編集者注：本記事はBrooksconkle.comのオーナーである、Brooks Conkle氏によるゲスト投稿です。
バーチャルアシスタント (VA) は、企業が管理業務をするための従業員を雇うよりもコストを削減する手段として、より身近な存在になりつつあります。
現在では、Upworkのようなオンラインのフリーランスプラットフォームを通じてVAを採用することがこれまで以上に簡単になったので、企業は第三者であるBPO (業務アウトソーシング) 企業を介さずに直接VAを採用できるようになりました。こういったサイトによって、企業が直接VAに連絡を入れられるので、VAを外注するために仲介業者に支払う費用を節約することができるようになりました。
VAが必要な理由はすでにご存じかもしれませんが、もしそれが理にかなっているのかを確認したいのであれば、ぜひVAを採用してみてください。
VAの役割は、主に管理業務まわりのものです。ソーシャルメディア管理、マーケティング、経理、データ入力などです。挙げればきりがありません。
企業がVAを雇うのは、社内の従業員を雇うよりも人件費を節約できるためです。今日の経済状況では、特定のタスクをこなすことができるVAを雇うことは可能です。
フリーランス業界が成長している一方で、すべての企業がいきなり一番相性の良いVAを採用できるわけではありません。そのため、バーチャルアシスタントの採用は一度でうまく行くわけではありません。
例えば、オンラインビジネスを始めようとしている場合や、現在のビジネスで、完了させなければいけないタスクがある場合などです。さあ、VAを雇う計画を立てましょう。
一般的に、初めてバーチャルアシスタントを雇った人は、その中で色々な問題が発生します。特に、海外のバーチャルアシスタントを採用する場合には、それが当てはまります。
最初に直面する問題は時差です。今、朝だったら、相手にとっては夜かもしれません。ですので、希望の勤務時間を事前に相手に伝えることが非常に大事です。
もう1つ直面するかもしれないのが言葉の壁です。もちろん、世界には優秀なバーチャルアシスタントがたくさんいますが、言語の違いによってコミュニケーションができなくなることがあります。 また、VAとのコミュニケーションで、意思疎通が困難になる問題もあります。それは技術的な問題かもしれませんし、文化的あるいは政治的なものかもしれません。ビジネス界で成功している人でも以前はVAの採用に苦労していたので、初めての人が問題を抱えるのは当然です。
また、初めてVAを雇う場合には、担当してもらうタスクを準備しておく必要があります。VAに対して、明確な目的を持っていることを認識し、その上でタスクを遂行してもらいます。
これがうまく行かないと、成果物が中途半端になり、VAの仕事ぶりにがっかりすることになります。コストの節約どころか、新しい人を雇うために余計なコストを費やすことになります。ニーズに合ったVAを見つけ、設定した目的が達成されるようにしましょう。詳しくは、そもそもなぜVAを雇うべきなのかという、こちらの記事をご覧ください。
バーチャルアシスタントを雇うのにも、計画が必要です。将来的に面倒なことになるのを避けるためには、そもそもバーチャルアシスタントが必要なのかを理解しておく必要があります。バーチャルアシスタントを雇う前に、雇うべき状態にあるかどうかを確認しましょう。バーチャルアシスタントを雇う準備はできていますか？
もし答えが「はい」なら、VAを雇う必要があると判断します。そして、フリーランス候補として求める条件のリストを作成します。採用の前から、VAに担当してもらいたいタスクを準備しておくとよいでしょう。毎日やるタスクなのか、それとも採用後にやってもらうタスクなのか、などです。バーチャルアシスタントを雇う企業に共通するミスは、プロセス全体における準備不足です。企業がバーチャルアシスタントに特定の条件を設定していなかったり、バーチャルアシスタントに担当してもらうタスクを準備していなかったり、といったことが起きます。
待ち状態のVAは人件費を増やすだけでなく、VA自身も成長できないことになります。成長がなければ、VAの仕事ぶりも向上しません。
双方にマイナスになるので、そんなことは誰も嬉しくありません。パフォーマンス向上が進まず、生産性が低下したり、停止したりする可能性もあります。 また、より具体的なタスクをしてもらう前に、VAに作業システムに慣れてもらうようにしましょう。その際、どのようにタスクを完了してほしいかを分かりやすくしておくと、お互いに明確な目標を持つことができます。
VAの基準を高く設定しすぎないようにします。自分のスキルに見合わない難しすぎるタスクを任されると、くじけそうになるVAもいるでしょう。VAは1つか2つのことを専門としていて、何から何までできるというわけではないことを覚えておきましょう。管理業務をするVAを、一言でマーケティング分野に配置転換することはできません。システムに慣れてもらいながら、VAを独り立ちするまで指導しましょう。
採用プロセスを開始する前に、VAに今後どのようなタスクを担当してもらうのかを明確にします。VAがそのタスクをどのように実行するか、システムを確立し、明確な目標を設定します。例えば、アポイントメント設定のプロセスをメモしてドキュメントに落とします。そうすれば、VAは必要なときにそのタスクをこなすことができます。
また、新たにVAを採用する際には、マニュアルや指示書、条件の一覧などを用意して、共有しましょう。このドキュメントは、VAが割り当てられたタスクをどのように行うかを決定するのに役立ちます。また、プロジェクト管理ソフトを使って、ワークフローを管理するのも一案です。
また、新たにVAが入ってきたときに提示するシステムがあると、入れ替えが容易になります。
まず、VAに割くことのできる予算を設定します。VAをどこから見つけるかを検討します。サードパーティのエージェントやフリーランスのサイトなどが考えられます。
VAに担当してもらうタスクの料金を設定します。また、タスクの料金を設定する際には、支払える金額のスキルレベルかを考慮する必要があります。バーチャルアシスタントは、担当する分野やスキルが異なれば、料金も異なってきます。さらに、どこにいるVAを雇うのか、国内か海外かを考えてみましょう。
欧米にお住まいであれば、インドやフィリピンなどからVAを採用するのがよいでしょう。これらの国は物価が安いので、低価格で交渉ができます。国内にいるVAを採用すれば、意思疎通の食い違いなどのトラブルを回避することができます。しかし、その採用のためには大きな予算を割く必要があります。
VAに仕事をしてもらう割合はどのくらいになるかを決定します。必要に応じて、柔軟に、パートタイムまたはフルタイムで作業してもらうことができます。また、バーチャルアシスタントとの間で、VAが他の取引先を持ってよいかどうか合意しておけば、VAのスケジュールを把握することができます。企業が短期的にVAを必要とすることもありますが、長期的にVAを必要とすることもあります。これらの要素は、長期的にVAの雇用が必要かどうかを判断する上で重要な役割を担い、VAに割くことのできる予算を知るのに役立ちます。
VAは、社内で働く従業員と同様に、企業において重要な役割を果たします。自分自身の仕事量を減らし、会社の中核の仕事に集中できるので、自分のためにもなります。管理業務の負担を取り除くことで、他の事業経営や戦略面でのアクションに対応できるようになります。VAの採用は、候補者に電話をかけてすぐに採用するのではなく、抜かりなく行うべきです。候補者の資格や、ビジネスの目標に合致した人材かを忘れずに確認しましょう。VAの候補者を面接し、会社のニーズに合った候補者に絞り込みます。予算が許す限り、試用期間を設けます。これにより、VAと雇用者の双方の認識違いを防ぐことができます。
足りない部分があれば学習して改善してもらい、素晴らしい仕事をした際には、それを認めてあげることでモチベーションを維持できます。VAとのつながりを大切にすることで、VAはもっと仕事に専念できるようになります。VAや社内の従業員は、企業にとって重要な役割を担っていますが、両者には明確な違いがあります。バーチャルアシスタントは従業員ではなくフリーランスである点です。
また、フルタイムで勤務しない点についてVAと合意した場合は、稼働可能時間について検討する必要があります。VAの時間をコントロールすることはできません。特に、最終決定後の勤務時間外であればなおさらです。
このヒントは、タイムゾーンが全く異なる海外のVAを雇う場合に役に立ちます。詳しい話を簡単にやり取りできるように、どこで連絡を取り合うかを決めておきましょう。通信プラットフォーム以外にも、VAと定期的にミーティングを行うのか、オンラインミーティングをどのくらいの頻度で行うのかを話し合いましょう。担当者の役割、タスク、指示を明確にすることができるので、雇用者とVAがコミュニケーションプロセスについて合意することは大切です。
また、クラウドストレージ、プロジェクト管理ツールなどのオンラインツールを使って、VAとのコミュニケーション方法を学ぶことも可能です。一旦、コミュニケーション手段を確立したら、将来、VAを採用する際に組み込むことができます。この情報は、採用したVAに仕事を始めてもらうときに、参考にすることができます。
出した指示に従って、VAがきちんと仕事をしているかどうか心配せずに済むように、VAのパフォーマンスを確認できるトラッカーを使用しましょう。契約書には具体的な労働時間数を記載する必要があるので、忘れないようにしましょう。また、評定尺度を利用して、VAのパフォーマンスを評価しましょう。
ほとんどの雇用者は、画面追跡ツールを使ってVAの仕事を監視しています。こういったツールを利用することで、VAがパソコン画面上で何をしているかを確認することができ、作業時間を最大限に活用することができます。ただし、VAを雇う際に、まず最初にこのことを伝えておく必要があります。抵抗を感じる人もいるかもしれませんが、合意の上で契約書に盛り込んでおけば、お互いにとって都合が良いのです。
VAの合計労働時間や、パソコンから離れている時間なども通知されます。また、画面を印刷したり、アクセスしたサイトを監視したりすることも可能です。
このようにして、VAの仕事を監視することができるので、VAにより生産的に仕事をしてもらうのに役立ちます。バーチャルな環境であるものの、VAに仕事に対する責任感を高めてもらうことができます。
バーチャルアシスタントを、BPOから雇うのであれ、フリーランスプラットフォームから雇うのであれ、これらのヒントはすべて、一連の過程の中で役立ちます。最終的には、賢明な選択をし、良い判断ができるようになります。
採用する前にきちんと計画を立て、新たな仲間を迎える準備ができているようにしましょう。くれぐれも、仕事を割り当てすぎないようにしてください。予算が限られているときには要注意です。現在のVAや将来的に雇用されるVAが、簡単に指示に従うことができるよう、作業プロセスとコミュニケーション手段のシステムを確立しておきます。また、VAのパフォーマンスを評価することも忘れずに行いましょう。VAが仕事をきちんとやっているか、出した指示通りに仕事をしているかを確認します。最後に、短期的なプロジェクトでも、長期なものでも、会社に対して全力を傾けてくれるVAを雇いましょう。