Как улучшить свои навыки по написанию деловых электронных писем

Примечание редактора. Это гостевой пост Джеймса Дейли (James Daily), контент-менеджера в компании Flash Essay.

Деловая корреспонденция всегда была очень щекотливым вопросом. Автор должен сказать все необходимое профессионально, связно и понятно, при этом обращая внимание на мелкие детали.

Вот почему большинство деловых электронных писем пишутся с помощью тщательно проработанных шаблонов, соответствующих культуре и политикам конкретной компании. Джейсон Чейз (Jason Chase), консультант по связям с общественностью и контент-маркетингу в компании SupremeDissertations, формулирует это просто: «Неблагоприятное первое впечатление от вашего делового электронного письма, скорее всего, захлопнет перед вами дверь навсегда. Будьте очень внимательны с тем, что пишете».

Являетесь вы фрилансером или сотрудником компании, деловые электронные письма имеют огромное значение. Рассмотрим несколько советов и рекомендаций, которые помогут улучшить вашу деловую корреспонденцию.

Важность строки темы

Люди редко читают электронные письма, если строка темы выглядит неинтересной и не заслуживающей внимания. Если это письмо категории «бизнес-бизнес», то получатель прежде всего обратит внимание на его заголовок. Заголовок должен быть точным, понятным и по существу.

Неважно, что вы отправляете, — деловое предложение, предложение о сотрудничестве или просто брошюру. Важно то, что вы воспринимаете свой бренд и свои услуги серьезно и хотите того же от других.

Если вы не знаете, как правильно сформулировать тему письма в соответствии с культурой вашей компании, можете обратиться за профессиональной помощью в службу RatedByStudents. Всего за несколько кликов можно найти копирайтера, который сможет приспособиться к вашему стилю письма.

Простота и организация

Электронные деловые письма ничем не отличаются от бумажных. Каждая фраза, предложение и абзацный отступ имеют значение. Часто бывает полезно упорядочить мысли в локальном текстовом процессоре или в записной книжке, прежде чем начинать писать само письмо.

Это позволит вам объективно оценить написанное и исключить всю ненужную информацию. Используйте понятную терминологию и избегайте отраслевого жаргона и фраз, понятных только специалистам.

Если такая специальная терминология важна для вашего письма, включите в письмо небольшой словарик с объяснением каждого слова. Прежде чем отправлять письмо, можно обратиться в такую службу, как Readable.io, GetGoodGrade или HotEssayService, чтобы они помогли вам отформатировать его надлежащим образом. И наконец, если вам не хватает времени или опыта, вы можете отправить свои заметки профессиональному копирайтеру и попросить его написать письмо.

Объявление вашей должности

Большинство деловых электронных писем содержат нижний колонтитул с информацией об отправителе. Не полагайтесь на нижний колонтитул, так как часто он отрезается от окончательного текста сообщения и получатель письма остается в замешательстве.

Вместо этого укажите свою должность в компании и полное имя в первых строках письма. Если сразу придать письму профессиональный тон, вас воспримут серьезно, даже если вы не занимаете управленческую должность.

Это особенно важно, если вы работаете с международными клиентами, слабо владеющими деловым английским. В таком случае может быть лучше обратиться в такую службу, как IsAccurate, для перевода вашего письма на целевой язык профессиональным копирайтером. В конце концов, всегда лучше заранее принять все возможные меры, чем исправлять ошибки потом.

Создание нескольких шаблонов

Научившись писать письма и правильно обращаться к получателю, следует подумать о создании шаблонов электронных писем. У вас не всегда будет время составлять деловые письма с нуля, поэтому разделение их на категории может быть хорошей идеей. Разделить письма на категории можно по их цели (продажи, реклама и т. д.) или получателю (клиент, потребитель, компания).

Создание небольшой системы шаблонов с помощью таких инструментов, как Google Docs, Trello и им подобных, упростит для вас процесс написания. Вам не нужно будет заботиться о начальном форматировании, и вы сможете быстрее отправлять свою корреспонденцию. Если вам потребуется помощь в составлении качественных шаблонов писем, можно обратиться в компанию RewardedEssays для получения помощи от профессионального копирайтера.

Проверка, редактирование и форматирование

И наконец, самое важное в написании деловых писем — это их правильность с точки зрения грамматики. Нет ничего хуже, чем отправка электронного письма с простыми ошибками форматирования или орфографии.

Ваши клиенты и бизнес-партнеры могут не придать значения мелкой ошибке, но не позволяйте ошибкам накапливаться. Любые ошибки в ваших письмах снизят вашу репутацию для последующих контактов с этим же человеком.

В конце концов, вы хотите установить доверительные и профессиональные отношения с получателем, поэтому не заставляйте его исправлять ошибки за вас. Использование таких инструментов, как Grammarly и Hemmingway, — отличный способ обеспечить грамматическую правильность и должный формат ваших электронных писем.

Правильное написание писем по-прежнему имеет значение (заключение)

Важность правильного написания писем очевидна, как бы далеко технически ни продвинулась корпоративная индустрия. Хорошее деловое электронное письмо может открыть двери, которые вы никогда и не мечтали открыть. Вкладывайте средства в расширение и оттачивание навыков написания деловых писем и учитесь на письмах, которые попадают в ваш почтовый ящик.

Вы фрилансер? Легко получайте оплату с Payoneer!

Джеймс Дейли — профессиональный копирайтер и контент-менеджер в компании Flash Essay. Помимо работы, у него есть множество увлечений, среди которых астрономия, психология и кино. Вы можете связаться с Джеймсом через его личный блог Brainished.