Hợp đồng freelancer – nên đưa vào những điều khoản gì?

Đối với nhiều freelancers, sự tự do là một động lực lớn lao để họ theo đuổi sự nghiệp của mình. Tự do lựa chọn giờ làm việc, nơi làm việc và thậm chí là một số ngày cụ thể trong tuần họ muốn làm việc. Tuy nhiên, mặc dù công việc freelance này có tính linh hoạt như thế nào chăng nữa, sự tự do của nó luôn đi kèm với một cái giá phải trả nhất định. Cái giá phải trả này chính là việc bạn phải tự tìm kiếm cũng như duy trì một khối lượng công việc và nguồn khách hàng ổn định cũng như việc bạn phải tự quản lý công việc của bản thân mình. Tự bảo vệ bản thân mình khi đang làm việc trong thị trường freelance là một phần thiết yếu trong mọi hoạt động của bạn; sức khỏe tài chính của bạn phụ thuộc lớn vào tình trạng thanh toán của khách hàng cho các dự án của bạn có thường xuyên và đúng hạn hay không. Có một cách để bảo đảm điều này, đó là tạo và ký một hợp đồng freelancer với các khách hàng của bạn trước khi bắt tay vào thực hiện dự án.

Khi một freelancer tạo một hợp đồng cho khách hàng tiềm năng, nó không nhất thiết phải là một văn bản pháp lý, nhưng nó vẫn có thể dùng khi cần thiết, nếu nảy sinh bất kỳ sự bất đồng ý kiến nào. Nó cũng mang đến sự minh bạch cho cả hai bên khi nói đến các chi tiết cụ thể của dự án.

Gửi yêu cầu và lời nhắc nhở thanh toán cho khách hàng của bạn để giảm thiểu các thanh toán chậm

Khách hàng và hợp đồng

Mỗi khách hàng đều có cách thức hoạt động tương đối khác nhau. Mặc dù họ nên có một hợp đồng với mỗi freelancer, thậm chí là có hợp đồng đối với những dự án chỉ được triển khai một lần, điều quan trọng cần lưu ý rằng các khách hàng thông thường sẽ có hợp đồng tiêu chuẩn của riêng họ khi cộng tác với các freelancers, và điều này thể hiện rõ rệt hơn ở những công ty có quy mô lớn. Sau khi xem xét và có khả năng đồng ý với những điều khoản của hợp đồng, một freelancer phải luôn bảo đảm rằng hợp đồng ký kết với các khách hàng của mình luôn bao gồm những nội dung sau:

• Ngày bắt đầu và ngày dự kiến kết thúc – Một số dự án có thể đưa ra một thời hạn xác định, trong khi một số khác lại có thể mang tính tương đối và linh hoạt hơn và dự kiến sẽ hoàn thành trong vòng vài tháng kể từ ngày bắt đầu, hoặc “càng sớm càng tốt”. Tuy nhiên, bất kể thời hạn như thế nào, hợp đồng phải luôn bao gồm ngày bắt đầu cũng như ngày dự kiến kết thúc. Trong trường hợp có một cột mốc thời hạn hoàn thành bắt buộc, thời hạn bắt buộc đó phải được đưa vào hợp đồng.
• Phạm vi dự án – Một trong những vấn đề lớn mà cả freelancer và khách khách hàng của họ đều gặp phải trong quá trình cộng tác với nhau đó là phạm vi của dự án. Thông thường, việc thiếu chi tiết hoặc thiếu hình thức liên lạc với nhau liên quan đến chi tiết dự án có thể gây ra một số tình huống bất lợi cho cả hai bên. Do đó, điều quan trọng là khách hàng cần làm rõ và gửi cho freelancer bảng tóm tắt chi tiết về phạm vi của dự án. Chi tiết dự án càng rõ ràng bao nhiêu, sự hiểu biết giữa các bên càng cao bấy nhiêu và tất cả các bên đều biết cần phải làm gì và có thể mong chờ điều gì.
• Giá – Tùy thuộc vào việc liệu bạn có tính phí theo giờ hay phí cố định, nó bao gồm những gì? Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cùng quay trở lại với phạm vi của dự án. Phạm vi của dự án, cũng như những bản chỉnh sửa, phải được cụ thể hóa thật rõ ràng để các khách hàng không thể lờ đi hoặc hiểu sai cấu thành mức giá của bạn. Ví dụ, nếu bản chỉnh sửa lần thứ ba của bạn không nằm trong phạm vi của dự án, tốt nhất là bạn nên tính phí theo giờ đối với phần việc vượt ngoài phạm vi đó, vì vậy ngay cả khi thảo luận về việc quyết định cách thức tính phí như thế nào, cả hai đều nên bám vào phạm vi của dự án.
• Sự liên lạc –Sự liên lạc được thực hiện với mật độ như thế nào/ trong bao nhiêu lâu, và kênh liên lạc là gì? Điều này có nghĩa là bạn không muốn khách hàng gọi điện cho bạn vào lúc 2 giờ sáng, nhưng bạn nên xác định cụ thể và chính xác khi nào bạn có thể dành thời gian để thảo luận và cập nhật với khách hàng về tiến độ dự án mà mình đang triển khai. Bạn có thể quyết định có những cuộc gọi cập nhật hàng tuần hoặc thời gian phản hồi nhất định thông qua hình thức email. Hãy cung cấp chi tiết liên lạc của bạn cho khách hàng và đảm bảo rằng hợp đồng đã bao gồm cách thức liên lạc giữa hai bên, ví dụ như: email, Skype, gọi điện thoại v.v…
• Thanh toán – Một khía cạnh cực kỳ quan trọng của một hợp đồng freelancer đó là điều khoản thanh toán, điều đó có nghĩa là thanh toán sẽ được thực hiện khi nào và như thế nào. Nó cũng đồng nghĩa với việc thống nhất mọi thứ từ khung thời gian cho đến lựa chọn loại tiền tệ thanh toán. Ví dụ, bạn có muốn nhận thanh toán một số tiền X hàng tuần hay không? Nếu không chắc chắn, bạn có thể tham khảo về quyền của freelancer, trong đó giải thích về những thứ bạn có thể làm và cách thức thực hiện đối với vấn đề thanh toán, trước khi ký kết hợp đồng với khách hàng.

Những lời đúc kết

Bây giờ bạn đã có ý tưởng về việc đưa những điều khoản nào vào trong hợp đồng freelancer của bạn, bạn có thể sẵn sàng bắt đầu soạn thảo một bản hợp đồng để gửi cho các khách hàng, những người không có sẵn dạng hợp đồng đó. Đây không phải là việc khó khăn, bởi vì bạn có thể tải về rất nhiều mẫu hợp đồng freelancer có thể điều chỉnh được theo ý muốn của bạn. Để bảo đảm một trải nghiệm tích cực với khách hàng tiếp theo của bạn, hãy chuẩn bị một hợp đồng chi tiết và đảm bảo bạn sẵn sàng thảo luận với khách hàng về bất cứ hợp đồng nào họ muốn thực hiện với bạn. Đường link nói trên là một cách tuyệt vời để hiểu về quyền của bạn với tư cách một freelancer, vì vậy nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, có rất nhiều nguồn thông tin từ Hiệp hội các Freelancers ở bên trong đường link sẽ giúp giải đáp mọi thắc mắc về công việc của bạn.

Nhận thanh toán dễ dàng từ các khách hàng quốc tế hoặc nền tảng freelance