Примітка редактора. Це гостьова публікація Павла Обода, генерального директора Sloboda Studio — успішної української компанії з веб-розробки. Павло ділиться своїми міркуваннями, що необхідно враховувати іноземному клієнту, наймаючи українську аутсорсингову компанію.
Значення спілкування важко переоцінити. Найкращий спосіб розпочати новий проект — перед його запуском провести особисту нараду з клієнтом, хоча робота із закордонними клієнтами не завжди передбачає таку можливість. Дуже важливо, щоб відстань не стала на заваді щоденному спілкуванню, тому ми заохочуємо клієнтів комунікувати якомога частіше за допомогою різноманітних сервісів обміну миттєвими повідомленнями (як-от Skype або Slack), відеоконференцій (цей спосіб зв’язку відмінно підходить для проведення щоденних оперативних зустрічей), електронних листів, телефонних дзвінків тощо.
Кілька місяців тому ми розпочали проект зі шведською фріланс-платформою для копірайтерів із головним офісом у Стокгольмі. Для проведення організаційної наради в офісі клієнта ми відрядили команду з 8 наших спеціалістів. Це надало можливість нашим колективам познайомитись ближче та обговорити головні цілі проекту, узгодити основні інструменти розробки застосунку й обміркувати різні підходи до виконання проекту. Під час цієї зустрічі були підняті дуже важливі питання. Наприклад, наші внутрішні стандарти програмування були вимогливішими, ніж стандарти клієнта. На цій початковій нараді ми отримали можливість висвітлити наш порядок роботи й узгодити подальші дії. Коли відстань не є нездоланою, ми намагаємось відряджати своїх спеціалістів для особистої зустрічі з клієнтом, але також маємо успішний досвід взаємодії з клієнтами виключно за рахунок віртуальних засобів зв’язку.
ПОРАДА. Проведіть ґрунтовну організаційну нараду для узгодження очікувань, обміну цілями та започаткування ефективного підходу до підтримання контактів. Використовуйте всі доступні вам засоби зв’язку та спілкуйтесь якомога частіше з командою, яка працює над вашим проектом.
Наша команда в офісі клієнта у Швеції
Спілкування є першим кроком до успішної співпраці із закордонною компанією-підрядником, але виведення спілкування на особистий рівень дозволить досягти ще кращої взаємодії. Якщо мені запропонували б вибрати один фактор досягнення успіху, за яким надзвичайно успішні проекти відрізняються від решти, я би назвав уміння клієнта інтегрувати віддалений колектив у робочі процеси своєї компанії. Відмінна інтеграція віддаленого колективу складається з двох частин: 1) намагання познайомитись ближче з членами віддаленого колективу та 2) донесення до них бачення та цілей вашої компанії, аби вони відчували себе причетними до чогось масштабного.
Знайомтеся ближче з членами віддаленої команди, цікавтесь їхніми життєвими історіями, захопленнями, звичками — одним словом, ставтесь до них так само, як до штатних працівників. Таке ставлення здатне творити дива. Тримайте віддалений колектив у курсі подій, що стосуються зростання вашої компанії. Врешті решт люди починають перейматися баченням і цілями вашої компанії, незалежно від місця їхнього перебування.
Вибудовуйте взаємовідносини з віддаленим колективом і керівництвом компанії, навіть якщо вам не доводиться взаємодіяти з керівництвом кожного дня. Розглядайте такі ділові стосунки як тривале партнерство. Надавайте зворотній зв’язок (повідомляйте, що працює добре, а що можна покращити) і позиціонуйте себе як партнера, а не стратегічно важливого клієнта. Публікуйте огляди та рекомендації на різних платформах. Такі, на перший погляд, дрібниці допоможуть вам отримати максимальну віддачу від сторонньої ІТ-компанії, яка працює над вашим проектом.
ПОРАДА. Подарунки мають ВЕЛИЧЕЗНЕ значення! Презенти у вигляді брендової атрибутики (акційних товарів) вашої компанії можуть справити позитивне враження на членів віддаленої команди. По-перше, це відмінний спосіб продемонструвати вашу вдячність і викликати більш глибоке відчуття приналежності. По-друге, це відмінний спосіб нагадати їм про ваш бренд і створити позитивну асоціацію з вашою компанією.
Наші розробники під час відвідування офісів Applift, одного з наших клієнтів із Німеччини
Інтеграція колективу віддаленої команди може простиратись ще далі. Один із наших клієнтів із Великобританії запропонував частку акцій своєму віддаленому колективу (розробникам і керівництву), тим самим посиливши відчуття спільної власності над продуктом. Клієнт із Росії надіслав змістовний подарунок на Новий рік у вигляді шампанського та цукерок. Незалежно від розміру жесту, покликаного продемонструвати вдячність і заохочувати причетність, такі вчинки мають важливе значення для побудування відносин із колективом.
Отже ми з’ясували, що спілкування має ключове значення, донесення бачення та цілей вашої компанії справляє надзвичайне враження, а невеликі жести подяки можуть творити дива. Зараз же поговоримо про помилку, якої припускаються деякі компанії, обтяжуючи команду надмірною кількістю зайвої інформації в намаганні стимулювати й мотивувати її. Донесення бачення та цілей вашої компанії до команди є важливим, але не менш важливо, аби ваше спілкування було зосереджено на найбільш важливих речах. Надання занадто великої кількості подробиць може мати протилежний ефект. Чітко доносьте свою думку, розповідайте команді, як само вона може допомогти реалізувати ваше бачення.
Пам’ятайте про те, що в сторонній ІТ-компанії, яку було залучено для роботи над вашим проектом, працюють «технарі», які не тямлять у вашому бізнесі. Аби викликати в них зацікавленість і бажання глибше вникати в суть речей, потрібно розмовляти з ними їхньою мовою та розповідати про те, як їхній внесок впливає на ваш бізнес зокрема та вашу галузь у цілому (наприклад, як їхня робота впливає на кінцевого користувача). Діліться загальним баченням, але при цьому не забувайте загострювати увагу на конкретних завданнях, виконуючи які проектна команда вноситиме вклад у кінцевий результат.
ПОРАДА. Донесення бачення вашої компанії або продукту є важливим, але не обмежуйтесь цим і поясніть команді її завдання, які матимуть безпосередній вплив на реалізацію загального бачення. Саме клієнт відповідає за надання чітких інструкцій та зворотного зв’язку, аби члени віддаленої команди поділяли бізнес-цілі компанії клієнта. У такому випадку вони відчуватимуть себе не просто виконавцями завдань, а тими, хто своєю роботою безпосередньо впливає на успіх вашого бізнесу. У свою чергу це підвищить мотивацію та відданість.
Географічна мапа клієнтів на стіні в нашому офісі
Пам’ятайте про те, що не всі члени віддаленої команди володіють однаковими навичками або описом завдання. У багатьох випадках ми призначаємо більш досвідченого розробника на роль керівника проекту. Член команди на цій посаді є основною контактною особою клієнта, яка відповідає за дотримання термінів виконання проекту та отримує інформацію, що впливає на графік розгортання проекту. Підтримання постійного зв’язку з керівником проекту допомагає йому приймати правильні управлінські рішення з урахуванням змін і відхилень, які впливають на ваш бізнес.
Один із наших норвезьких клієнтів підтримує відмінний зв’язок із призначеним менеджером проекту, повідомляючи йому всі важливі новини, пов’язані з його бізнесом. Тримаючи менеджера проектів у курсі справ, клієнт тим самим надає йому можливість оперативно розподіляти трудові ресурси та забезпечувати динамічність і гнучкість робочого процесу. Періодично клієнт надсилає результати діяльності компанії та огляд ринку для всієї команди, доповнені історіями «з місць подій».
ПОРАДА. Призначте спеціалізованого менеджера проекту, який зможе регулярно отримувати більше деталей, пов’язаних із вашим бізнесом, і вносити відповідні корективи в роботу команди. Час від часу діліться загальною картиною з цілою командою, але деталі повідомляйте лише призначеній контактній особі, аби вона мала можливість делегувати повноваження відповідним чином.
Українські розробники приділяють велику увагу технологічному аспекту. Як правило, вони переймаються тим, щоб створити бездоганний з технічної точки зору продукт, при цьому забуваючи про початкову мету продукту з мінімальним функціоналом. (Пам’ятайте про те, що ваше завдання як клієнта полягає в тому, щоб чітко донести цей зв’язок до виконавця!) Ця проблема є притаманною для будь-якої групи розробників, але тим не менш про неї слід нагадати.
На заваді можуть ставати мовні перешкоди. Хоча більшість українців добре володіє англійською, незнання деяких граматичних аспектів може впливати на тон повідомлення, внаслідок чого воно може здатись грубим або різким. Наприклад, український розробник може сказати: «You must give us a more detailed task» («Ви повинні дати нам детальніше завдання») замість «It would be great to receive a bit more detail on this» («Було б чудово отримати більше подробиць щодо цього завдання»). Людині, для якої англійська мова не є рідною, використання дієслівної конструкції must give us (повинні дати нам) замість would be great to receive (було би чудово отримати) може здатись несуттєвим. Тому важливо пам’ятати, що, навіть якщо вибрана фраза звучить грубувато, співрозмовник не мав це на меті. Українці шанують ввічливість і хороші манери, тому можна сміливо допускати, що, якщо якась фраза здається грубою, це свідчить про необізнаність у деяких мовних нюансах, а не про низький культурний рівень.
Культурні відмінності також іноді призводять до різного підходу до вирішення проблем. У нашій культурі є абсолютно прийнятним питати в людей їхньої думки. Утім, якщо не спитати, вони будуть соромитись висловити її. Тому, якщо бажаєте дізнатись про причини того чи іншого рішення, ставте питання без жодних вагань.
Розробку відмінних продуктів можна порівняти з подорожжю. Співпраця з іноземними сторонніми підрядниками приносить багато викликів, але й не менше можливостей. Найбільшу ефективність такій співпраці забезпечують відмінно налагоджене спілкування, зрозумілі та чіткі інструкції, а також довіра та взаєморозуміння. Бажаю успіхів у роботі з віддаленими ІТ-командами!