소규모 비즈니스를 운영하거나 프리랜서 또는 계약업체로서 일을 하고 있다면 인보이스 발급은 아주 중요한 업무라는 것을 잘 알고 있을 것입니다. 이처럼 중요한 인보이스를 잘 활용하기 위해서는 다양한 유형의 인보이스에 친숙해져야 합니다. 결국 모두 여러분의 클라이언트 및 고객으로부터 대금을 수취하는 데 도움을 줄 정보들이니까요.
게다가 회계 부서나 회계 담당자가 계좌 관리를 지원하고 있어도, 다양한 유형의 인보이스와 관련 요구사항을 이해하고 있어야지만 비즈니스를 지속적으로 파악하고 잘 관리할 수 있습니다.
인보이스 발급과 관련해 사람들이 가장 많이 혼란을 겪는 부분 중 하나는 바로 인보이스(Invoice)와 견적송장(Proforma Invoice)의 차이점을 이해하는 것입니다. 모두 “인보이스”라 불리지만 실제로는 매우 다른 용도와 방식으로 사용되기 때문이죠.
이번 포스팅에서는 인보이스와 견적송장(Proforma)이 무엇인지, 그리고 이를 어떻게 사용해야 하는지에 대해 간략하게 알아보도록 하겠습니다.
법적 인보이스(legal invoice), 상업 인보이스(commercial invoice) 또는 최종 인보이스(final invoice)라고도 불리는 인보이스는 여러분이 제공하는 상품과 서비스에 대한 정보를 제공하고, 구매자가 지불해야 하는 금액을 알려주며, 지불을 요청하는 데 이용되는 회계 문서입니다. 그리고 이 인보이스에는 몇 가지 다른 유형이 있습니다.
프리랜서는 인보이스를 통해 클라이언트에게 지불을 요청합니다. 이커머스 셀러는 판매를 확인하는 데 사용하며, 여러 산업의 중소 기업들은 상업 인보이스를 통해 지불을 요청하거나 판매를 기록합니다.
인보이스는 반드시 다음의 정보들을 포함하고 있어야 합니다.
견적송장(proforma invoice), 가송장 또는 더미 인보이스는 구매자에게 여러분이 제공할 상품 및 서비스 목록과 예상 지불 금액을 알려줍니다. 견적송장은 사용 목적에 따라 여러 가지로 나뉩니다.
프리랜서는 견적송장을 제공할 서비스의 종류를 분명히 밝히는 데 사용합니다. 온라인 셀러는 공급업체로부터 견적송장을 요청해 가격을 비교하는 데 사용합니다. 그리고 중소 기업의 경영주는 일반적으로 클라이언트 및 고객이 구매 결정을 할 수 있도록 돕는 데 견적송장을 사용합니다.
견적송장에는 다음의 내용들이 포함되어 있어야 합니다.
인보이스와 견적송장은 여러 면에서 꽤 유사한 점이 많습니다. 특히, 모두 다음의 정보들을 공통되게 포함합니다.
이 둘을 가장 쉽게 이해할 수 있는 방법은 인보이스는 청구서의 한 유형이고 견적송장은 견적서의 한 유형임을 기억하는 것입니다. 그렇기 때문에 견적송장은 주문을 하기 전에 발송하고 인보이스는 주문 후에 보내는 것이죠.
인보이스의 목적은 판매를 확인하고 지불을 요청하기 위한 것이지만 견적송장의 목적은 특정 제품과 서비스를 제공할 것이라는 여러분의 약속을 보여주고 고객이 구매를 결정하도록 돕기 위한 것입니다.
또 다른 주요 차이점은 인보이스가 회계 서류라는 데 있습니다. 미수금과 미지급금이 기록되어 있으므로 나중에 참고할 수 있도록 잘 보관해야 합니다. 비즈니스가 회계 감사를 받는 경우, 조사를 위해 관련된 모든 인보이스를 제공해야 할 수도 있습니다. 견적송장은 공식적인 회계 서류가 아니기 때문에 비즈니스와 관련이 있더라도 견적송장으로는 VAT를 환급받을 수 없습니다.
상업 인보이스(commercial invoice)는 공식적으로 판매를 확인하는 방법으로 고객이 구매 주문서를 보내거나 클라이언트가 서비스를 이용하겠다는 의사를 밝히면 제공합니다. 인벤토리를 기록하는 방법으로 상품 배송 시에 함께 동봉하거나 따로 제공할 수 있습니다.
또한 인보이스는 상품과 서비스에 대한 지불을 수취하기에 가장 좋은 방법입니다. 그렇기 때문에 이커머스 벤더들은 상품을 발송한 후에 인보이스를 보냅니다. 프리랜서는 보통 일을 맡기로 한 후나 서비스를 제공한 후에 인보이스를 보냅니다.
클라이언트가 거래를 하기로 결정했다면 법적 인보이스를 기다리지 않고 견적송장을 받은 즉시 지불을 처리할 수도 있습니다. 하지만 그렇더라도 여러분은 회계 기록을 위해 법적 인보이스를 따로 발송해야 합니다. 그리고 인보이스는 견적송장 번호와 이미 지불한 총 금액을 포함해야 합니다.
누군가 가격, 어떤 종류의 제품 및 서비스 목록 혹은 견적송장을 요청할 때 사용합니다. 견적송장을 받으면 매매 계약서에 무엇이 포함되거나 포함되지 않는지 그리고 총 가격이 얼마인지를 확인할 수 있으므로 오해를 피할 수 있습니다.
견적송장을 요청하는 것은 잠재 고객이 여러분에게서 구매를 진지하게 고려 중이라는 것을 보여주고 반대로 이러한 상품과 서비스를 확실히 제공하겠다는 여러분의 약속을 고객에게 보여줄 수 있는 방법입니다. 또한 상대방에게 믿을 수 있는 견적을 제공하여 여러분으로부터 구매를 결정하는 데 도움을 줄 수도 있습니다.
더불어 다음의 경우에도 견적송장을 제공할 수 있습니다.
견적송장과 인보이스는 모두 고객과 커뮤니케이션을 하고 매출을 관리하고 지불 상태를 파악하는 데 도움을 줍니다. 올바른 인보이스 지원 및 통합 지불 솔루션을 이용하여 인보이스 관리를 간소화하고 비즈니스를 성장시키세요.
이번 포스팅으로 견적송장(Proforma invoice)과 인보이스(Invoice)의 차이점이 이해되셨다면, 이제 Payoneer를 통해 보다 간편히 글로벌 비즈니스를 시작해 보세요!