Tổng quan về lĩnh vực vận chuyển quốc tế

Đây là một bài blog đăng bởi John Edmonds. Một chuyên gia về logistics tại Freightos.

Khi bạn phát triển việc kinh doanh của mình, có thể trong một thời điểm nào đó bạn sẽ muốn kinh doanh trên phạm vi quốc tế.
Việc mở rộng kinh doanh ra thị trường toàn cầu có thể là một cơ hội tuyệt vời, nhưng có rất nhiều thứ cần phải tìm hiểu-chẳng hạn như tìm nguồn cung sản phẩm, thanh toán quốc tế, và vận chuyển hàng hóa. Nếu bạn muốn một chuyên gia giúp bạn về lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế-bạn nên tham khảo bài viết này.

Vận chuyển lô hàng

Có tất cả 5 bước cho mọi vận đơn quốc tế: nhận hàng từ người gửi (Pickup), đưa hàng đến kho vận của người gửi và chuẩn bị thủ tục với các cơ quan chức năng để gửi hàng đi (Origin), hàng hóa được đưa lên xe để gửi đi (Main Leg), hàng hóa được gửi đến một địa điểm kho vận hải quan của nước đến (Destination), và giao hàng (Delivery).

• Pickup:Xe tải đến nhận hàng tại kho của nhà máy.
• Origin:Lô hàng được đưa tới một nhà kho chuyên dụng, nơi nó được “hợp nhất” với những lô hàng khác, trong cùng một container (đối với hình thức vận chuyển đường biển) hoặc trong dàn con lăn để sau đó vận chuyển đến sân bay (đối với hình thức vận chuyển đường hàng không). Sau đó nó được tiến hành làm các thủ tục xuất khẩu với lực lượng hải quan. Các quốc gia phụ thuộc nhiều vào xuất khẩu thường chỉ tập trung sự chú ý và có nhiều thủ tục phức tạp hơn đối với một số hàng hóa đặc biệt, và có xu hướng đơn giản hóa các quy trình hải quan nhằm tạo điều kiện cho các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa.
• Main Leg:Từ đây, lô hàng sẽ được vận chuyển đến cảng biển hoặc sân bay và từ đó nó sẽ được những người chuyên trách của cảng biển (hoặc nhà ga sân bay) tiến hành đóng hàng để sẵn sàng vận chuyển đến địa chỉ nhận ở nước ngoài. Thông thường chi phí xếp dỡ hàng hóa tại cảng (hoặc nhà ga sân bay) này thường được gộp với những chi phí ở các khâu Origin và Destination ở trong báo giá và hóa đơn.
• Destination:Bước này tương tự như ở bước Origin, ngoại trừ lúc này, nó liên quan nhiều hơn đến các thủ tục thông quan. Hầu hết các lô hàng đều thông thường sẽ được tiến hành thông quan một cách trơn tru. Nhưng rắc rối có thể xuất hiện nếu như dữ liệu của bạn có sự khác biệt nhỏ và có thể dẫn đến các thủ tục thanh tra hải quan. Bạn phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chi trả bất kỳ khoản phí và tiền phạt nào trước khi lô hàng được giao.
• Delivery:Việc giao một lô hàng ở địa chỉ quốc tế phức tạp hơn nhiều so với vận chuyển trong nước. Có rất nhiều chi phí và thời gian phát sinh liên quan đến việc tiếp nhận hàng tại cảng cũng như vận chuyển hàng đến các kho hàng. Một số trung tâm hoàn thiện đơn hàng như Amazon có những yêu cầu về lịch hẹn và giao hàng rất khắt khe và nghiêm ngặt. Bạn cũng cần có thêm thời gian cho quá trình chuẩn bị và kiểm tra cũng như phòng ngừa cho các sự cố bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Ví dụ, lô hàng có thể bị tạm giữ lúc quá cảnh, hoặc xe tải chở hàng có thể gặp trục trặc kỹ thuật.

Tuy nhiên, tất cả những vấn đề trên đều có thể xử lý dễ dàng. Có nhiều vấn đề còn phức tạp hơn nhiều khi nói đến lĩnh vực vận chuyển quốc tế chứ không đơn thuần chỉ là giao một lô hàng. Trên thực tế, bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức mới tại hai giai đoạn: nghiên cứu những hạn chế của sản phẩm và đàm phán với nhà cung cấp.

Những hạn chế sản phẩm

Hãy kiểm tra chắc chắn các sản phẩm xuất khẩu của bạn không thuộc một trong ba loại giới hạn sau đây:

Hạn chế nhập khẩu. Ngay cả những vật dụng hàng ngày như kính mát, lót da và một số đồ vật đóng gói đều có thể thu hút sự chú ý của lực lượng hải quan. Thuế chống bán phá giá có thể được áp dụng cho một số sản phẩm nhất định, như gần đây đã xảy ra với mặt hàng bút chì màu được nhập khẩu từ Trung Quốc.

Hạn chế của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Một số sản phẩm hàng ngày, chẳng hạn như pin đồ chơi trẻ em, nằm trong danh mục các sản phẩm nguy hiểm khi vận chuyển bằng cả đường biển lẫn đường hàng không.

Hạn chế về quyền sở hữu trí tuệ. Bạn có thể vi phạm luật về bản quyền và nhãn hiệu nếu sản phẩm của bạn, thậm chí là từ ngữ trên bao bì, tương tự như sản phẩm khác.

Hãy tìm hiểu xem những hạn chế này liệu có ảnh hưởng đến các sản phẩm của bạn hay không:

• Tiến hành tìm kiếm trên internet cho từng loại hạn chế. Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý nếu thấy bất kỳ dấu hiệu nào có nguy cơ xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
• Tìm kiếm sâu hơn bằng cách sử dụng các công cụ trực tuyến để tra cứu những hạn chế về nhập khẩu, ước tính thuế và cách phân loại các vật liệu nguy hiểm. Hãy yêu cầu đơn vị giao nhận vận tải (forwarder) giúp đỡ nếu có thắc mắc liên quan đến một trong những lĩnh vực nhạy cảm đó.

Đàm phán với nhà cung cấp

Khi đàm phán với họ, hãy ghi nhớ ba điều sau: Incoterms, đóng gói sản phẩm và gây dựng lòng tin.

Incoterms

Incoterms là các điều kiện vận chuyển được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế và phải xuất hiện trong tất cả các hợp đồng kinh tế. Chúng xác định rõ khi nào thì trách nhiệm pháp lý đối với lô hàng chuyển từ người mua sang người bán. Điều đó có vẻ không phải là một ưu tiên chính của bạn khi đang đàm phán giá cả với nhà cung cấp, nhưng hãy cùng xem xét điều này:

• Sự lựa chọn sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Nếu bạn không thể dành thời gian để nghiên cứu sâu về Incoterms, bạn chỉ nên chọn một trong hai điều kiện vận chuyển đó là Giá sản phẩm giao tại nhà máy (Ex-Works-EXW) hoặc Giá sản phẩm giao lên tàu (Free On Board-FOB).
• Nếu không chú ý đến chi phí vận chuyển hàng hóa, bạn chưa chắc có một mức giá tốt nếu đơn thuần chỉ dựa vào giá sản phẩm. Ví dụ, một mức giá cao hơn cho cùng một sản phẩm (nhưng là giá FOB, đồng nghĩa với việc bạn trả chi phí vận chuyển ít hơn) có thể lại là tốt hơn cho bạn so với một mức giá thấp hơn (nhưng lại là dựa trên giá EXW, đồng nghĩa với việc bạn phải trả nhiều chi phí vận chuyển hơn).

Đóng gói sản phẩm

Tránh đóng gói bổ sung. Việc đóng gói sản phẩm thường được cấu thành trong giá bán sản phẩm, tuy nhiên nó cũng là nguyên nhân phát sinh chi phí không cần thiết, đặc biệt là khi vận chuyển bằng đường hàng không. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem liệu nhà cung cấp của bạn đang sử dụng kích thước hộp tiêu chuẩn và nhỏ nhất nhằm tối ưu hóa cách sản phẩm được sắp xếp ở trong pallet hay chưa.

Sử dụng hộp kép để đóng gói các sản phẩm dễ vỡ. Phương pháp đóng hộp kép này thêm một lớp đệm cho chiếc hộp đầu tiên. Sau đó được gói bằng giấy gói bubble (tấm bọt khí dùng để cuộn kín sản phẩm). Tuy nhiên rất nhiều kho hàng từ chối tiếp nhận những lô hàng được đóng gói theo dạng này do đặc tính dễ vỡ của chúng.

Gắn nhãn mác cho lô hàng cẩn thận. Các lô hàng nhỏ hơn thường hay bị lẫn lộn, do đó hãy đánh dấu rõ ràng trên bìa carton và trên hộp-đánh số bìa carton, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng, nơi xuất xứ và gắn nhãn mác theo dõi (tương tự như nhãn mác của các lô hàng FBA).

Cải thiện khâu đóng gói sản phẩm. Nếu gói hàng chiếm nhiều diện tích hơn chính bản thân sản phẩm được đóng gói, chi phí vận chuyển của bạn sẽ gia tăng nhanh chóng. Nếu nhà cung cấp của bạn đồng ý và có thể tiếp thu ý kiến, hãy liên hệ với một công ty bao bì ở địa phương để có những ý tưởng đóng gói rẻ và hấp dẫn hơn nhưng chất lượng đóng gói vẫn đạt tiêu chuẩn.

Gây dựng lòng tin

Bạn có thể phải mất một khoảng thời gian nhất định để gây dựng lòng tin với nhà cung cấp mới. Do đó, hãy bảo vệ lợi ích của bạn bằng cách thực hiện một số nhiệm vụ sau:

• Xếp pallet theo yêu cầu của Amazon. Về cơ bản, việc xếp pallet cũng không được khuyến cáo trên máy bay bởi vì chúng làm giá vận chuyển tăng phi mã.
• Chuẩn bị cho những yêu cầu về đóng gói của Amazon.
• Bảo đảm chất lượng. Hãy sắp xếp một đơn vị kiểm tra chất lượng độc lập tại nhà máy, ít nhất là đối với lô hàng đầu tiên.

Chọn một forwarder

Nghe có vẻ rẻ hơn, nhưng đừng cố gắng xuất khẩu mà không có một đơn vị giao nhận vận tải chuyên trách. Các forwarders là những người trung gian phụ trách việc sắp xếp vận chuyển lô hàng. Rất nhiều vấn đề có thể, và đã xảy ra đối với các lô hàng được vận chuyển quốc tế-đặc biệt là với những người mới bắt đầu. Một forwarder giỏi sẽ đảm nhận gần như tất cả các khâu về tổ chức và giải quyết giúp bạn toàn bộ những phần việc căng thẳng và phức tạp. Ví dụ, họ sẽ sắp xếp việc đặt chỗ ở khâu Main Leg với một hãng hàng không hoặc một hãng tàu biển cũng như (tùy thuộc vào incoterms của bạn) sắp xếp ở khâu nhận hàng từ người gửi (Pickup). Họ sẽ xử lý toàn bộ những rắc rối của việc nộp hồ sơ và thông quan hải quan, bao gồm cả tư vấn về thuế quan (nếu bạn xuất khẩu vào nước Mỹ). Và họ có thể có nhiều kinh nghiệm quản lý hơn so với một công ty vận tải địa phương ở khâu giao hàng (Delivery).

Về cơ bản, việc tìm được một forwarder giỏi và phù hợp với bạn cũng không phải là chuyện đơn giản. Tuy nhiên, hiện tại bạn có thể tìm kiếm họ dựa vào bảng xếp hạng các forwarders ở trên một số thị trường vận chuyển hàng hóa quốc tế có uy tín.

Hợp tác với một số forwarders với quy mô nhỏ hơn có thể là một sự lựa chọn tốt. Họ thường có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các khách hàng cũng như những lô hàng nhỏ. Nếu lô hàng được chuyển tới Amazon, bạn không bị ràng buộc trong việc sử dụng một trong những đối tác cung cấp dịch vụ vận tải của họ, nhưng forwarder của bạn bắt buộc phải có kinh nghiệm trong việc thực hiện giao hàng tới Amazon, và cũng phải rất quen thuộc với những yêu cầu đóng gói của họ.

Yêu cầu báo giá vận chuyển

Khâu chuẩn bị trước khi yêu cầu báo giá cũng là một việc nên làm. Bên cạnh chi tiết liên lạc ở các khâu Pickup và Destination, hãy thu thập:

Tổng trọng lượng và khối lượng. Tính toán từ chi tiết ở trên Packing List (yêu cầu tài liệu này từ nhà cung cấp của bạn).

Mô tả sản phẩm. Hãy tham khảo ở trong hóa đơn thương mại (một lần nữa, hãy yêu cầu nhà cung cấp của bạn hóa đơn này).

Phương thức vận chuyển. Xác định xem liệu bạn muốn nhận được báo giá vận chuyển bằng đường hàng không hay đường biển. Vận chuyển bằng đường hàng không thì nhanh hơn và cũng rẻ hơn đối với những lô hàng nhỏ. Công cụ tính toán chi phí vận tải này sẽ cung cấp ước tính vận chuyển hàng hóa chính xác cho từng phương thức vận chuyển.

Chi tiết liên lạc ở quá trình chuẩn bị. Cho dù đó là forwarder của bạn, trung tâm hoàn thiện đơn hàng hoặc một đối tác bên thứ ba.

Bảo hiểm. Bạn sẽ được hỏi nếu bạn muốn bảo hiểm. Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ định mình muốn “bảo hiểm hàng hóa toàn diện”.

ID của nhà nhập khẩu. Tất cả các cơ quan hải quan sẽ yêu cầu một số hình thức nhận dạng. Ở Hoa Kỳ, đó là mã số thuế công ty của bạn.

Ngay khi bạn chọn một báo giá, hãy dành thời gian thống nhất phương thức giao tiếp liên lạc của bạn với forwarder mới, và tìm hiểu xem họ có những yêu cầu cụ thể gì với bạn, điều mà đáng tiếc sẽ liên quan đến các thủ tục giấy tờ. Kiểm tra tài liệu là một phần việc rất quan trọng bạn cần phải làm từ thời điểm này. Điều này rất quan trọng, bởi vì ngay cả một sự khác biệt nhỏ giữa các loại giấy tờ đều có thể gây ra tình trạng chậm trễ rất tốn kém.

Tất cả những điều vừa đề cập ở trên là tổng quan về lĩnh vực vận chuyển quốc tế

1. Trong quá trình nghiên cứu sản phẩm, hãy kiểm tra các hạn chế về nhập khẩu, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và ID của nhà nhập khẩu.
2. Thảo luận về incoterms, đóng gói sản phẩm, pallets với nhà cung cấp.
3. Chuẩn bị trước khi tìm kiếm một forwarder và trước khi yêu cầu báo giá.
4. Mặc dù forwarder của bạn đảm nhận hầu hết mọi nhiệm vụ, bạn nên tập trung kiểm tra kỹ càng toàn bộ tài liệu.

Vận chuyển quốc tế dường như là một lĩnh vực rất phức tạp trong thời gian đầu, nhưng nó xứng đáng để bạn tìm hiểu. Trên thực tế, việc có được một forwarder tốt sẽ giúp bạn loại bỏ được hầu hết những phiền toái và căng thẳng. Nó cũng giống như nền tảng Freightos- một địa chỉ uy tín để so sánh báo giá từ hơn 30 forwarders cùng với đó là dịch vụ đặt chỗ vận chuyển tức thời. Freightos Marketplace cũng giúp bạn quản lý lô hàng của bạn, và đi kèm với dịch vụ hỗ trợ 24/7.

John Edmonds là một chuyên gia logistics và là người rất yêu thích viết về lĩnh vực vận tải tại Freightos. Ở ngoài đời, ông là người thích nấu ăn, nuôi mèo và chơi môn thể thao cricket.