’un projet, selon le contrat entre les parties, mais avant la fin de la prestation de services. La facture pro forma est différente du devis, car le devis constitue une offre de contrat et n’implique pas l’attente d’un paiement.
- Facture finale. Une facture finale sert à percevoir le paiement dans le cas de projets de grande envergure composés de multiples éléments. Cette facture fait la liste de l’intégralité des services et frais du projet.
Conseils et bonnes pratiques pour la préparation de vos devis et factures
Les formalités administratives ne sont certainement pas la partie la plus intéressante de votre travail. Toutefois, vous êtes tenu de conserver les justificatifs de vos paiements et faire vos déclarations fiscales. Voici quelques conseils utiles pour rédiger et transmettre devis et factures à vos clients :
- Trouvez un système qui vous convient et gardez-le. Tenez-vous à un seul système pour l’organisation de votre entreprise. Si vous utilisez un logiciel en ligne pour envoyer des devis, ne rédigez pas vos factures à la main sur papier afin d’éviter les risques d’erreurs et les difficultés d’organisation.
- Utilisez le même modèle. C’est la suite logique du point précédent. En utilisant le même modèle pour tous vos devis et le même modèle pour toutes vos factures, vous n’aurez aucun mal à identifier vos documents. Des documents harmonisés témoignent de votre professionnalisme et renforcent l’identité de votre marque.
- Rédigez une description des travaux claire et détaillée. Pensez à inclure une description claire en deux ou trois phrases de chaque élément du projet sur vos factures et devis.
- Joignez des conditions de paiement détaillées. Toutes les mentions de tarifs et conditions de paiement sont obligatoires pour éviter les questions et litiges. Vérifiez toujours que la TVA applicable, la date de livraison, les pénalités de retard de paiement et la liste des moyens de paiement que vous acceptez figurent sur votre facture.
- Ajoutez une phrase de remerciement. Cet élément aide à entretenir des relations agréables avec votre client, sans représenter un gros effort. Vous pouvez ajouter cette phrase dans la description des travaux ou à un autre endroit de votre document.
- Limitez le délai de paiement. Mettez en place une politique de paiement sous 14 jours pour éviter les retards de paiement et les factures impayées.
- Exploitez des outils numériques. Même s’il est tout à fait acceptable d’écrire vos devis et factures à la main sur feuille, vous simplifierez les démarches en profitant d’un logiciel en ligne. Rédigez et suivez vos devis et factures plus facilement avec un outil en ligne.
FAQs
| La longueur d’un devis ou d’une facture a-t-elle de l’importance ? |
| Pas forcément. Du moment que les informations nécessaires y figurent, la longueur n’a pas d’importance. En fait, soyez concis et limitez la longueur de vos documents autant que possible, c’est le mieux pour votre entreprise. Évitez les longues phrases et les mots superflus pour faciliter la lecture à vos clients. |
| Puis-je inclure des références dans mes devis ? |
| Si vous avez des références qui témoignent de vos qualifications et de vos antécédents professionnels, vous pouvez les ajouter à vos devis pour convaincre vos clients. Pour cela, ajoutez une section claire intitulée « Référence » sur le devis avec le nom et les coordonnées de la personne pouvant recommander vos services. |
| Dois-je inclure le temps travaillé sur un projet dans ma facture ? |
| Cela dépend. Si vous basez votre rémunération sur vos heures facturables, alors vous devez absolument inclure le nombre d’heures travaillées. Par contre, si vous facturez l’exécution d’une prestation de services non liée au temps, il n’est pas essentiel d’inclure le nombre d’heures sur votre facture, mais vous pouvez ajouter cette information si vous le souhaitez. |
| Oups ! J’ai fait une erreur sur une facture. Comment la corriger ? |
| Si vous repérez une erreur après avoir envoyé une facture, pas de panique. Si vos factures sont manuscrites, vous devrez envoyer une nouvelle facture à votre client en lui demandant d’annuler l’originale. Pensez à bien annuler la copie de la facture originale dans vos dossiers également. Si vous utilisez un logiciel électronique, le système vous proposera l’option d’annuler la facture. Une fois annulée, vous pourrez éditer une nouvelle facture. |
Lancez-vous