Искусство инвойсов: как подготовить эффективный счет

Oдна из главных трудностей, с которыми приходится сталкиваться фрилансерам, — это своевременная оплата их услуг. Иногда клиенты считают, что фриланс — это не бизнес, и поэтому относятся к счетам фрилансеров менее серьезно, чем к счетам обычных компаний. Поэтому, если вы фрилансер, вы просто обязаны установить четкие и понятные условия оплаты ваших услуг и оговаривать их с клиентами, чтобы они понимали, что вы относитесь к этому вопросу серьезно и хотите, чтобы ваши счета были оплачены в срок. Один из важных факторов здесь — это то, как выглядит инвойс, который вы отправляете клиенту.

Порсто документ Microsoft Word или Excel — это недостаточно 

Даже если так быстрее всего, инвойсы, созданные таким образом, не выглядят профессионально. Документ на основе специального шаблона Microsoft Word смотрится намного лучше, чем просто текстовый документ без форматирования. Кроме того, существует огромное количество бесплатных онлайн-инструментов, которые помогут вам создать профессионально выглядящий инвойс.

Бесплатный инструмент создания инвойсов,
который можно использовать для запросов платежей »

Вы также можете управлять доходами и расходами с помощью профессионального бухгалтерского ПО или ПО для выставления счетов. Такие сервисы, как Time Doctor, Paymo и Envoice, позволяют вашим клиентам оплачивать ваши услуги напрямую из отправленного вами инвойса, что делает процесс оплаты более простым для обеих сторон.

И не забудьте добавить в инвойс свой логотип и контактную информацию.

Установите собственные условия оплаты

Самый действенный способ сделать так, чтобы клиенты платили вовремя, — обговорить с ними, что для вас значит «вовремя». Оформите в письменном виде условия оплаты. Например, вы хотите, чтобы ваши услуги были оплачены в течение 10 рабочих дней со дня отправки инвойса. Укажите это в инвойсе, чтобы клиенты понимали, какой промежуток времени на оплату у них есть.
Однако стоит помнить, что крупные компании обычно оплачивают счета всех внештатных специалистов согласно собственному графику выплат, который вряд ли может быть изменен.

Отправляйте инвойсы по определенному графику. Например:

• 1-го и 15-го числа каждого месяца;
• до начала проекта;
• по окончании проекта.

Заранее сообщайте клиентам, когда вы будете присылать им инвойсы. Многие фрилансеры предпочитают получать небольшую часть оплаты до начала работы в качестве гарантии надежности клиента, особенно когда дело касается больших проектов.
Если вы работаете с клиентами напрямую, подумайте о подписании соглашения об оказании услуг до начала работы над проектом. Соглашение поможет защитить ваши права и права ваших клиентов, а также позволит избежать недоразумений и несвоевременной оплаты счетов.

Не стесняйтесь напомнить о себе

Более 70% фрилансеров как минимум однажды сталкивались с проблемами при получении оплаты от клиентов. Чтобы снизить шанс того, что ваш счет останется неоплаченным, напомните о нем клиенту примерно через неделю после его отправки. Возможно, кому-то это покажется слишком настойчивым — в таких ситуациях вы можете положиться на Payoneer. После отправки запроса платежа с помощью Payoneer платформа будет автоматически отправлять клиенту электронные письма с напоминанием через определенные промежутки времени (при необходимости эту функцию можно отключить). Так вы сможете избежать неловких ситуаций и будете уверены, что система напомнит вашим клиентам об оплате счетов за вас.

Отправить запрос платежа с автоматическими напоминаниями

Сделайте так, чтобы задерживать платежи было невыгодно

Иногда клиенты могут затягивать оплату ваших счетов, несмотря на все ваши старания. Если клиенты ознакомлены с вашими условиями оплаты, но все равно не оплачивают счета вовремя, возможно, вам следует принять следующие меры.

• Взимайте комиссию за просрочку. Если счет оплачивается после оговоренного срока, вы можете добавить к нему небольшую сумму (обычно несколько процентов от общей суммы), которую клиенту будет необходимо также заплатить вам. Но это условие должно быть оговорено заранее: в соглашении о выполнении проекта или на самом счете.
• Предложите скидку за досрочную оплату. Поощряйте клиентов за досрочную оплату. Вычтите несколько процентов из суммы оплаты, если клиент захочет оплатить счет сразу же или до назначенного срока.

Независимо от того, что вы выберете, сообщите эти дополнительные условия вашим клиентам заранее, чтобы у них было достаточно времени подстроиться.

Фрилансеры должны относиться к выставлению счетов своим клиентам так же серьезно, как если бы они были большими компаниями. Установите собственные условия оплаты, обсудите их с клиентами, и вы заметите, что получать оплату вовремя стало намного проще.

Получайте оплату от иностранных клиентов и бирж фриланса с Payoneer