La différence entre une addition et une facture
Une addition et une facture sont des documents semblables dont l’utilisation dépend du type d’entreprise. Pour comprendre les différences entre ces deux documents, passons en revue leurs caractéristiques.
Une facture, qu’est-ce que c’est ?
Une facture est un document juridique envoyé par une entreprise à un client faisant figurer la somme due pour l’exécution d’un travail. Ce document constitue une demande formelle de paiement pour un service, il matérialise une opération commerciale et doit être conservé par l’entreprise et le client à des fins fiscales et comptables. Lorsque vous recevez une facture, vous l’enregistrez dans vos comptes comme une facture à payer.
Les mentions à faire figurer sur une facture
Les factures doivent indiquer un certain nombre d’informations, comme :
- Les coordonnées du client
- La date d’échéance
- Les coordonnées de l’entreprise
- Le numéro ou la référence de la facture
- La date de facturation
- Les conditions et échéances de paiement
- Le décompte détaillé des services
- Le montant total dû
- La devise de paiement de la facture
- Le pays d’origine
- Les taxes ou impôts applicables
Quand utiliser les factures
Les travailleurs indépendants peuvent avoir plusieurs donneurs d’ordres. Ils doivent donc facturer chaque employeur pour demander le paiement de chaque projet exécuté. Ils peuvent aussi utiliser des factures récurrentes s’ils exécutent un travail régulier pour un même client.
Les vendeurs en ligne avec des boutiques d’e-commerce sont dans le même cas. Ce type d’activité doit émettre des factures à ses clients pour garder la trace de chaque transaction et en demander le paiement. Les prestataires de services qui facturent à l’heure doivent indiquer le nombre d’heures travaillées ainsi que le montant total dû sur leur facture. Et avec l’aide de services en ligne de création de factures électroniques, comme Free Invoice Builder, les factures peuvent être envoyées et enregistrées par voie numérique, ce qui représente un gain de temps et élimine le besoin de documents papier.
Types de factures
Le type de facture à éditer dépend des obligations de votre secteur d’activité et du type de service fourni. Voici les 5 principaux types de factures :
- Facture simple. C’est le type de facture le plus courant. Une facture simple doit obligatoirement faire figurer le nom du destinataire, la date, le service fourni, le tarif, le mode de paiement et le numéro de facture.
- Facture commerciale. Les entreprises émettent des factures commerciales pour les produits vendus à l’international dont les taxes de douane doivent être calculées. Les factures commerciales doivent faire figurer la valeur totale du produit, sa description, les deux parties impliquées dans la vente, le pays d’origine et de destination ainsi que le poids.
- Facture finale. Une facture finale sert à percevoir le paiement dans le cas de projets de grande envergure composés de multiples éléments. Ce type de facture liste tous les services fournis par l’entreprise à son client, ainsi que tous les détails figurant dans une facture simple.
- Facture provisoire. Comme les factures finales, les factures provisoires servent à percevoir le paiement pour des projets de grande envergure composés de multiples éléments. Par contre, les factures provisoires permettent un paiement périodique pendant la durée d’un projet, au lieu d’un paiement unique à la fin.
- Facture récurrente. Les factures récurrentes ressemblent un peu aux factures provisoires. La différence principale toutefois, c’est que vous pouvez programmer vos factures récurrentes pour un projet régulier.
Conseils et bonnes pratiques pour vos factures
La facturation est extrêmement importante pour les entreprises et les clients, car elle permet de garder une trace des travaux réalisés et des transactions de paiement. Les factures sont obligatoires pour les déclarations fiscales. Ces procédures peuvent sembler impressionnantes, mais une fois que vous êtes à l’aise avec le processus, vous pourrez le réaliser rapidement. Voici de bonnes pratiques de facturation pour vous aider :
- Trouvez un système qui vous convient et gardez-le. Que vous utilisiez un logiciel en ligne ou que vous les rédigez à la main, tenez-vous à un seul système pour plus de clarté et une meilleure organisation. Mettez en place un système de comptabilité afin de réduire le risque d’erreurs et d’optimiser les processus.
- Rédigez des factures simples. Pas besoin de documents sophistiqués. Vérifiez que les informations obligatoires sont présentées clairement et lisiblement afin de simplifier les processus de traitement comptable et de paiement pour vous et vos clients.
- Personnalisez vos factures. Pour entretenir des relations agréables avec vos clients, rédigez une ou deux phrases de remerciements.
- Apposez votre logo. Communiquez votre professionnalisme et faites connaître l’identité de votre marque avec un logo sur vos factures pour vous démarquer.
- Décrivez clairement votre travail. Rédigez une description concise, mais détaillée de votre travail, pour que votre client sache précisément ce qu’il paye.
Une addition, qu’est-ce que c’est ?
Contrairement à une facture, une addition indique la somme due immédiatement par un client à une entreprise de restauration. Généralement, l’addition est présentée immédiatement à la fin d’un repas. Par exemple, dans un restaurant ou un café, l’addition est éditée à la fin de la période de consommation et le client doit la régler avant de partir.
Les additions contiennent moins d’informations que les factures. Comme indiqué ci-dessus, les factures font figurer une liste d’informations précises sur le client, le vendeur et la transaction, tandis qu’une addition est plus générale et indique moins de détails.
Bien que les différences soient minces, les additions et les factures sont des documents comptables importants avec des utilisations différentes. En résumé, une facture est un document comptable envoyé par un prestataire à une entreprise, tandis qu’une addition est reçue par un client dans un lieu où l’on consomme de la nourriture.
FAQ
| Puis-je envoyer une facture après avoir reçu le paiement ? |
| Non. Cela voudrait dire que la facture est antidatée, ce qui est considéré comme contraire à l’éthique. |
| La date d’échéance, qu’est-ce que c’est ? |
| C’est la date à laquelle le paiement complet de la facture est exigible. Si à cette date la facture n’est pas payée, elle est considérée comme en retard. |
| Combien de temps une entreprise doit-elle conserver ses factures ? |
| Selon la réglementation française, les factures doivent être conservées pendant 10 ans. |
| Mes numéros de facture sont-ils importants ? Puis-je les inventer ? |
| Utiliser un système numérique est la manière la plus simple de numéroter vos factures et d’en faire le suivi. Les logiciels de facturation en ligne numérotent automatiquement vos factures pour que vous n’ayez pas besoin d’inventer ces nombres vous-même. |