인보이스(Invoice)와 영수증(Receipt)의 차이점에 대하여

인보이스(Invoice)와 영수증(Receipt)은 비즈니스 경영주라면 반드시 친숙해져야 할 중요한 재무 서류들입니다. 비즈니스를 잘 관리하고 모든 회계 프로세스를 올바르게 처리하기 위해서는 이 서류들을 모두 사용해야 할 가능성이 높습니다. 따라서 인보이스와 영수증의 차이점을 이해하고 이를 적절히 사용해야 할 때를 아는 것이 중요합니다. 

인보이스란 무엇인가요?

인보이스는 비즈니스가 클라이언트에게 서비스에 대한 지불을 공식적으로 요청하기 위해 보내는 법적 서류로, 항목별로 정리된 판매 상품 또는 서비스와 추가 비용, 세금 그리고 할인을 포함한 총 지불 금액이 기재됩니다.

인보이스에 포함되어야 할 내용

인보이스는 종이나 전자 포맷, 어느 형식이로든 발행할 수 있지만 대부분의 비즈니스는 Free Invoice Builder와 같은 온라인 프로그램을 사용하여 전자 인보이스를 발행하는 것을 선호합니다. 이 방법은 종이 문서를 줄이고 프로세스를 간소화하며 조직을 유지하는 데 도움이 됩니다. 특히, 이미 비즈니스의 대부분을 온라인에서 수행하는 이커머스 비즈니스의 경우에는 더욱 그렇습니다. 

인보이스를 작성할 때는 다음의 세부정보를 포함해야 합니다.

• 고객의 상세 연락처
• 비즈니스 연락처
• 인보이스 발행일
• 지불 기한
• 아이템 또는 서비스에 관한 설명
• 인보이스에 지불해야 할 통화
• 지불해야 할 총 금액
• 인보이스 ID 또는 번호
• 항목별 서비스 목록
• 지불 조건
• 적용되는 세금 또는 관세

인보이스는 언제 사용되나요?

인보이스는 비즈니스 회계에서 사용되는 많은 서류 중 하나입니다. 프리랜서를 포함한 모든 비즈니스는 지불을 요청하기 위해 인보이스를 발행해야 합니다. 매번 작업을 완료한 후 고용주에게 지불을 요청하는 인보이스를 발행해야 하는 것이죠.

또한 온라인 셀러는 인보이스를 통해 고객에게 적시 지불을 요청하고 매출을 관리하며 수익을 기록합니다. 인보이스는 항상 전문성을 갖추고 판매한 상품 또는 제공된 서비스에 대한 상세정보를 제공하면서 명확하고 읽기 쉬운 폰트로 작성되어야 합니다.

인보이스의 유형

사용할 인보이스 유형은 서비스 비용을 청구하는 방식, 작업의 유형 그리고 산업에 따라 달라집니다. 여러분이 알아야 할 5가지 유형의 인보이스는 다음과 같습니다. 

1. 표준 인보이스(Standard invoice)

표준 인보이스는 가장 흔히 사용하는 유형으로 기본적인 정보들을 담고 있습니다.

2. 타임시트 인보이스(Timesheet invoice)

변호사, 심리상담사. 프리랜서 작가 등 시간 단위로 비용을 청구하는 비즈니스가 주로 사용하는 인보이스입니다. 타임시트 인보이스에는 시간 당 요율 그리고 근무 시간을 기록해야 합니다.

3. 최종 인보이스(Final invoice)

최종 인보이스는 장기 프로젝트에 대한 대금을 수취하기 위해 여러 단계에 걸쳐 제공됩니다. 프로젝트의 모든 단계와 완료한 서비스에 대한 리스트가 포함됩니다.

4. 임시 인보이스(Interim invoice)

임시 인보이스는 대규모 프로젝트의 대금을 수취하는 데 사용됩니다. 그러나 최종 인보이스와 달리, 임시 인보이스는 프로젝트 전반에 걸쳐 주기적으로 대금을 수취하기 위해 사용됩니다.

5. 만기 인보이스(Past due invoice)

대금이 제 때 지불되지 않을 경우, 비즈니스는 클라이언트에게 만기 인보이스를 발송합니다. 이자나 연체료가 포함될 수 있습니다.

인보이스 관리에 관한 모범 사례

1. 기록을 위해 모든 인보이스의 사본을 보관하세요.
2. 비즈니스 이메일 및 전화번호를 포함해 가능한 모든 연락 정보를 넣으세요. 그러면 클라이언트는 다양한 방법으로 여러분에게 손쉽게 연락을 취할 수 있습니다.
3. 인보이스 번호가 명확히 보이는지 확인하세요.
4. 모든 구매는 항목별로 정리되어야 하며 세금 또는 자재 비용과 같은 추가 비용을 포함한 총 금액이 표시돼야 합니다.
5. 시그니처 감사 인사를 넣고 클라이언트와 친분을 유지하세요.

영수증이란 무엇인가요?

인보이스는 지불을 요청하는 서류이지만 영수증은 거래가 완료된 이후 발행되는 서류입니다. 영수증은 오프라인 스토어와 온라인 셀러 모두가 사용하며 완료된 서비스, 구매한 아이템 및 수취한 대금에 대한 증빙 자료가 될 수 있습니다.

영수증은 비즈니스와 고객, 모두와 연관되어 있습니다. 영수증은 비즈니스에서 주문을 관리하고 지불을 확인하는 데 도움을 주며 고객이 서비스 또는 아이템에 대한 지불을 완료했다는 사실을 증명해 줍니다. 만약 구매에 문제가 있거나 불만이 있는 경우 고객은 영수증을 제시하고 반품 또는 환불을 요청할 수 있습니다.

영수증에 포함되어야 하는 내용

인보이스와 같이 영수증은 종이 또는 전자 형식으로 발행될 수 있습니다. 필요한 정보가 적기 때문에 인보이스보다 훨씬 덜 상세합니다. 그러나 어떤 형식을 선택하든지 간에 다음의 정보들이 포함되어야 합니다. 

• 비즈니스 정보
• 판매 날짜
• 판매된 서비스 또는 상품의 항목별 리스트
• 각 서비스 또는 상품의 가격
• 세금 또는 할인을 포함한 총 지불 금액
• 지불 방법
• 판매 조건
• 영수증 번호

영수증의 유형

판매 영수증에는 다양한 유형들이 존재합니다. 각 유형은 조금씩 다른 용도로 사용되지만 포함되어야 하는 필수 정보는 동일합니다.

1. 현금 영수증(Cash receipt)

현금 영수증은 고객이 서비스 또는 상품을 현금으로 구매했을 때 발행됩니다. 비즈니스는 회계를 위해 영수증 사본을 별도로 보관해야 합니다.

2. 경비 영수증(Expence receipt)

경비 영수증은 직원이 지출한 비용에 대한 증빙자료로 사용됩니다. 직원이 회사로부터 비즈니스와 관련해 지출한 경비를 환급받을 때 제출하게 됩니다.

3. 배송 영수증(Delivery receipt)

배송 영수증은 주문한 상품의 배송이 완료되면서 발행됩니다. 구매자는 상품을 수취할 때 배송 영수증에 서명을 해야 합니다.

4. 공식 영수증(Official receipt)

공식 영수증은 서비스 거래에만 제공됩니다.

영수증 관리에 관한 모범 사례

1. 대금을 수취하는 대로 영수증을 발송하세요.
2. 관련없는 정보는 생략하고 가능한 한 간략하게 영수증을  작성하세요.
3. 고객에게 영수증을 보내기 전에 내용에 오류가 없는 지 다시 한번 확인하세요.
4. 관련된 모든 거래 정보를 포함하세요.
5. 잘 보이는 곳에 비즈니스 명과 로고를 넣으세요.
6. 전자 결제 방법을 제공하고 회계 서류를 간소화하세요.

 

이번 포스팅으로 인보이스(Invoice)와 영수증(Receipt)의 차이점이 이해되셨다면, 이제 Payoneer를 통해 보다 간편히 글로벌 비즈니스를 시작해 보세요!

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