글로벌 프리랜서들을 위한 올바른 인보이스 작성하는 방법 9가지 Tip

편집자의 말 : 본 글은 전문 블로거이자 작가인 Connie Benton씨가 작성한 홍보용 포스트입니다.

프리랜서로서 가장 이상적인 작업 환경은 꾸준한 업무량을 제공하고 제 시간에 대금을 지급하는 회사와 일하는 것이겠죠.

많은 경우에 이처럼 이상적인 클라이언트와 일할 수 있는 환경이 쉽게 갖추어 지지 않습니다. 오히려 완벽한 프리랜서 LinkedIn 프로필을 갖추고도 상당한 시간을 들여 좋은 클라이언트를 찾아야 하죠. 뿐만 아니라 여러 클라이언트들에게 지연된 대금을 지급할 것을 요청해야 하는 상황이 올 수도 있습니다. 이러한 이유로 클라이언트에게 대금을 청구할 인보이스를 작성하고 발송하는 과정은 프리랜서들에게 끊임없는 고통이 되곤 합니다.

하지만 여러분, 인보이스를 보내는 데도 기술이 있다는 사실을 알고 계신가요? 이 기술만 터득한다면 더 이상 이와 같은 스트레스를 받을 필요도 없습니다. 그렇다면 지금부터 전문가처럼 똑똑하게 인보이스를 작성하고 발송하는 방법에 대해 알아보시죠!

1. 기본 정보를 올바르게 입력하세요

적절한 인보이스를 발행하는 것은 제때 대금을 수취하기 위한 첫 번째 단계가 됩니다. 이 때, 어떤 방법으로 인보이스를 보내든 간에 올바르게 정보를 입력하는 것이 무엇보다도 중요합니다. 일부 회사들은 지급 기한의 마지막 날에만 대금을 지급하므로 지불 기한과 더불어 인보이스 작성 날짜를 반드시 포함시키는 것이 좋습니다. 그리고 날짜를 재확인하고 제 때 대금이 지급되었는지 확인하는 것을 잊지 마세요. 또한 회사 이름, 주소, 우편번호를 포함한 회사 정보를 입력하세요. 회사 이메일과 URL을 함께 포함시키는 것도 좋습니다.

2. 클라이언트에게 청구 내용을 명확하게 알려주세요

사소하게 보이는 프로젝트/일로, 수 백 달러를 지불하는 것은 누구에게나 당황스러운 일일 것입니다. 그리고 많은 사람들이 프리랜서들은 로고, 디자인 또는 기사를 쉽게 만들어 낼 수 있을 것이라고 생각하기 때문에 많은 대금을 지급하는 것을 꺼려합니다.

따라서 클라이언트에게 대금을 청구할 때는 여러분이 투자한 노력들을 상세하게 알려주는 것이 중요합니다. 프로젝트에 여러분이 쏟은 시간과 시간당 요금을 계산하여 인보이스에 포함시키세요. 이 최종 결과물을 만드는데 어떠한 노력이 들었고, 어느 정도의 시간이 소요되었는지 클라이언트를 이해시킬 수 있다면 제때 대금을 지불할 가능성이 높아집니다.

다음은 로고 디자인을 만드는데 필요한 작업과 청구 비용에 관한 예시입니다.
3. 세금을 포함시키세요

프리랜서들은 전세계 어디에서나 일을 할 수 있지만, 어떤 꿈의 직장에서 일을 하든지 간에 그에 합당한 세금을 내야 할 의무가 있습니다. Tax Defense Partners의 CEO인 Michael Faaron씨는 자신의 대행사와 일했던 많은 프리랜서들이 인보이스에 세금을 포함시키는 걸 잊어버리거나 잘못 계산하는 바람에 제대로 된 급여를 받지 못한 경우들을 많이 보았다고 말했습니다.

이처럼, 합당한 대금을 청구하기 위해서는 지불 금액에 세금이 포함되었는지 여부를 클라이언트에게 확실히 알려야 합니다.

4. 고객 맞춤형 인보이스를 발행하세요

여러분 만의 특색이 드러나도록, 돋보이는 인보이스를 만든다면 클라이언트들은 쉽게 여러분의 인보이스를 알아볼 수 있을 것입니다. 이제 MS Word나 PDF를 사용해 쉽고 빠르게 인보이스를 발행해 보세요. 표를 사용해 보기 쉬우면서도 고객에게 꼭 필요한 정보만을 담은 인보이스를 만든다면 간단하면서도 전문적으로 보일 수 있습니다.
또는 Free Invoice Builder와 같은 소프트웨어를 사용하면 더욱 빠르고 간편하게 인보이스를 작성하고 발송할 수 있으므로 여러분의 시간을 절약하는데 도움이 됩니다.
5. 로고를 넣으세요

프리랜서로 활동해도, 여러분 만의 로고가 있다면 반드시 모든 인보이스에 로고를 넣으세요 그러면 매우 간단하면서도 효율적인 방법으로 고객들에게 대금을 수령할 사람이 여러분임을 알려줄 수 있습니다. 쉽게 구별할 수 있는 로고를 사용하면 다른 상세정보를 읽을 필요조차 없이 즉시 여러분을 떠올릴 수 있겠죠.

6. 인보이스를 기록하고 관리하세요

아직까지 소수의 고객만 관리하고 있다면 모든 청구 내역들을 쉽게 기억할 수 있을 것입니다. 하지만 앞으로 프로젝트가 증가할 것을 대비해, 지금부터 재정을 기록해 고객이 늘어나면서 발생할 수 있는 혼선을 방지하세요. 그러면 편리하게 인보이스 발송 여부를 확인하고 지불일을 놓친 고객들을 기억하고 상기시켜줄 수 있습니다.

7. 클라이언트를 파악하세요

모든 클라이언트들이 인보이스를 받는 대로 지불을 처리한다면 좋겠지만 현실에서는 다소 어려움이 따릅니다. 몇몇 클라이언트들은 지불일에 대해 의식조차 하지 않고 여러 번의 독촉을 하지 않는 이상 쉽게 잊어버리기도 합니다. 그리고 대기업들은 매 월 특정일에만 결제를 할 수 있는 경우가 있습니다. 또는 업무 담당자와 지불을 관리하는 사람이 다를 수도 있죠. 담당자를 알고 있다면 인보이스 및 개인 메시지에 이름을 언급하면 공식적이거나 딱딱한 느낌 없이 친근하게 지불을 요청할 수 있습니다. 다음의 예시를 살펴보시죠.

8. 쉬운 결제 방법을 제공하세요

클라이언트를 파악했다면 이제 그에 적절한 결제 방법을 쉽게 제공할 수 있을 것입니다. 일부 회사들은 회사 정책으로 인해 몇 가지 옵션의 결제 방법만 사용할 수 있는 반면, 개인 고객들은 특정 시스템을 사용해 지불하는 방법을 가르쳐 줘야 합니다. 개인적으로 지불을 요청하기 위해 클라이언트와 연락한다면 편리한 결제 링크를 제공해 보세요. 좀 더 빨리 대금을 지급받을 수 있을 것입니다.

이 때, 토탈 금융 솔루션인 Payoneer을 사용하면 프리랜서들은 다양한 결제 옵션들을 통해 전세계 기업 및 마켓플레이스로부터 손쉽게 대금을 수취할 수 있습니다.

9. 적절한 방법으로 연락하세요

인보이스 및 결제 링크와 함께 고객에게 연락을 취하는 방법은 어쩌면 인보이스 그 자체보다 더 중요할지도 모릅니다. 이메일의 제목에 여러분이 누구인지 그리고 이메일을 보내는 이유가 무엇인지를 간단하게 언급하세요. 한 예로, “웹사이트 디자인 인보이스 – Jerry “라는 이메일 제목은 간단하지만 효율적으로 보낸 사람이 누구인지를 알려줍니다.

클라이언트와 연락을 할 때는 먼저 이름을 언급하세요. 꽤 오래된 심리학적인 방법이긴 하지만 여전히 효과가 있습니다. 이메일의 첫 부분에 모든 중요한 정보를 담고, 가능한 한 간략하게 대금을 지급하는 방법에 대해 클라이언트가 알아야 할 모든 내용들을 설명하세요. 이 때, 마감일을 정해두면 좀 더 빨리 처리해야 한다는 긴박감을 줄 수 있습니다. “귀하는 3일 내로 대금을 지급해야 합니다”는 다소 협박처럼 들리므로 좋은 방법이 아닙니다. 간단하게 마감 기한을 언급하세요.

Connie는 자기 개발, 심리학 및 마케팅에 관심이 많은 전문 블로거이자 작가로, 현재 Whenipost.com의 컨텐츠 관리자로도 활동하고 있습니다.