見積書 vs 請求書 – 見積書と請求書の違いとは？
見積書と請求書の違いとは？
見積書と請求書の違いについて、疑問に感じたことはありませんか？ご安心ください。疑問に感じているのは、お一人だけではありません。この2つの書類は同義で使われることが多いのですが、実はビジネスの世界では別々の目的があります。
見積書とは、特定のプロジェクトやサービスについての価格、条件、作業範囲の概要を記した書類です。通常、作業開始前に潜在顧客に提供されるもので、お客様とサービスプロバイダーの双方にとって案内となる書類です。
一方、請求書とは、提供済みの製品やサービス、それに伴う費用や適用される税金が記載された書類です。請求書は、通常、作業完了後に発行され、お客様へ請求するという役割を果たします。
それでは、なぜ見積書と請求書の違いを理解することが重要なのでしょうか。この2つの書類の正しい使い方を知ることで、事業の財務管理がしやすくなり、お客様との誤解を回避できます。
見積書とは？
見積書とは、特定のプロジェクトやサービスについての価格、条件、作業範囲の概要を記した書類です。
通常、作業開始前に潜在顧客に提供されるもので、お客様とサービスプロバイダーの双方にとって案内となる書類です。
見積書を作成するためには、サービスプロバイダーは、依頼されたプロジェクトやサービスに関するあらゆる関連情報を収集する必要があります。
これには、作業範囲、見込み客が必要とする資料やリソース、特別な要件や検討事項についての詳細が含まれる場合があります。
情報を収集できたら、サービスプロバイダーはプロジェクトやサービスの総費用を算出し、見積書としてお客様に提示することができます。見積書を送る方法は、いくつかあります。
サービスプロバイダーは、Eメール、郵送、オンラインの見積管理ポータルサイトが利用できます。見積書は、しかるべき担当者に届けること、分かりやすく作成することが肝心です。
もちろん、Payoneerをご利用になれば、正確で詳しい見積書を見込み客に提示するための強力な一連のツールを使用できます。
見積書はいつ送るのか？
見積書を送る必要があるケースはたくさんあります。例えば、フリーランス、請負業者、コンサルタントの場合は、自分のサービスの見積書を提示することが考えられます。
一方、デジタルマーケティングのプロ、コンテンツライター、プログラマー、お客様を必要としているサービス業の場合もあるでしょう。
どのようなビジネスであっても、Payoneerのオンラインサービスプロバイダーツールで見積書を作成するプロセスを簡素化することが可能です。
このツールでは、仕事内容の詳細に基づいて、費用、見込み作業時間、プロジェクトの見通しなどの概要を記した見積書をすばやく作成できます。これにより、潜在顧客は、情報を十分に得た上で、誰に依頼するかを決定することができます。
見積書は必ず書面 (Eメール、印刷、手書き) で行なう必要がありますが、記載する内容は詳しければ詳しいほどよいでしょう。
Payoneerの無料見積書テンプレートをご利用になれば、プロフェッショナルで正確な見積書を簡単に作成できるので、より多くのプロジェクトを獲得し、ビジネスを成長させるのにお役立ていただけるでしょう。
見積書に入れるべき項目とは？
- 正確な事業内容および顧客の情報
- 提供している作業またはサービスの日付および詳細
- 作業またはサービスの総費用
- 支払い条件 (例：前払い、分割払いなど)
- 見積書の有効期間
- 除外事項や制限事項
価格見積書と販売見積書の違い
- 価格見積書とは、企業と取引先との間で交わされる製品やサービスに関する契約の概要を記した書類です。
提供される具体的な製品やサービスの内容、その製品やサービスに対する予定支払い金額が記載されています。
価格見積書は、大規模プロジェクトや長期契約の場合によく使用されるもので、途中で作業範囲に変更があった場合には修正が可能です。 - 販売見積書は価格見積書と似ていますが、特に買い手側がサービスではなく製品を購入する場合に使用されます。
販売見積書には、購入される製品の詳細、製品の価格、および注文を履行するのに発生する追加料金 (送料や手数料など) が記載されます。
請求書とは、取引き終了時に作業が完了したことを前提に、支払いを求めるものです。ただし、請求書に対する支払いは、サービスプロバイダーとお客様との間で合意された契約条件によって変わってきます。請求書に対して、適切な期間内に異議が発生しなければ、一般的にその請求書は受理され支払い義務が発生すると見なされます。
請求書には、以下の項目を入れる必要があります。
- サービスプロバイダーの連絡先 (所在地、納税者番号、国名を含む)
- お客様のフルネームおよび連絡先
- 請求日付と請求書ID番号
- 請求書の決済通貨
- 適用される税金を含む合計請求金額
- 支払い条件 (請求書受領後ただちに支払い、請求後30日以内に支払い、など)
- 企業と取引先に関して該当するあらゆる法的情報
- 適用される関税、税金、追加料金、隠れた手数料 (もしあれば)
請求書はいつ使うのか？
取引先に対して、正確な金額を請求し、作業に見合った報酬を受取るのに必要な、適切な種類の請求書をお探しですか？Payoneerの支払リクエストサービスがお役に立ちます。
- 標準請求書は、最も一般的な種類で、必要不可欠なサービスにおいて使用されます。請求書には、受取人の名前、日付、提供されたサービス名、費用、お支払方法、請求書番号を記載します。
- 定期請求書は、長期プロジェクトで定期的な支払いをスケジュール化するのに役立ちます。上記は、取引先に対して継続的な作業をする場合に適しています。
- 経費報告書とは、出張時の食事代など、業務に関連した活動に対する経費の支払いを従業員が申請するためのものです。
- プロフォーマインボイスは、見積書と似ています。が、これはプロジェクト条件が合意された後に提供されるものです。作業が完了する前の正式な支払い請求書として機能します。
- 最終請求書は、複数の構成要素から成る大規模プロジェクトの代金を回収するために使用されます。プロジェクトを通して取引先に提供したすべてのサービスや費用を記載します。
請求プロセスを把握しながら、業務のニーズに合った請求書を選択しましょう。取引先から請求書の明瞭さ、プロ意識を評価してもらえると、より早く報酬を得ることができるでしょう。
Payoneerのダイナミックな請求書システムや、無料の請求書ビルダーなどのツールをぜひご利用ください。上記システムは、請求書発行プロセスを効率化し、必要な情報をすべて含めることができるので、迅速な納品や処理にお役立ていただけることでしょう。
Payoneerのご利用で、世界中の取引先から迅速かつ簡単に支払いを受けることができます。銀行口座、自動引き落とし、カードで安全な支払いを依頼したり、支払いを受けたりすることが可能になります。今すぐご登録になり、決済手続きを簡素化しましょう。
見積書や請求書を正しく作成するためのおすすめのヒントとベストプラクティス
事務処理は事業を運営する上であまり楽しいものではないかもしれませんが、支払いをトラッキングし、正しい税金申告をすることは重要です。ここでは、取引先への見積書や請求書を作成する際のヒントやベストプラクティスをご紹介します。
- 気に入ったシステムを見つけたら、それを使い続ける。 オンラインソフトウェアでも紙の書類でも、業務を整理整頓された状態にするために単一のシステムを選択するようにしましょう。それにより、ミスを最小限に抑え、あまり混乱せずに済みます。
- 同じテンプレートを使用する。 見積書と請求書すべてに同じテンプレートを使用することで、プロフェッショナルに見せながら、書類の識別が簡単になります。
- 明確で詳細な作業内容を記載する。見積書と請求書の両方に、対応中の作業内容を簡潔に記載します。
- 書類にブランディングを加える。取引先に提出する書類には、ロゴやキャッチフレーズを入れて、ブランドアイデンティティを作りながら、書類の作成者がすぐ分かるようにします。
- 詳しい支払い条件を記載する。誤解を避けるため、支払い額、適用される税金、支払い期日、遅延損害金、対応しているお支払方法を明確に記載します。
- お礼の一言を添える。 こうしたちょっとした気遣いが、取引先との個人的なつながりを築き、良好な関係を維持することに役立ちます。
- 請求書の支払い条件は簡潔にする。14日間の支払い条件を導入すると、請求書の遅延や未払いを防ぐことができます。
- デジタルツールを使う。見積書や請求書は紙とペンがあれば作成できますが、FreeInvoiceBuilder.comのようなオンラインソフトウェアを使用すると、手続きを簡素化し、書類の管理が簡単にできます。
上記のヒントにならえば、プロフェッショナルらしく正確な見積書や請求書を作成できるので、支払いを迅速に受取り、ビジネスをスムーズに進めることができます。
米国、EU、イギリス、日本の法人から支払いを受取る際には、Payoneerをご利用ください。Payoneerの受取アカウント情報を取引先の企業に提供すると、取引先企業からPayoneerアカウントに国内銀行振込みをしてもらうことができます。もしくは、支払リクエストを送信して、クレジットカード、ACH口座振替での支払いや、他のPayoneerユーザーから直接支払いを受けることもできます。
よくあるご質問 （FAQ）
- 見積書や請求書の長さは重要ですか？
重要なのは、必ずしも見積書や請求書の長さではなく、過不足なく情報を提供することと、その情報の質です。必要な情報をすべて記載することは必要ですが、取引先が確認をして、理解しやすいように、できるだけ簡潔な書類にすることも有効です。
- 見積書の中に信用照会先を含めることは可能ですか？
可能です。見積書に信用照会先を加えることで、取引先から資質や職歴を評価してもらうことができます。そのためには、見積書に「信用照会先」の項目を追加し、信用照会先の名前と希望連絡先を記載してください。
- 請求書に、プロジェクトに費やした時間数を記載する必要はありますか？
プロジェクトに費やした時間数に基づいて取引先に請求する場合、この情報は請求書に必ず含めるようにしましょう。ただし、時間単価で請求しないサービスの場合は、費やした時間数を記載する必要はあまりないでしょう。
- 請求書に誤りがあった場合、どうしたらよいですか？
提出した後に請求書の誤りに気が付いたとしても、心配はいりません。請求書を手書きで作成する場合は、取引先にもとの請求書を無効にしてもらい、新しい請求書を提出すれば問題ありません。ただし、ソフトウェアでしたら、請求書をキャンセルし、訂正版を提出することが可能です。
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