Nota do Editor: Este é um post convidado de Nathan Resnick, CEO da Sourcify.
Fluxo de caixa é vital para o sucesso e estabilidade de qualquer pequeno negócio. Apesar de transferências ACH e soluções bancárias alternativas estarem disponíveis para simplificar transações entre os pequenos negócios e seus clientes, muitas empresas têm dificuldades para receber no prazo certo.
Embora uma única cobrança atrasada não pareça grande coisa, problemas crônicos para receber no prazo podem tornar mais difícil para uma empresa cobrir as despesas operacionais e até levar ao fim do negócio.
Aliás, em uma pesquisa recente realizada pela vcita com mais de 3 mil donos de micro e pequenas empresas, 23,4% deles citaram o gerenciamento de fluxo de caixa e coleta de pagamentos como os maiores desafios enfrentados durante a pandemia — apenas uma fração de ponto percentual atrás da resposta mais presente: encontrar novos clientes.
Especialmente em tempos de incerteza, falar sobre problemas comuns que lhe impedem de receber no prazo pode trazer uma tranquilidade necessária e garantir que você tenha os recursos que precisa.
É muito comum que pequenos negócios enviem invoices com o aviso “o pagamento deve ser feito mediante recebimento”. Embora teoricamente pareça que isso vá motivar os clientes a enviar os pagamentos imediatamente, é muito comum que isso não aconteça.
Pense nas contas que a sua empresa paga todo mês, como cartão de crédito e conta de energia elétrica. Cada conta tem um prazo definido. Mesmo se a data for depois de várias semanas, estabelecer um prazo cria um senso de urgência que lhe motiva a enviar o pagamento o mais rápido possível.
Apenas adicionando um prazo aos seus invoices, você pode ajudar a reduzir a probabilidade dos seus clientes colocarem o seu pagamento no final da fila de outras contas que eles precisam pagar.
Embora adicionar um prazo seja suficiente para fazer os clientes começarem a pagar sem demoras, alguns continuarão a fazer pagamentos atrasados. Se não houver nenhuma consequência para esses pagamentos, os prazos nos seus invoices continuarão a ser ignorados.
Quando isso acontece, você precisa atualizar os termos dos seus contratos para que contenha consequências claras associadas a pagamentos atrasados. Para clientes especialmente problemáticos, talvez você precise considerar inclusive taxas adicionais para pagamentos atrasados. Deixe claro que se os pagamentos não forem recebidos após um certo número de comunicações da sua equipe, você enviará a cobrança para os credores.
Ao tornar claro o que acontece quando um cliente não paga de acordo com o contrato, você reduz drasticamente a probabilidade deles atrasarem os pagamentos.
O que o seu negócio faz após enviar um invoice é tão importante quanto a criação do invoice. Se você não tem um método para manter-se organizado, pode ser incrivelmente fácil para invoices não pagos escaparem do seu radar. E se você esquecer de enviar mensagens de acompanhamento para um invoice atrasado, o seu cliente tem uma desculpa legítima para ter esquecido de pagar.
Para evitar isso, o seu escritório deve desenvolver um sistema que mantenha todas as contas a receber organizadas. O status de cada invoice precisa ser acompanhado com atenção até que seja finalizado. Um quadro de atualizações automáticas fornecerá as informações necessárias para a sua equipe financeira enviar mensagens de acompanhamento ou tomar outras medidas, conforme necessário.
Muitos sistemas de pagamentos ajudam a simplificar esse processo permitindo que você configure notificações ou alertas para problemas como invoices atrasados. Alguns também permitem automatizar mensagens de lembrete de pagamento. Automatizando o máximo possível do seu sistema de acompanhamento, você vai reduzir a carga da sua equipe e o risco de erros manuais.
Os consumidores hoje têm muito mais formas de pagar do que antes. Independentemente se o seu negócio é voltado para empresas ou consumidores comuns, você deve buscar atender às suas diversas preferências de pagamentos. De transferências ACH a PayPal e cartões de crédito e criptomoedas, oferecer mais métodos de pagamento torna mais fácil para os seus clientes fazerem negócios com você.
Alguns clientes podem encontrar circunstâncias adversas pessoais que prejudicam a sua capacidade de fazer o pagamento total de um invoice dentro do prazo. Ao invés de não receber nada, o seu negócio pode se beneficiar de trabalhar com esses clientes para encontrar planos de pagamento alternativos. Isso pode incluir dividir um invoice em parcelas semanais ou mensais.
Uma comunicação proativa com os seus clientes te ajudará a encontrar uma solução que crie um cenário em que as duas partes sejam beneficiadas, para que todo mundo tenha mais capacidade para gerenciar o seu fluxo de caixa de forma apropriada. Um sistema de pagamentos rígido com opções limitadas pode impedir clientes em potencial de escolher trabalhar com você. Mais flexibilidade pode levar a maiores lucros.
Fluxo de caixa ruim é citado como o motivo principal de pequenas empresas fracassarem, contribuindo para até 82% das falências de startups. Embora os seus clientes pagando no prazo certo não seja a solução para todos os problemas de fluxo de caixa, isso ajuda muito a fazer com que o negócio não entre no vermelho. Usando essas dicas para melhorar o processamento de pagamentos e invoices, você estará em uma posição melhor para aproveitar a estabilidade financeira que você precisa.
Como a Payoneer pode te ajudar a receber no prazo:
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Nathan Resnick é CEO da Sourcify, a plataforma que cresce mais rápido para ajudar os negócios a manufaturar produtos na Ásia.