9 Tips để quản lý hiệu quả công tác vận chuyển hàng hóa trong thời kỳ bất ổn hiện nay

Đây là một bài post đăng bởi Corinne Berzon, chuyên gia phụ trách nội dung tại Freightos.

Hàng năm, có khoảng 11 tỷ tấn hàng hóa trị giá hàng nghìn tỷ đô la được vận chuyển bằng đường biển, chiếm khoảng 90% tổng lượng hàng hóa phục vụ tiêu dùng hàng ngày. Từ chiếc kẹp tóc cho đến đôi giày mà bạn sử dụng hàng ngày, hầu hết những gì bạn đang sở hữu đều có thể được sản xuất ở một đất nước nào đó trên thế giới và sau đó được vận chuyển bằng đường biển trên những con tàu chở hàng, đưa vào xe tải và cuối cùng sẽ tìm được đúng địa chỉ đến tận cửa nhà bạn.

Quá trình này liên quan đến rất nhiều giấy tờ tài liệu, quy định và thủ tục, nhưng trong điều kiện thông thường, phương thức vận tải bằng đường biển thường có chi phí rẻ và đáng tin cậy. Tuy nhiên, trong năm qua, các hoạt động vận chuyển quốc tế đã trở nên đầy bất ổn và có chi phí đắt đỏ.

Ước tính có khoảng 97% nhà nhập khẩu Hoa Kỳ là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), và khi các hoạt động vận chuyển hàng hóa trở nên bất ổn và đắt đỏ hơn, những doanh nghiệp này đang phải đau đầu xử lý các khoản chi phí doanh nghiệp tăng phi mã và tình trạng chậm trễ trong vận chuyển hàng hóa có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận tổng thể của doanh nghiệp.

Trong bài post này, chúng tôi sẽ chỉ dẫn cho bạn một số cách thức mà bạn có thể áp dụng nhằm điều hướng công tác vận chuyển hàng hóa của mình trong hoàn cảnh đầy biển động của ngày hôm nay để đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển đến đích an toàn đồng thời giảm thiểu rủi ro và sự không chắc chắn.

Đối mặt với tình trạng cước phí leo thang…

Khi đại dịch coronavirus xảy đến vào đầu năm 2020, các nhà sản xuất trên khắp thế giới đã buộc phải đóng cửa và ngừng mọi hoạt động giao dịch. Nhằm phòng ngừa những tổn thất lớn, các hãng vận tải hàng hóa toàn cầu cũng đã cắt giảm tần suất hoạt động. Nhưng cho đến mùa cao điểm vận chuyển hàng hóa của mùa hè, các nhà máy tại Trung Quốc đã mở cửa hoạt động trở lại và người tiêu dùng trên toàn cầu chuyển dịch từ mua sắm dịch vụ sang mua sắm rất nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau.

Nhu cầu mua sắm sản phẩm đột ngột tăng cao, cùng với đó là công suất hoạt động hạn chế của các hãng vận tải toàn cầu do dịch COVID-19 đã khiến cước phí vận chuyển hàng hóa bắt đầu đà leo thang.

Nguồn: FBX

Do những bất ổn liên quan đến đại dịch cũng như một số biến cố không lường trước dồn dập xảy đến (ví dụ: sự cố tắc nghẽn kênh đào Suez do một tàu chở hàng khổng lồ gây ra), năng lực vận tải đã và đang lâm vào tình trạng hoạt động rất hạn chế và hiện tại ngành công nghiệp vận tải đang thiếu hụt trầm trọng các phương tiện và thiết bị cần thiết – bao gồm cả sự thiếu hụt của các container chở hàng.

Điều này làm cho công tác vận chuyển hàng hóa trở nên đặc biệt khó khăn và việc duy trì cho hàng hóa của bạn được vận chuyển đúng tiến độ với khoản ngân sách đã lên kế hoạch từ trước là một thách thức to lớn.

Hiện tại, các nhà bán lẻ đang phải vật lộn nhằm duy trì lượng hàng hóa tồn kho phục vụ mùa cao điểm sắp tới. Ước tính có khoảng 5,5% tổng lượng hàng hóa vận tải đường biển hiện đang bị ách tắc và phải chờ bên ngoài các cảng biển và diện tích kho hàng lưu trữ hàng hóa chờ vận chuyển ngày càng trở nên khan hiếm.

Là một nền tảng chuyên cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa toàn cầu, chúng tôi muốn tìm hiểu sâu hơn để hiểu rõ những khó khăn mà các nhà xuất nhập khẩu đang trải qua và họ đang làm gì để điều hướng các hoạt động vận tải hàng hóa trong thời kỳ đầy biến động như hiện nay.

Do vậy, những kết quả ghi nhận được thông qua một loạt các cuộc khảo sát và phỏng vấn từ hàng trăm nhà xuất nhập khẩu SMB ở khắp nơi trên thế giới phần nào đó sẽ cho chúng ta thấy được một cái nhìn toàn cảnh về tình hình hiện tại. Dưới đây là một số chia sẻ quan trọng của họ:

• 77% các doanh nghiệp SMB cho biết doanh nghiệp của họ đã gặp nhiều khó khăn về chuỗi cung ứng
• 53% trong số những doanh nghiệp gặp vấn đề về chuỗi cung ứng báo cáo rằng họ đã buộc phải tăng giá sản phẩm bởi vì khó khăn này
• 73% người bán hàng trên thị trường Amazon, những người buộc phải tăng giá bán sản phẩm của họ cho biết họ đã tăng giá bán lên đến 20%
• 55% nói rằng sự chậm trễ về thời gian vận chuyển hàng hóa là vấn đề lớn nhất trong các hoạt động kinh doanh của họ

Đó là một số trong nhiều thách thức to lớn mà các doanh nghiệp phải đối mặt, nhưng hàng hóa vẫn đang được vận chuyển.

Bất chấp sự chậm trễ trong hoạt động vận chuyển hàng hóa, các hãng vận tải, nhà cung cấp dịch vụ logistics và nhà quản lý chuỗi cung ứng vẫn đang cho thấy khả năng hồi phục khi đối mặt với những điều kiện điên rồ và khủng khiếp. Mặt khác, chính những điều kiện và khó khăn này cũng là cơ hội để các bên liên quan trong ngành nghiên cứu và tìm cách thúc đẩy mạnh mẽ hơn nữa hiệu quả hoạt động hàng ngày của họ.

Vượt qua thời kỳ cao điểm – điều gì chờ đợi chúng ta ở phía trước?

Nhìn về tương lai, chúng tôi tin tưởng mạnh mẽ rằng các giải pháp kỹ thuật số có tính minh bạch cao của ngày hôm nay sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được cuộc khủng hoảng tương tự vào ngày mai. Với niềm tin mạnh mẽ này, chúng tôi đã đúc kết một số tips dưới đây mà chúng tôi cho rằng sẽ giúp bạn duy trì hoạt động vận chuyển hàng hóa của mình thật thông suốt ngay cả trong một môi trường đầy bất ổn và không chắc chắn như hiện tại.

• So sánh một số báo giá và phương thức vận chuyển khác nhằm đảm bảo rằng bạn đang nhận được dịch vụ hiệu quả nhất và chi phí tốt nhất có thể.
• Bổ sung ngân sách vận chuyển hàng hóa và cập nhật thời gian vận chuyển của bạn trước những thay đổi. Chi phí hoàn toàn có thể phát sinh do tình trạng chậm trễ không lường trước được hoặc do công suất hoạt động hạn chế của các hãng vận tải, vì vậy, hãy luôn có sự chuẩn bị sẵn sàng.
• Tìm kiếm thêm các tùy chọn kho bãi thay thế khác để giảm thiểu tác động của sự sụt giảm về nhu cầu và hạn chế kinh doanh tại Hoa Kỳ.
• Lưu ý đặc biệt đến khả năng sinh lời của các sản phẩm và cân nhắc xem liệu bạn có cần phải chuyển hướng chiến lược kinh doanh để phù hợp với hoàn cảnh hay không. Thêm nữa, hãy để ý đến yếu tố chi phí vận chuyển hàng hóa khi đánh giá khả năng sinh lời của bạn.

Các nhà nhập khẩu quy mô vừa và nhỏ có thể lên kế hoạch như thế nào để thành công

• Bạn cần hiểu rằng tình trạng chậm trễ trong vận chuyển và phụ phí hoàn toàn có thể nảy sinh. Mặc dù các đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận đang cố gắng hết sức để vận chuyển hàng hóa theo đúng lịch trình mà không tính thêm phí, nhưng trong giai đoạn đầy bất trắc này, sự chậm trễ trong vận chuyển và các khoản phụ phí bổ sung có thể xảy đến hoàn toàn ngoài tầm kiểm soát của các đơn vị giao nhận vận tải.
• Hãy cân nhắc kỹ xem phương thức vận chuyển nào là tốt nhất với bạn ngay bây giờ. Như trong điều kiện không có sự tồn tại của dịch bệnh Covid-19, phương thức vận tải bằng đường biển thường có chi phí rẻ hơn nhiều nhưng thời gian vận chuyển lại dài hơn đáng kể. Nếu thời gian vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong thời điểm này, bạn có thể lựa chọn vận chuyển bằng đường hàng không và bạn sẽ rút ngắn được thời gian vận chuyển hàng hóa.
• Hãy đặt lịch vận chuyển ngay nếu bạn có thể. Freightos.com là một nền tảng tốt để bạn so sánh cước phí vận tải, đặt lịch vận tải và quản lý hàng hóa, cho phép các nhà nhập khẩu SMB truy cập vào bảng báo giá cước phí vận tải trực tuyến chỉ trong vài giây.
• Đảm bảo rằng bạn có đủ nhân lực để nhận hàng hóa khi chúng được chuyển đến. Sự chuẩn bị chu đáo này sẽ giảm thiểu sự chậm trễ.
• Liên lạc thường xuyên với đối tác giao nhận hàng hóa của bạn. Điều này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết – duy trì liên lạc với họ có nghĩa là bạn sẽ xử lý thời gian vận chuyển của mình tốt hơn và luôn được cập nhật mọi thay đổi có thể phát sinh.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về thị trường vận chuyển hàng hóa hiện nay? Hãy cùng xem Ethan Buchman, CMO, và Judah Levine, Trưởng phòng Nghiên cứu, của Freightos.com nêu bật những khoảnh khắc và xu hướng chính trong thị trường vận chuyển hàng hóa toàn cầu trong video này.

Corinne Berzon là một chuyên gia phụ trách nội dung tại Freightos.com, một nền tảng chuyên cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa kỹ thuật số lớn nhất thế giới. Trong công việc, Corinne chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược và thực thi những sáng kiến hợp tác và tiếp thị nội dung nhằm làm cho quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên suôn sẻ hơn cho các nhà xuất nhập khẩu trên toàn cầu.