Як удосконалити навички написання ділових електронних листів
Примітка редактора. Це гостьова публікація Джеймса Дейлі (James Daily), контент-менеджера у Flash Essay
Написання ділової кореспонденції завжди було важливим питанням. Автору листа потрібно викласти всю необхідну інформацію в професійний, логічний та зрозумілий спосіб, приділяючи при цьому увагу дрібним деталям.
Саме тому більшість ділових листів пишуться за допомогою шаблонів, ретельно розроблених для кожної окремої компанії з урахуванням її принципів і підходів до роботи. Джейсон Чейз, консультант зі зв’язків із громадськістю та контент-маркетингу, який співпрацює із SupremeDissertations , зазначає: «Якщо перше враження від вашого ділового листа буде невдалим, двері можливостей для вас, скоріше за все, залишаться зачиненими назавжди, тому потрібно зважувати кожне слово».
Ділове листування має велике значення як для штатного спеціаліста з продажів, так і для фрілансера. З огляду на це, подивімося на кілька порад і рекомендацій, які можуть удосконалити ваші навички написання електронних листів.
Рядок теми має значення
Рідко хто читає електронні листи з третьосортним і нецікавим рядком теми. Перше, що B2B-одержувач вашого електронного листа побачить, буде заголовок повідомлення. Повідомляйте в стислій і зрозумілій формі, про що йдеться у вашому листі.
І не має особливого значення, чи буде це бізнес-пропозиція, лист про партнерство або просто брошура. Важливо показати, що ви серйозно ставитеся до свого бренду та послуг, аби інші наслідували ваш приклад.
Якщо ви не знаєте, як створити ефективні теми для своєї сфери бізнесу, можна звернутися по професійну допомогу до сервісу RatedByStudents. Знайти копірайтера, який володіє потрібним вам стилем, можна за кілька швидких і нескладних кроків.
Простота та організація
Ділові електронні листи не відрізняються від тих, що писали на папері в минулому. Кожна фраза, речення та параграф мають більше значення, ніж ви гадаєте. Рекомендуємо впорядкувати свої думки в текстовому редакторі або на папері, перш ніж приступати до написання електронного листа.
Це дозволить вам об’єктивно поглянути на написане та прибрати все зайве ще на ранній стадії. Використовуйте недвозначну та зрозумілу термінологію, уникаючи галузевого жаргону та фраз, які можуть зрозуміти лише фахівці.
Якщо ваші ділові електронні листи спираються на певні умовні позначення, додайте невеличке пояснення для кожного терміна. Перш ніж надіслати лист, його можна відформатувати за допомогою спеціалізованих сервісів, зокрема Readable.io, GetGoodGrade або HotEssayService. Урешті-решт, якщо вам бракує часу або досвіду, можна звернутися до професійного копірайтера, який складе електронний лист на основі ваших нотаток.
Повідомте свою посаду
Більшість ділових електронних листів містять нижні колонтитули з інформацією про відправника. Утім, не слід покладатися на нижній колонтитул, оскільки часто він відрізається від основної частини листа, та одержувач, отримавши ваше повідомлення, буде збентежений.
Повідомте свою роль у компанії, ім’я та прізвище в перших рядках основної частини електронного листа. Професійний тон від самого початку змусить сприймати вас серйозно, навіть якщо ви не працюєте на керівній посаді.
Це особливо важливо, якщо ви працюєте з міжнародними клієнтами, які не звикли до ділової лексики вашою мовою. У такому разі розумним буде скористатися сервісом на кшталт IsAccurate та замовити професійний переклад ділового листа потрібною мовою. Урешті-решт, завжди краще вжити всіх можливих запобіжних заходів, ніж виправляти помилки згодом.
Створіть кілька шаблонів
Коли наб’єте руку на написанні електронних листів та знайдете ефективний підхід до одержувачів, варто замислитися над створенням шаблонів для повідомлень. У вас не завжди буде час, щоб писати ділові листи з нуля, тому класифікація ділової кореспонденції може бути хорошою ідеєю. Електронну кореспонденцію можна категоризувати за цілю (продажі, акції тощо) або одержувачем (клієнти, покупці, компанії).
Створивши невелику систему шаблонів за допомогою Google Документів, Trello або подібних інструментів, можна оптимізувати процес створення кореспонденції та спростити її розсилку, не турбуючись про початкове форматування. Якщо вам потрібна допомога у створенні грамотних шаблонів для повідомлень, можна звернутися до професійного копірайтера на RewardedEssays.
Перевірка, редагування, форматування
Насамкінець, найважливішим аспектом у написанні бізнес-кореспонденції є граматична правильність. Немає нічого гіршого за надсилання електронного листа з банальними помилками у форматуванні або орфографії.
Ваші клієнти та B2B-партнери можуть не помітити дрібну помилку в тексті, але не дозволяйте їм накопичуватися. Коли наступного разу ви напишете тій самій особі, ваша репутація вже буде підмочена через помилки в попередньому листі.
Зрештою, якщо бажаєте налагодити довірчі та професійні відносини з одержувачами, не змушуйте їх виправляти свої помилки в правописі. Використання спеціалізованих інструментів, зокрема Grammarly або Hemmingway, допоможе забезпечити граматичну правильність ваших листів і належне форматування.
Висновок: письмо завжди важливе
Неважко побачити важливість письма навіть попри всі технологічні досягнення корпоративної індустрії. Хороший діловий електронний лист здатен відчинити майже будь-які двері. Розвивайте та вдосконалюйте свої навички ділового письма, вивчаючи електронні листи, які постійно надходять до вашої поштової скриньки.
Ви фрілансер? Легко отримуйте оплату через Payoneer!
Джеймс Дейлі — професійний копірайтер і контент-менеджер у Flash Essay. Вільний від роботи час він присвячує своїм численним хобі, зокрема астрономії, психології та кінематографії. Ви завжди можете зв’язатися з ним через його особистий блог Brainished.