최종 견적서(Quote)와 인보이스(Invoice)의 차이점에 대하여

비즈니스를 운영하고 있다면 비즈니스란 단순히 상품이나 서비스를 판매하는 것이 아니고 운영에 문서 업무가 매우 중요한 영향을 미친다는 사실을 잘 알고 있을 것입니다. 이번 포스팅에서는 경영주가 반드시 알고 있어야 할  2가지 주요 회계 서류인 최종 견적서(Quote)와 인보이스(Invoice)에 대해 알아보도록 하겠습니다.

최종 견적서(Quote)란 무엇인가요?

기업은 클라이언트에게 서비스를 제공할 때, 작업을 완료하기에 앞서 작업 비용에 대한 견적을 제공해야 합니다. 견적서란 기본적으로 프로젝트를 시작하기 전에 작업에 드는 비용을 가늠할 수 있는 일종의 기록 문서입니다. 

서비스 비용을 가늠할 수 있는 서류이지만 일반적인 가격을 제공하는 예상 견적서(Estimate)와 달리, 최종 견적서(Quote)는 훨씬 더 상세한 내용을 담고 있습니다. 최종견적(Quote)을 제공한다는 것은 기업이 클라이언트를 만나 곧 진행할 프로젝트에 대해 논의하고 이에 대한 소요 시간과 필요한 항목들을 모두 결정했음을 의미합니다. 기업은 보통 이 정보를 기반으로 해당 작업에 필요한 특정 요구사항을 반영한 견적을 제공합니다. 

최종 견적서(Quote)는 언제 사용되나요?

예를 들어 디지털 마케팅 에이전시에서 웹사이트를 다시 제작하려 한다면 여러 프리랜서 웹 디자이너에게 작업에 관한 문의를 하겠죠. 그러면 각 프리랜서는 이 작업에 대한 세부사항을 기반으로 대략적인 비용과 소요시간, 그리고 자신만의 비전을 보여줄 견적서를 준비합니다. 그러면 에이전시는 제공받은 각 견적서를 바탕으로 누구를 고용할지 결정을 내립니다.

따라서 최종 견적서(Quote)는 항상 서면으로 제공돼야 하며, 가능한 한 세부적인 정보들을 모두 담고 있는 것이 좋습니다. 프로세스를 간소화하고 싶다면 무료 견적서 템플릿을 제공하는 온라인 서비스 제공업체를 이용해 보세요. 

최종 견적서(Quote)에 포함되어야 하는 내용들

모든 최종 견적서에는 반드시 다음과 같은 세부사항들이 포함되어 있어야 합니다. 

• 완료할 작업 항목 리스트
• 필요한 모든 재료의 비용
• 작업에 소요되는 예상 시간 및 기간
• 비즈니스 명과 로고와 같은 브랜딩 자산
• 비즈니스 및 클라이언트 연락처

최종 견적서(Quote)의 종류

견적과 관련하여 여러분이 알아야 할 2가지 주요 견적서 유형들이 있습니다. 바로 가격 견적서(Price quote)와 판매 견적서(Sales quote)입니다.

1. 가격 견적서(Price quote). 가격 견적서는 비즈니스와 클라이언트 간의 합의사항을 서술한 법적 서류입니다. 이 서류에는 당사자 간에 합의한 모든 상품과 서비스에 대한 세부정보와 예상 지불액이 상세히 기재되어 있습니다. 판매 과정 중에 견적서에 대해 상호 변경사항이 발생할 경우, 손쉽게 수정이 가능합니다.
2. 판매 견적서(Sales quote). 판매 견적서는 구매자가 서비스가 아닌, 상품을 구매할 때만 사용됩니다. 이 서류는 제품에 대한 상세정보와 가격 그리고 주문을 이행하는 데 드는 비용 등이 기재되어 있습니다.

인보이스(Invoice)란 무엇인가요?

최종 견적서(Quote)와 달리 인보이스(Invoice)는 작업을 완료한 후 클라이언트에게 제공됩니다. 인보이스는 서비스에 대한 지불을 공식적으로 요청하는 법적 서류로, 완료한 작업에 대한 재무 기록을 제공합니다. 그리고 기업과 클라이언트 모두가 세금 및 회계 목적으로 보관해야하는 서류입니다.

인보이스에 필요한 세부정보 & 요구사항

인보이스는 언제나 다음과 같은 정보를 포함해야 합니다.

• 고객의 연락처
• 만기일
• 기업의 연락처
• 인보이스 ID 또는 번호
• 인보이스 날짜
• 지불 조건 및 마감일
• 항목별 서비스
• 지급해야 할 금액
• 지불해야 하는 통화
• 원산지
• 적용되는 모든 세금 또는 관세

인보이스(Invoice)는 언제 사용되나요?

한 예로 자동차 보험을 판매하는 온라인 중소기업은 고객에게 지불을 요청하고 모든 거래내역을 관리하기 위해 인보이스를 발행합니다. 이 때, 온라인 인보이스 발행 서비스를 이용하면 온라인에서 인보이스를 작성하고 발송할 수 있으므로 효율성을 높이고 번거로운 서류 작업을 생략할 수 있습니다. 

인보이스의 유형

사용할 인보이스의 유형은 서비스 및 산업의 청구 방식에 따라 달라집니다. 다음은 여러분이 알아야 할 주요 인보이스 유형들입니다.

1. 표준 인보이스(Standard invoice). 표준 인보이스는 가장 흔히 볼 수 있는 인보이스 유형으로 기본적인 서비스에 사용됩니다. 이 인보이스에는 수취인의 이름, 날짜, 제공된 서비스, 비용, 지불 방법 및 인보이스 번호가 포함됩니다. 
2. 정기 인보이스(Recurring invoice). 정기 인보이스는 클라이언트와 지속적인 작업이 있는 비즈니스에서 활용할 수 있는 인보이스 유형입니다. 장기적인 프로젝트의 경우, 사전에 정기 인보이스를 발행하면 편리하게 지불을 수취할 수 있습니다.
3. 경비 보고서(Expence report). 직원이 비즈니스와 관련된 활동에 대한 지출을 상환받기 위해 고용주에게 제출하는 보고서입니다. 예를 들어, 출장 중인 직원이 경비 보고서를 통해 식비를 청구하면 기업은 해당 비용을 지불합니다.
   
4. 견적송장(Proforma invoice). 견적서(Quote)와 유사한 것으로, 기업이 서비스를 제공하기 전에 클라이언트에게 제공하는 인보이스입니다.  공식적인 명세서를 제공하고 이용할 서비스에 대해 동의했지만 수행 전인 프로젝트의 비용을 요청하는 데 사용됩니다. 예정된 지불이 없는 견적서와 달리, 견적 인보이스는 지불이 예정되어 있다는 점에서 차이가 있습니다.
5. 최종 인보이스(Final invoice). 최종 인보이스는 복합적인 요소의 대규모 프로젝트에 대한 지불을 수취하기 위해 사용됩니다. 이 인보이스는 프로젝트 전반에 걸쳐 클라이언트에게 제공된 모든 서비스와 비용이 기재됩니다.

최종 견적서(Quote) & 인보이스 준비를 위한 Tip과 모범 사례

서류 작업은 분명 즐거운 업무는 아니지만 비즈니스의 지불을 관리하고 세금을 적절히 납세하기 위해 반드시 필요한 업무입니다. 다음은 여러분이 클라이언트에게 최종 견적서 및 인보이스를 발행하는 데 도움이 될 몇 가지 Tip들입니다.

1. 여러분에 맞는 시스템을 찾으세요. 단일 시스템을 사용하여 비즈니스를 조직적으로 관리하세요. 온라인 소프트웨어를 사용해 견적서를 발행하면 펜과 종이로 인보이스를 작성할 필요가 없으므로 오류를 최소화하고 혼선을 줄이는 데 도움이 됩니다.
2. 동일한 템플릿을 사용하세요. 이 내용은 이전 사항과 밀접한 연관이 있습니다. 모든 견적서와 인보이스에 동일한 템플릿을 적용하세요. 여러분이 작성한 서류를 고객이 쉽게 식별할 수 있을 뿐만 아니라 클라이언트에게 전문성을 보여주고 브랜드 아이덴티티를 유지하는 데 도움이 됩니다.
3. 작업에 관한 명확하고 상세한 설명을 넣으세요. 인보이스와 최종 견적서는 모두 내용이 명확하게 보이도록 수행한 작업에 대한 간단한 설명을 2-3줄 포함시키는 것이 좋습니다.
4. 서류를 브랜드화하세요. 클라이언트에게 제출하는 모든 서류에 로고와 태그라인을 넣으세요. 그러면 어느 회사의 견적 또는 인보이스인지 찾을 필요가 없을 뿐만 아니라 자연스럽게 여러분의 회사가 눈에 들어오도록 할 수 있습니다.
   
5. 상세한 지불 조건을 넣으세요. 클라이언트가 중요한 서비스 비용에 대해 의문을 가지지 않도록 할 수 있습니다. 그리고 항상 적용되는 세금, 기한, 연체료 그리고 이용 가능한 지불 수단 등을 명시하는 것을 잊지 마세요.
6. 감사 인사를 넣으세요. 간단한 인사로 클라이언트와 개인적으로 긍정적인 친분을 쌓고 유지할 수 있습니다.  감사 인사는 작업 설명란이나 서류 속 적절하다고 생각되는 위치에 넣으세요.
7. 인보이스 지불 기간을 짧게 설정하세요. 14일 지불 정책을 시행하면 인보이스 지불이 지연되거나 미납되는 경우를 방지할 수 있습니다.
8. 디지털 툴을 사용하세요. 펜과 종이를 가지고 견적서 및 인보이스를 작성할 수도 있지만 온라인 소프트웨어를 활용하면 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 견적서 및 인보이스 작성부터 문서 기록까지, 온라인 툴을 이용하면 보다 쉽게 문서 작업을 처리할 수 있습니다.

FAQs

최종 견적서(Quote) 또는 인보이스를 길게 작성해야 하나요?

아니요, 반드시 그럴 필요는 없습니다. 필요한 정보를 충분히 담고 있다면 실제 길이는 중요하지 않습니다. 사실 비즈니스에서는 요점을 쉽게 파악할 수 있도록 가능한 한 간결하게 서류를 작성하는 것이 더 좋습니다. 클라이언트가 손쉽게 서류를 살펴볼 수 있도록 긴 문장이나 지나치게 많은 단어를 사용하는 것은 피하세요.

견적서에 추천인을 넣어도 되나요?

클라이언트에게 보여주고 싶은 추천인이 있다면 넣으셔도 됩니다. 그러면 클라이언트가 여러분의 경력을 확인하고 자격을 평가하는 데 도움을 줄 수 있을 것입니다. 추천인 내용을 넣으려면 견적 서류 상단에 “추천인”이라는 제목의 섹션을 명확히 만들고 추천인의 이름과 연락처 정보를 기재하세요.

인보이스에 프로젝트 당 소요된 작업 시간을 넣어야 하나요?

상황에 따라 다릅니다. 만약 시간 당 비용을 청구한다면 반드시 작업에 소요된 시간을 기입해야 합니다. 하지만 시간이 아닌, 완료된 서비스 당 비용을 청구한다면 반드시 시간을 넣을 필요는 없습니다.

실수로 인보이스를 잘못 발행했어요. 어떻게 수정해야 할까요?

인보이스를 제출한 후에 실수를 발견하더라도 당황할 필요는 없습니다. 인보이스를 직접 작성했다면 클라이언트에게 새 인보이스를 제출하고 이전 인보이스는 무효 처리하도록 요청하세요. 그리고 여러분이 보관하고 있는 원본 인보이스 사본도 무효 처리해야 합니다. 만약 전자 소프트웨어를 사용했다면 시스템에 인보이스를 무효 처리할 수 있는 옵션이 있을 것입니다. 그리고 인보이스를 다시 발행하고 새 인보이스를 제출하세요.

이번 포스팅으로 최종 견석서(Quote)와 인보이스(Invoice)의 차이점이 이해되셨다면, 이제 Payoneer를 통해 보다 간편히 글로벌 비즈니스를 시작해 보세요!

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