Примечание редактора: это гостевой пост Егора Борушко, директора по СНГ, Тайм Доктор.
Конкурентная борьба, как и требования работодателей к навыкам сотрудников, ужесточаются с каждым годом. В связи с этим приходится больше времени тратить на решение рабочих задач, и уделять меньше внимания семье, любимому хобби, путешествиям. Также по-прежнему остро стоит проблема прокрастинации.
Поэтому на повестке дня все чаще возникает вопрос – как повысить продуктивность потраченного времени? Эта тенденция делает 2018 годом тайм-менеджмента.
Однако в каком направлении он будет развиваться? Какие методы и тактики управления временем найдут своих поклонников? На основе личного опыта и исследования рынка труда, наша команда Time Doctor составила свой прогноз на будущий год.
Один из главных трендов наступающего года – долгосрочное планирование. Естественно, в изменчивом современном мире нельзя досконально полагаться даже на самый проработанный план. Однако неотъемлемая часть (и на наш взгляд, самая важная) построения долгосрочного сценария развития событий – проработка целей.
Выстраивая приоритеты главных достижений, разработчик плана определяет промежуточные цели. Они являются конкретными шагами, которые позволяют достигнуть первостепенного замысла.
Чтобы спланировать свои действия в многомесячной перспективе, понадобится проработанный план. Придется рассчитывать бюджет, определять инструменты для достижения поставленных задач, комбинировать разные подходы управления временем.
Рассмотрим следующий пример:
Промежуточная цель при такой задаче будут выглядеть таким образом:
1 квартал 2018 – к концу марта набрать первые 3 кг мышечной массы; снизить уровень жира на 3%. Для реализации необходимо купить годовой абонемент в спортзал и бассейн в пешей доступности от дома, бюджет – 800$. На здоровое питание планируется выделять 200$/месяц.
При этом такая «тактическая» цель будет разбита на более мелкие подцели, расписанные понедельно и помесячно.
Работая, каждый из нас замечал периоды «подъема» и «пассивности». Первый характеризуется высокой производительностью работы, оптимальной концентрацией, креативностью. Второй – вялостью, усталостью, низкой продуктивностью и сомнительным качеством выполнения задач. Это вызвано биоритмами – циклически повторяющимися изменениями в характере и интенсивности биологических процессов.
К примеру, если на период «подъема» вы запланируете сложное задание, то выполните его качественно и в пределах дедлайнов. Если же такое задание отложить на период «пассивности», скорее всего дедлайн будет сорван.
Сказать «да» изучению личных биоритмов советуют многие профессиональные бодибилдеры. Существует даже методика тренировок, которая построена с учетом состояния биологических процессов. В соответствии с ней, спортсмен месяц изучает свои биоритмы – определяет периоды «подъема» и «пассивности» при занятии бодибилдингом. Далее разрабатывает график тренировок, в соответствии с которым на период «подъема» приходятся тяжелые базовые упражнения (в них задействуются самые большие группы мышц). В те дни, когда интенсивность внутренних процессов падает, атлет занимается малыми группами мышц (например, бицепсами или трицепсами).
Будущий год наверняка отметится увеличением количества адептов изучения биоритмов. Советуем присоединиться к ним – это действительно работает.
Чтобы качественно управлять персоналом, и строить успешное дело, прогрессивные предприниматели 2018-го научатся делегировать задачи.
Например, наша команда Time Doctor это 80 сотрудников, которые живут в 26 странах. Чтобы эффективно управлять такой большой удаленной командой, которая работает в разных часовых поясах, необходимо вовремя делегировать полномочия. Это позволит оптимизировать цикл выполнения задач и их проверки.
Также многие бизнесмены не задумываются над тем, что сотрудник обычно лучше разбирается в работе. Ежедневно он «набивает руку» в своем деле, в то время как руководитель занят менеджментом. Поэтому не стоит недооценивать подчиненных при делегировании им части полномочий. Даже если изначально они не справятся с поставленной задачей, со временем наверняка решат ее. Набираясь опыта, работник будет выполнять поставленное поручение лучше начальника, которому всегда не хватает времени.
Следует понимать, что делегирование несет преимущества, как для работодателя, так и для сотрудника. Работник повышает свои профессиональные навыки, благодаря чему растет его стоимость на рынке труда. Работодатель же получает свободное время для более важных дел и более крутого сотрудника.
Конечно, с делегированием важно не переборщить. Уход ключевого специалиста, которому поручали много задач, крайне негативно отразится на работе небольшой компании. Поэтому диверсифицируйте риски, и находите баланс между своей работой и ответственностью подчиненных.
Отслеживание рабочего времени намного проще организовать с тайм-трекерами и цифровыми органайзерами. Толчком к их использованию может быть прокрастинация, стремление контролировать сотрудников и желание увеличить свою продуктивность.
Множество областей применение и гибкость настройки – залог популярности приложений для улучшения эффективности тайм-менеджмента в 2018.
Рассмотрим популярный софт, который используют энтузиасты для управления своим временем. Например, каждый, кто пытался повысить продуктивность, натыкался на Trello. Эта программа позволяет создавать доски (проекты) и карточки (задания). Карточки размещаются на досках, и могут содержать картинки, чек-листы, файлы, установленные дедлайны. К тому же они удобно помечаются разными цветами, что помогает быстро определить характер задачи.
Также с помощью Trello над проектом могут работать несколько человек. Интеграция Slack обеспечивает быструю коммуникацию между коллегами. Это позволяет быстро организовывать мозговые штурмы, обсуждать и решать задачи.
Кстати, мы в Time Doctor тоже используем Trello. Наш отдел контент-маркетинга использует доски для генерирования идей, рассмотрения внешних площадок для размещения материала, обсуждения статей и распространенных ошибок.
Также мы не представляем себе жизнь без Slack. Это не только оптимальный мессенджер для связи внутри команды. Иногда с его помощью мы расслабляемся, и просто болтаем в корпоративной группе «chillzone». Конечно, все проведенное во флудилке время отслеживается с помощью нашего приложения, поэтому стараемся не пересиживать там.
Вообще, трата времени на связь иногда превышает допустимые границы, и во многом определяет продуктивность команды. Это зависит от приложений, через которые подчиненные переписываются.
Впрочем, наша программа учета рабочего времени совмещает все необходимые для эффективного тайм-менеджмента функции, а именно:
Также Time Doctor отслеживает время, проведенное на разных сайтах и программах (даже тех, которые созданы для обмана тайм-трекеров). Это позволяет проанализировать интересующий временной промежуток, и оптимизировать свою продуктивность в дальнейшем.
Для курьерских, логистических и туристических компаний создана адаптивная версия тайм-трекера. Функционал iOS- и Android-модификаций Time Doctor расширен для отслеживания перемещения через GPS. Это позволяет улучшить маршрут, и контролировать продуктивность сотрудника на выезде или в командировке.
В плане индивидуального тайм-менеджмента GPS-трекинг также здорово помогает. Он позволяет отследить личный маршрут, определить зря намотанные километры, высвободить больше времени и снизить затраты на транспорт.
Отдельно стоит отметить, что Time Doctor существенно повышает продуктивность работы финансистов. С его помощью определяется стоимость выполнения проекта клиента или зарплата подчиненного за отработанное время. Дальнейшие взаиморасчеты можно легко провести через Payoneer. Как это работает:
Чтобы интегрировать платежную платформу, кликаем по лого компании в левом верхнем углу, и нажимаем на кнопку «Настройки Payoneer».
Далее выбираем уже созданный аккаунт Payoneer, либо создаем новый. Следует также проверить, чтобы интеграция работала.
Для создания запроса на выплату, следует кликнуть по разделу «Платежи». Далее выбираем либо «Запрос на оплату от работодателя», либо «Запрос на оплату от клиента».
Следует заполнить все необходимые поля, а именно:
В следующем окне необходимо проверить введенные данные, и отправить деньги. Готово, труд сотрудников оплачен.
Стоит также добавить, что программы для тайм-менеджмента это не только тайм-трекеры. Вы можете работать со многими из них, пока они незаметно повышают производительность труда.
В новом 2018 году тайм-менеджмент из увлечения энтузиастов превратится в новую религию. Среди ее последователей найдется место, как бизнесмену с тысячами сотрудников, так и отдельному человеку, который хочет повысить продуктивность.
Это связано с тем, что информационная сфера жизни активно развивается. Повышаются требования к квалификации сотрудников и ужесточается конкурентная борьба. Особенно при небольших бюджетах, когда продуктивность труда играет решающую роль для достижения успеха.
В 2018 году под знаком тайм-менеджмента будут популярны такие направления: