En matière de comptabilité et de documents administratifs, les petites entreprises et les travailleurs indépendants ont de nombreuses obligations. Heureusement, un logiciel professionnel comme Free Invoice Builder aide à optimiser vos processus et à organiser tous vos documents.
Vous devez vous familiariser avec deux documents professionnels importants : les estimations et les factures. Bien qu’il existe des ressemblances entre ces deux documents, ils remplissent des fonctions différentes.
Une estimation, qu’est-ce que c’est ?
Une estimation est un prix général proposé par une entreprise à un client pour un projet afin de lui donner une idée du tarif d’un service. L’estimation est rédigée au début d’une transaction, avant la discussion des détails d’un projet entre les deux parties. L’envoi d’une estimation au client ne signifie pas qu’une somme d’argent soit due.
Comment utilise-t-on une estimation ?
L’estimation est proposée par une entreprise avant la signature d’un contrat pour donner au client une idée globale du tarif à payer. L’estimation ne donne pas un coût fixe pour un service.
Par exemple, une entreprise qui recrute un travailleur indépendant pour réaliser un audit du SEO de son site Internet peut demander leurs tarifs à plusieurs prestataires. Chaque entreprise fournira une estimation des tarifs de leurs services et du coût total du projet en fonction de ses précédentes expériences. À ce moment de la relation commerciale, les prestataires n’auront pas les détails précis du projet, mais une idée générale. Ainsi, le prix total du projet sera différent de l’estimation initiale.
Quelles informations inclure dans une estimation ?
Veillez à inclure les détails suivants dans toutes vos estimations :
- Une description du travail
- Un échéancier préliminaire
- Les tarifs de chaque élément et le coût total
- Les conditions de paiement
- Le logo et les coordonnées de votre entreprise
Types d’estimation
Il existe quatre types principaux d’estimation :
1. Estimation préliminaire
C’est une estimation de base qui donne une idée générale du tarif d’un projet. Elle est fournie aux clients au début d’un projet lorsque les informations disponibles sont très limitées.
2. Estimation détaillée
Si le projet est décrit plus en détail aux prestataires de services, ceux-ci pourront fournir une estimation plus précise du tarif.
3. Estimation de quantité
Les estimations de quantité sont utilisées pour les travaux nécessitant des matériaux physiques. Elles incluent le décompte des matériaux nécessaires pour la réalisation du projet.
4. Estimatif
Une entreprise transmet un estimatif à un client potentiel dans l’espoir de gagner l’attribution d’un projet.
Une facture, qu’est-ce que c’est ?
Une facture est un document juridique envoyé par une entreprise à un client pour demander le paiement d’une prestation de services. Les factures matérialisent une transaction financière à la fin d’une transaction commerciale et constituent un justificatif comptable et fiscal.
Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture
Les factures doivent être plus détaillées que les estimations et peuvent être créées avec un outil de création de factures gratuit. Les mentions obligatoires :
- Les coordonnées du client
- L’échéance officielle et le montant total dû
- Les coordonnées de l’entreprise
- Le numéro ou la référence de la facture
- La date de facturation
- Les conditions de paiement
- Le décompte détaillé des services
- La devise de paiement de la facture
- Si vous facturez à l’heure, indiquez le nombre total d’heures travaillées
- Le pays d’origine
- Toutes taxes applicables
Quand utiliser les factures ?
Toutes les entreprises doivent envoyer une facture à leurs clients pour demander le paiement de leurs services. Par exemple, un Web designer indépendant doit facturer chaque client pour lequel il crée un nouveau site Internet afin de conserver une preuve des transactions commerciales et demander le paiement pour son travail. Si la facturation vous semble complexe, des logiciels en ligne permettent aux entreprises d’envoyer et archiver leurs factures, ce qui améliore l’efficacité et élimine le besoin de documents papier.
Types de factures
Voici les cinq principaux types de factures à connaître :
1. Facture simple
C’est le type le plus courant, toutes les mentions obligatoires citées ci-dessus doivent apparaître sur la facture.
2. Facture commerciale
Les factures commerciales sont utilisées lors de la vente de produits à l’international et sont obligatoires pour déterminer les taxes de douane. En plus des mentions obligatoires de base, les factures commerciales doivent faire figurer la valeur totale du produit, sa description, les deux parties impliquées dans la vente, le pays d’origine et de destination, ainsi que le poids.
3. Facture finale
Une facture finale sert à percevoir le paiement de projets de grande envergure composés de multiples éléments.
4. Facture provisoire
Les factures provisoires servent également à percevoir le paiement de projets de grande envergure composés de multiples éléments. Par contre, les factures provisoires signifient qu’une entreprise perçoit un paiement à la fin de chaque phase et non un seul paiement à la fin du projet.
5. Facture récurrente
Les factures récurrentes ressemblent aux factures provisoires, à la différence que vous pouvez programmer vos factures récurrentes pour un travail régulier.
Conseils et bonnes pratiques pour vos estimations et factures
- Misez sur la simplicité : trouvez un système qui vous convient et gardez-le. Profitez des modèles d’un logiciel en ligne simple à utiliser pour tous vos documents. En rassemblant toutes vos informations dans un seul endroit, vous réduirez les risques d’erreur. De plus, toutes les informations saisies sur vos documents doivent être logiques et faciles à lire pour éviter les complications.
- Personnalisez vos factures. La personnalisation aide à identifier les documents qui vous sont destinés et à créer une relation de proximité avec vos clients. Remerciez-les pour leur commande en utilisant le prénom de la personne qui a travaillé avec vous sur ce projet.
- Utilisez vos estimations et factures pour renforcer l’identité de votre marque. Tous les aspects de votre activité doivent participer à renforcer votre marque. Pensez à inclure votre logo sur vos estimations et factures pour vous démarquer.
- Décrivez clairement votre travail. Ajoutez une description concise mais détaillée de votre travail, pour que votre client sache exactement ce qu’il paye.