Chấm dứt hợp tác với khách hàng không phải là chuyện dễ dàng, nhưng với 6 tips này, mọi thứ sẽ trở nên đơn giản hơn cho các Freelancer
Các khách hàng hay gây rắc rối: Đúng, chúng ta đều mong muốn tất cả các khách hàng đều tử tế và dễ tính như nhau, nhưng đó là điều hiếm khi xảy ra. Làm việc với những khách hàng hay gây rắc rối có thể làm bạn bị stress và phải tiêu tốn nhiều năng lượng hơn mức cần thiết để duy trì và kiểm soát mối quan hệ, thậm chí còn làm cho bạn bỏ lỡ cơ hội có thêm thu nhập ở nơi khác. Hãy tham khảo hướng dẫn “chia tay êm ái” với dạng khách hàng này ở dưới đây.
Thứ nhất, khi nào bạn cần kết thúc mối quan hệ?
Mỗi freelancer đều có– lúc này hay lúc khác – ý nghĩ về những gì nên và không nên được chấp chận trong mối quan hệ với khách hàng. Cuối cùng, bạn muốn kiếm tiền, vì vậy bạn có thể cảm thấy bạn cần phải cố gắng chịu đựng với một số tình huống nhất định. Tuy nhiên, trong dài hạn, nếu việc duy trì một mối quan hệ khách hàng mang đến nhiều điều tiêu cực hơn so với những lợi ích, đã đến lúc xem xét chấm dứt mối quan hệ đó. Giới hạn đỏ cho mối quan hệ này xảy ra khi:
Họ đang tạo nhiều việc phát sinh cho bạn: Có lẽ bạn đã gửi họ báo giá cụ thể tại thời điểm bắt đầu một dự án đối với một phạm vi công việc cụ thể, nhưng kể từ đó, khách hàng thường xuyên bổ sung thêm khối lượng công việc mà không sẵn sàng trả thêm tiền cho những việc phát sinh đó. Nếu bạn cho rằng không thể giải quyết tình trạng này, bạn có thể xem xét đến việc chấm dứt cộng tác với họ và tiếp tục tìm kiếm dự án mới phù hợp hơn.
Họ nói quá nhiều làm lãng phí thời gian của bạn: Khi bạn bắt đầu hợp tác với một khách hàng, bạn không muốn làm mất lòng bằng cách đề nghị họ gọi cho bạn ít hơn, nhưng bạn có thể thông báo cho họ biết rằng trong gói dự án cụ thể nào đó, ví dụ, bạn đã bao gồm gói 15 phút gọi điện mỗi tháng, và sau đó, bạn sẽ tính phí theo giờ cho họ. Nếu họ tảng lờ gợi ý đó, hãy nhấn mạnh cho họ biết một lần nữa nhằm tránh lãng phí thời gian của bạn về sau này.
Họ liên tục phàn nàn về mức giá của bạn: Mọi người đều muốn tiết kiệm tiền, và đó là điều bình thường. Nhưng công việc của bạn có một giá trị nhất định, và nếu như khách hàng đã không cho rằng công việc của bạn xứng đáng với mức giá mà bạn đưa ra, họ đáng lẽ không nên ký hợp đồng với bạn ngay từ lúc đầu. Hãy nhắc nhở họ rằng họ nhận được kết quả xứng đáng với chi phí đã bỏ ra, và nếu ngân sách là một mối bận tâm chính, có lẽ đã đến lúc họ tìm đến nhà cung cấp dịch vụ khác.
Họ liên tục chậm trễ trong việc thanh toán các hóa đơn: Bạn đang vận hành một doanh nghiệp nhỏ, và bạn cần nhận thanh toán đúng hạn để có thể tự trang trải các chi phí vận hành của mình. Tất nhiên, một khách hàng thỉnh thoảng có thể chậm trễ trong việc thanh toán cho bạn, nhưng nếu nó trở thành một thói quen, bạn cần phải hành động. Nếu bạn đã cho khách hàng biết rõ chính sách thanh toán của mình, đây là lúc để thực thi điều khoản phạt thanh toán quá hạn. Các thanh toán quá hạn sẽ bị tính một khoản phí bổ sung. Nếu nó không phát huy tác dụng, hãy thu thập tất cả những gì bạn có thể và cắt đứt mối quan hệ. Trong trường hợp bạn nghĩ rằng khách hàng của bạn thanh toán chậm đơn giản là do bị phân tâm bởi quá nhiều chuyện khác, hệ thống nhắc nhở thanh toán tự động của Payoneer sẽ giúp họ cập nhật và theo dõi các khoản thanh toán đến hạn.
Bạn liên tục trong tình trạng căng thẳng: Bên cạnh những hành vi cụ thể của khách hàng, hãy nhìn vào những hành vi của chính bản thân bạn. Bạn có nổi da gáy mỗi khi nhìn thấy số điện thoại của khách hàng hiển thị trên màn hình điện thoại không? Bạn có lo sợ mỗi khi mở email của họ? Bạn có thường xuyên phàn nàn với gia đình và bạn bè không? Đây có thể là một dấu hiệu cho thấy mối quan hệ cộng tác này không còn phù hợp với bạn nữa.
Các tips để chấm dứt mối quan hệ kinh doanh
Ngay khi bạn chắc chắn muốn kết thúc mối quan hệ vì lợi ích của chính bản thân mình, bước đầu tiên bạn nên làm là thảo luận vấn đề. Nếu bạn có thể, hãy giải quyết nó, càng nhiều càng tốt. Khách hàng có thể thậm chí không nhận thức được rằng họ đang chất đống những dự án bạn đang muốn họ thanh toán, hoặc đang nói quá nhiều đến phát chán. Nếu bạn có thể khắc phục nó thông qua việc nói chuyện với khách hàng, đó là điều tuyệt vời. Nếu không thể, hãy sử dụng các tips này để kết thúc mối quan hệ.
- Không bao giờ kết thúc một mối quan hệ trong lúc tức giận: Đúng, bạn đang nản lòng. Nhưng bạn không thể để khách hàng thấy điều đó. Bạn nên kết thúc một mối quan hệ theo một cách chuyên nghiệp và điềm đạm. Vì vậy, nếu hôm nay bạn đang bốc hỏa, hãy bình tĩnh lại và đợi cho đến ngày mai khi bạn đã hạ hỏa và có suy nghĩ thấu đáo trong mọi lời nói. Bạn cũng có thể liệt kê trước những ý chính của nội dung buổi nói chuyện, để bạn cảm thấy mình đã chuẩn bị kỹ càng mọi thứ.
- Giúp họ chuyển đổi sang một nhà cung cấp dịch vụ mới: Cách tốt nhất để tránh làm mọi chuyện trở nên căng thẳng và rắc rối đó là giúp đỡ khách hàng trong việc chuyển đổi-điều đó có nghĩa bạn làm tròn trách nhiệm về phía bạn để bảo đảm rằng ngay khi bạn ngừng cộng tác với khách hàng, họ sẽ không bị ảnh hưởng và bị gián đoạn quá nhiều trong các hoạt động của họ.Nó sẽ hữu ích nếu bạn có thể cung cấp cho họ một danh sách những nhà cung cấp dịch vụ ở trong ngành của bạn mà bạn có thể gợi ý cho họ. Hãy giới thiệu họ tới một ai đó bạn nghĩ sẽ phù hợp, và chắc chắn rằng bạn đã làm tròn phần việc của mình để hỗ trợ quá trình chuyển đổi.
- Thông báo càng sớm càng tốt: Cũng giống như bạn đang làm việc với tư cách một nhân viên cho một công ty, đưa ra thông báo chỉ đơn giản là một phép lịch sự tối thiểu. Hãy hoàn thành dự án bạn đang làm hoặc thông báo cho khách hàng của bạn sớm trước một vài tuần để họ có thời gian lên kế hoạch của họ. Bạn không nên kết thúc một mối quan hệ với khách hàng khi dự án còn dang dở nếu không ở trong tình trạng bắt buộc phải làm như vậy.
- Hãy trung thực (nhưng lịch sự): Đây là một thử thách thực sự; bạn cần phản hồi lý do tại sao lại chấm dứt mối quan hệ, nhưng bạn phải làm việc đó một cách lịch sự và khéo léo. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với những cuộc điện thoại kéo dài hàng giờ mỗi ngày và không thể khiến khách hàng của bạn cúp máy, bạn có thể nói điều gì đó chẳng hạn như, “Tôi thực sự bận rộn trong thời gian gần đây và không thể dành đủ thời gian để có thể thực sự giúp bạn. Bạn xứng đáng một nhà cung cấp dịch vụ tốt hơn, người mà có thể cam kết nhiều thời gian hơn cho bạn.”
- Cố gắng nhận được một lời đánh giá tích cực từ trước: Nếu bạn dựa nhiều vào những lời đánh giá của khách hàng nhằm giúp bạn kiếm được nhiều dự án hơn, hãy xem liệu bạn có thể có được lời đánh giá trước khi bạn đưa ra quyết định ngừng cộng tác với họ hay không. Lời đánh giá đó có giá trị đối với bạn, và sau khi bạn chấm dứt với khách hàng, họ có thể sẽ không nhiệt tình với bạn như trước nữa, vì vậy hãy làm điều đó trong lúc họ đang vui vẻ.
- Viết thành văn bản: Một khi bạn đã có buổi nói chuyện chia tay đầy khó khăn với khách hàng của mình, hãy tóm tắt nội dung dưới dạng văn bản (bạn có thể sử dụng email). Hãy chắc chắn bạn thảo luận kế hoạch chuyển đổi, bao gồm cả việc bàn giao bất kỳ tệp tài liệu hay mật khẩu nào mà bạn đã từng có quyền truy cập vào, và khi hóa đơn cuối cùng đến hạn thanh toán. Điều này giúp tránh bất cứ hiểu lầm đáng tiếc nào.
Và cuối cùng, hãy thư giãn và lạc quan. Các mối quan hệ kinh doanh, cũng tương tự như mối quan hệ cá nhân, cần phải phù hợp với cả hai bên. Bạn có thể không phù hợp trong việc cộng tác với một khách hàng cụ thể, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn là người thất bại. Thay vào đó, hãy học hỏi và rút kinh nghiệm từ thực tế và tiếp tục tìm kiếm các nhóm khách hàng mà bạn muốn làm việc cùng.
Các freelancers, quản lý các thanh toán và lập hóa đơn một cách dễ dàng với Payoneer