Một khi đã bước chân vào làm freelance, bạn sẽ hiểu thời gian là vàng là bạc. Bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian, bạn lại càng có thêm thời gian để bắt tay vào những công việc sinh lợi.
Để giúp bạn tận dụng tốt nhất thời gian trong ngày, dưới đây là những ứng dụng hay ho nhất có thể giúp bạn giảm bớt thời gian quản lý tài chính và khách hàng, thay vào đó, bạn sẽ có thể thật sự giải quyết công việc.
Clockify
Clockify giúp bạn theo dõi được lượng thời gian mà bạn dành cho từng project và từng khách hàng, từ đó mà bạn có thể tính ra được số tiền công chính xác. Ứng dụng này cũng tự động tính ra được thu nhập của bạn, dựa trên số tiền công theo giờ. Không giống như những ứng dụng tính giờ khác, Clockify hoàn toàn miễn phí.
Bonsai
Bonsai giúp bạn xây dựng bản đề xuất và hợp đồng cho dự án ngay từ giai đoạn thăm dò khách hàng. Khi hợp đồng được ký kết và bắt tay vào việc, Bonsai có thể giúp bạn theo dõi số liệu về chi phí và xuất hóa đơn (cộng thêm việc gửi thông báo nhắc nhở khách hạng về các khoản chưa thanh toán cũ).
Noisli
Noisli là ứng dụng phát ra các tạp âm nền (ví dụ như tiếng mưa, tiếng các đợt sóng vỗ), giúp bạn tập trung hơn khi làm việc. Hay hơn nữa là bạn có thể mix các âm thanh này tùy theo ý thích. Bạn thích cảm giác làm việc trong một khoảng rừng thanh bình giữa trời mưa bão hay thích ngồi ở một quán café có lò sưởi tí tách? Để Noisli giúp bạn.
Cushion
Cushion sẽ giúp bạn liệt kê thời gian làm việc freelance một cách trực quan. Ứng dụng này cho bạn cái nhìn tổng quan về thời gian của bản thân và giúp bạn phân bổ thời gian theo từng khung giờ cho các khách hàng, nhờ đó bạn sẽ biết chính xác khi nào thì mình có thời gian trống để không bị chồng chéo lịch làm việc.
Wave
Wave giúp bạn xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng, theo dõi thu nhập và các khoản chi phí khấu hao (bằng cách scan biên lai), và nhận tiền online. Ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn trong các công việc kế toán và lập hóa đơn định kỳ.
Freedom
Freedom giúp bạn toàn tâm toàn ý làm việc bằng cách chặn hết những ứng dựng và website gây xao nhãng. Bạn chỉ cần cài đặt ứng dụng này vào thiết bị và đặt lịch. Sau đó Freedom sẽ chặn hết bất cứ ứng dụng hay website nào không sinh lợi, thế là bắt buộc bạn phải làm việc thôi.
Figma
Figma là một công cụ dùng cho thiết kế và chạy thử online. Tuy nhiên, điều khiến nó trở nên hữu dụng cho các freelancer không chuyên về thiết kế chính là ở khía cạnh cộng tác: bạn có thể vẽ, tải lên các mẫu ban đầu và viết mô tả – rồi gửi link cho khách hàng xem trước. Khách hàng có thể thấy được bạn làm gì trong thời gian thực, gửi lại bình luận, thậm chí là cùng làm với bạn. Đây có thể xem như Paint kết hợp với Google Docs, nhưng mà xịn hơn.
Todoist
Todoist là ứng dụng phổ biến và đơn giản nhất dành cho việc lập danh sách việc cần làm. Ứng dụng này chạy được trên mọi thiết bị và được tích hợp nhiều tiện ích khác (ví dụ như Google Calendar). Bạn có thể sử dụng nó để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, theo dõi năng suất cũng như là deadline.
Streak for Gmail
Streak là một công cụ quản lý khách hàng với tính năng đơn giản được tích hợp ngay trong Gmail. Nó giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quan hệ với từng khách hàng (ví dụ như mới chào giá, có hẹn trình bày ý tưởng, đang chờ quyết định, chốt dự án, …v.v…). Thêm nữa, Steak còn có thể cho bạn biết liệu đối phương đã đọc email của bạn hay chưa
Boomerang for Gmail
Boomerang sẽ gúp bạn gửi email vào một thời điểm được định sẵn và tự động follow up. Đây là một tính năng rất hữu dụng khi bạn muốn tự động gửi nhắc nhở hoặc chủ động liên hệ với các khách hàng chưa có phản hồi với bạn.
Zapier & IFTTT
https://zapier.com/ & https://ifttt.com/
Zapier và If This Then That là những ứng dụng tự động hóa cho phép kết nối các ứng dụng khác và khiến chúng hoạt động. Chẳng hạn như, với các ứng dụng này, bạn có thể nhận được thông báo tức thời khi có một job mới được đăng lên Upwork, hoặc là tự động thêm vào trình duyệt quản lý khách hàng khi bạn ký kết với một vị khách mới. Zapier được tối ưu hóa cho các ứng dụng gắn với kinh doanh, trong khi If This Then That tỏ ra có ích hơn cho nhu cầu sử dụng cá nhân.
RescueTime
RescueTime là một công cụ theo dõi thời gian mà bạn dành để truy cập các website và sử dụng các ứng dụng trên máy, sau đó sẽ tự động tổng hợp năng suất của bạn theo ngày và theo tuần. Mặc dù không quá hữu dụng trong việc theo dõi giờ làm việc, Rescue Time lại cho phép bạn thấy được liệu bạn có đang làm việc hiệu quả hay không và có thể giúp bạn tự thúc đẩy bản thân tốt hơn.
Mint
Mint giúp bạn theo dõi tài chính cá nhân bằng cách tổng hợp tất cả hóa đơn và nguồn tiền về một chỗ, gửi thông báo về những hóa đơn sắp tới và phân tính tình hình tài chính của bạn theo thời gian. Nó cũng giúp bạn tiết kiệm tiền chẳng hạn: bạn thiếp lập mục tiêu tài chính, theo dõi các khoản chi, và rồi giám sát ngân sách có sẵn.
Grammarly
Mọi lý lẽ đều trở nên thiếu thuyết phục khi bạn sai chính tả. Grammarly bảo đảm rằng bạn luôn chỉn chu khi trả lời khách hàng bằng cách kiểm tra lỗi chính tả lẫn ngữ pháp trong văn bản của bạn, đồng thời sẽ gợi ý cách sửa.
Conclusion
Tất cả các ứng dụng này sẽ giúp bạn làm việc freelance hiệu quả hơn. Bằng cách tận dụng những công cụ quản lý / theo dõi thời gian cho đến những ứng dụng hỗ trợ quan hệ khách hàng, bạn sẽ thấy mình tốn ít thời gian cho việc quản lý khách hàng và tài chính, để từ đó tập trung nâng cao năng suất làm việc hơn.
Tham gia cùng các Freelancers trên toàn thế giới