Яка різниця між кошторисом та рахунком-фактурою (інвойсом)?

Коли справа доходить до бухгалтерського обліку та документообігу, малому бізнесу та фрілансерам доводиться багато за чим стежити. На щастя, таке  бізнес-програмне забезпечення, як Free Invoice Builder, допомагає оптимізувати цей процес і тримає усі ваші документи у порядку.

Кошториси та рахунки-фактури – це два важливі бізнес-документи, які вам потрібно знати досконало. Хоча між ними є певна схожість, вони існують для різних цілей.

Що таке кошторис?

Кошторис – це загальна ціна проєкту, яку компанія надає клієнту, щоб він мав уявлення про вартість послуги. Кошторис використовується на самому початку угоди  до того, як обидві сторони обговорять деталі проєкту.

Коли використовують кошторис?

Сторона, яка надає послугу, пропонує до розгляду кошторис перед підписанням контракту, щоб надати клієнту приблизне уявлення про суму, яку він може заплатити. Кошториси не призначені для визначення фіксованої вартості послуги.

Наприклад, компанія, яка наймає фрілансера для проведення SEO-аудиту свого веб-сайту, може запитати про ціни у кількох фрілансерів. Кожен  підприємець  надає кошторис, який базується на вартості подібних послуг, які він виконував раніше, а також орієнтується на ціни на ринку загалом. На цьому етапі угоди фрілансери не знають  деталей роботи, але натомість мають загальне уявлення про обсяг і специфіку роботи. Тому кінцева вартість роботи може відрізнятися від початкового кошторису.

Яка інформація міститься в кошторисі?

У ваш кошторис слід включити такі складові:

• Опис роботи;
• Прогнозований графік виконання;
• Ціни  на окремі  позиції та загальну вартість проєкту;
• Терміни оплати;
• Логотип і контактна інформація вашої компанії.

Види кошторисів

Існує чотири основні типи цього документу:

1. Попередній кошторис

Це найпростіший тип кошторису, який дає лише загальне уявлення про те, скільки коштуватиме проєкт. Він надається клієнту на початку угоди, коли доступна лише обмежена інформація.

2. Детальний кошторис

Якщо постачальнику послуг надано більш детальний опис проєкту, він може надати більш детальний кошторис вартості.

3. Кількісний кошторис

Він використовується для робіт, які потребують фізичних матеріалів. Вони містять інформацію про всі матеріали, необхідні для виконання проєкту.

4. Кошторис пропозиції

Що таке рахунок-фактура?

Рахунок-фактура, інвойс, або накладна — це юридичний документ, який виконавець надсилає клієнту як офіційний запит на оплату послуги. Рахунки-фактури забезпечують фінансовий запис після завершення роботи та необхідні  для оподаткування та бухгалтерського обліку.

Які реквізити має містити  рахунок-фактура

Рахунки-фактури більш детальні, ніж кошториси, і можуть бути створені за допомогою безкоштовного конструктора рахунків-фактур. Вони мають містити таку інформацію:

• Контактна інформація замовника;
• Термін виконання роботи і сума до сплати;
• Ділова контактна інформація;
• Номер рахунку-фактури або ID;
• Дата рахунку-фактури;
• Термін оплати;
• Повний перелік послуг;
• Валюта, у якій має бути сплачено рахунок-фактуру;
• Якщо ви працюєте на погодинній основі, треба вказати загальну кількість відпрацьованих годин;
• Місце народження;
• Усі податки, які мають бути сплачені.

Коли використовуються рахунки-фактури?

Будь-яке підприємство чи підприємець, які очікують  оплату від клієнта, повинні надати рахунок-фактуру. Наприклад, веб-дизайнер фрілансер повинен виставляти рахунок кожному клієнту, для якого він створює новий веб-сайт, щоб відслідковувати транзакції та отримувати платежі.

Хоча виставлення рахунків може здатися складним, онлайн-програмне забезпечення дозволяє компаніям надсилати та зберігати рахунки-фактури онлайн, підвищуючи ефективність і усуваючи потребу в паперових документах.

Види рахунків-фактур

Існує п’ять основних типів рахунків-фактур/накладних, які вам слід знати:

1. Стандартна накладна

Це найпоширеніший тип рахунка-фактури, який повинен містити всі основні відомості, описані вище.

2. Комерційна накладна

Комерційні рахунки-фактури використовуються для товарів, що продаються за кордоном, і потрібні для визначення митних зборів. Окрім основних даних, комерційні рахунки-фактури повинні містити загальну вартість продукту, опис, сторони, залучені до продажу, країну походження та призначення, а також вагу.

3. Остаточний рахунок

Остаточні рахунки-фактури використовуються для збору платежів за великі проєкти, які мають довший термін і кілька компонентів.

4. Поточний рахунок-фактура

Поточні рахунки-фактури також використовуються для отримання платежів за довгострокові багатоетапні проєкти. Однак проміжне виставлення рахунків означає, що компанія отримуватиме оплату за кожен завершений етап протягом усього проєкту, а не одну виплату в кінці.

5. Періодичний рахунок-фактура

Періодичні рахунки-фактури схожі на проміжні, але передбачають  планування  повторюваних рахунків-фактур для поточної роботи та окремих етапів проєкту .

Поради та рекомендації щодо надання кошторисів і рахунків-фактур 

1. Упростіть все максимально: знайдіть схему, яка працює, і дотримуйтесь її. Скористайтеся перевагами зручної онлайн-платформи, щоб скористатися шаблонами та виконати всю паперову роботу. Зосередження  всієї інформації в одному місці зменшує ризик помилок. Крім того, уся інформація, яку ви додаєте до своїх документів, буде  упорядкованою,  логічною та легкою для сприйняття. І це дозволить уникнути плутанини.
2. Персоналізуйте свої рахунки-фактури. Це не тільки допоможе визначити, які документи належать саме вам, але й створить більш особистий зв’язок із клієнтами. Подякуйте їм за бізнес і навіть використовуйте ім’я людини, з якою ви працювали над проєктом.
3. Використовуйте кошториси та рахунки-фактури для посилення впізнаваності  бренду. Будь-який аспект вашого бізнесу повинен сприяти покращенню вашого бренду. Для цього обов’язково додайте свій логотип на кошториси та рахунки-фактури, щоб відрізняти їх від інших.
4. Переконайтеся, що опис вашої роботи є зрозумілим. Додайте короткий, але ґрунтовний опис вашої роботи, щоб було зрозуміло, за що саме платить клієнт.