Pourquoi mes factures sont payées en retard et comment y remédier

Note de l’éditeur : article rédigé par notre auteur invité Nathan Resnick, PDG de Sourcify. 

Le flux de trésorerie est vital au succès et à la stabilité de toutes les petites activités. Même avec les virements ACH et des solutions bancaires alternatives pour optimiser les transactions commerciales entre les petites activités et leurs clients, de nombreuses entreprises ont du mal à se faire payer en temps et en heure.

Une ou deux factures réglées en retard, ce n’est pas grave, mais des difficultés chroniques à se faire payer à l’heure peuvent compliquer le paiement de vos frais d’exploitation, voire causer la fermeture de votre activité.

En effet, dans une étude récente effectuée par vCita sur plus de 3 000 micros entrepreneurs et petites entreprises, 23,4 % des répondants ont cité la gestion des flux de trésorerie et la perception des paiements comme leur plus gros défi durant la pandémie, juste derrière la réponse arrivée en tête : trouver de nouveaux clients.

En réglant ces 4 problématiques courantes à l’origine de nombreux retards de paiements, vous retrouverez votre tranquillité d’esprit et aurez l’assurance de disposer des ressources dont vous avez besoin, particulièrement en période d’incertitude.

1. Vos factures ne mentionnent pas d’échéance ferme

Souvent, les petites entreprises envoient les factures avec la mention « payable à réception ». Bien qu’en théorie cette mention devrait motiver les clients à payer immédiatement, c’est loin d’être le cas.

Si vous pensez aux factures que votre entreprise paye chaque mois, comme vos cartes de crédit et l’électricité ou l’eau, chacune a une échéance de paiement fixe. Même si cette date se trouve dans l’avenir, fixer une échéance crée un sentiment d’urgence qui vous pousse à envoyer le paiement aussi rapidement que possible.

En ajoutant simplement une date d’échéance sur vos factures, vous pouvez réduire la probabilité que les clients retardent votre paiement.

2. Il n’y a aucune conséquence en cas de retard de paiement

Ajouter une date d’échéance suffit souvent à faire payer les clients à l’heure, mais certains payeront quand même en retard. En l’absence de conséquences en cas de retard de paiement, les dates d’échéance sur vos factures continueront d’être ignorées.

Vous devez mettre à jour les conditions de vos contrats pour stipuler clairement les conséquences en cas de retard de paiement. Dans le cas des clients particulièrement problématiques, vous pouvez même envisager de facturer des pénalités de retard. Indiquez clairement que si les paiements ne sont pas reçus après un certain nombre de communications de la part de votre équipe, la facture sera envoyée au service de recouvrement.

En expliquant clairement les conséquences d’un paiement non conforme à votre contrat avec le client, vous réduisez fortement la probabilité de retard.

3. Vous ne disposez pas d’un système de suivi robuste

Les étapes qui suivent l’envoi d’une facture sont tout aussi importantes pour votre activité que la création de la facture en elle-même. Si vous ne disposez pas d’une méthode d’organisation, un nombre étonnamment grand de factures impayées peut vous échapper. Et si vous omettez d’envoyer des messages de rappel concernant une facture impayée, votre client a une bonne excuse pour oublier de vous régler.

Pour éviter cette situation, votre entreprise doit développer un système d’organisation de la comptabilité. Le statut de chaque facture doit être soigneusement suivi jusqu’au paiement. Un tableau de bord mis à jour automatiquement donnera à votre équipe comptable les informations dont elle a besoin pour envoyer des messages de rappel ou prendre d’autres mesures, le cas échéant.

De nombreux tableaux de bord de paiement optimisent encore ce processus en vous permettant de configurer des notifications ou des alertes pour des problèmes spécifiques, comme une facture impayée. Certains de ces outils peuvent également automatiser l’envoi de messages de rappel. En automatisant le système de suivi, vous soulagerez votre équipe et réduirez le risque d’erreur manuelle.

4. Vous ne proposez pas d’une méthode de paiement pratique

Aujourd’hui, les clients ont de nombreux moyens de paiement à leur disposition. Que votre entreprise cible d’autres sociétés ou des consommateurs, vous devez vous efforcer de vous adapter à leurs préférences de paiement. En acceptant plusieurs moyens de paiement, comme les virements ACH, PayPal ou les cartes de crédit et cryptomonnaies, vous faciliterez les transactions commerciales pour vos clients.

Certains clients peuvent rencontrer des situations défavorables qui les empêchent de payer l’intégralité de la facture à l’échéance. Dans ces cas, pour éviter le risque d’impayé, votre entreprise peut proposer un plan de paiement alternatif. Par exemple, en échelonnant le paiement d’une facture sur plusieurs semaines ou mois.

Une communication proactive avec vos clients vous aidera à trouver une solution avantageuse pour les deux parties, afin que chacune puisse gérer ses flux de trésorerie. Un système de paiement rigide aux options limitées pourrait dissuader des clients potentiels de collaborer avec vous. En faisant preuve de flexibilité, vous augmentez vos chances de développer vos bénéfices.

Des paiements plus rapides pour de meilleurs flux de trésorerie

Une mauvaise gestion des flux de trésorerie est la principale raison des fermetures de petites entreprises, et représente jusqu’à 82 % des motifs de faillites de start-ups. Même si inciter vos clients à vous payer rapidement n’est pas la solution à tous vos problèmes de flux de trésorerie, cela participera dans une grande mesure à garantir la santé de vos comptes professionnels. En suivant ces conseils pour améliorer vos processus de facturation et de paiement, vous serez mieux positionné pour profiter de la stabilité financière dont vous avez besoin.

Comment Payoneer peut vous aider à être payé à l’heure :

• Avec Payoneer, vous pouvez offrir à vos clients plusieurs moyens de payer en ligne efficacement et en toute sécurité : par carte de crédit, virement bancaire local ou avec leur propre compte Payoneer.
• Facturez vos clients à l’avance ou dès l’exécution d’un travail directement depuis votre compte Payoneer.
• Si vos clients ont besoin d’une petite incitation, vous pouvez aussi envoyer des rappels, puis suivre le paiement jusqu’à son arrivée sur votre compte.
• Vous pouvez ensuite utiliser vos fonds de plusieurs manières : les retirer vers votre compte bancaire local, payer vos fournisseurs ou prestataires directement depuis votre compte Payoneer, retirer de l’argent à des distributeurs automatiques dans le monde entier ou faire des achats en ligne ou en magasin.

Le casse-tête des paiements en retard n’est pas une fatalité. Ouvrez un compte Payoneer aujourd’hui et constatez avec quelle facilité vous gérez vos paiements professionnels.

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Nathan Resnick est le PDG de Sourcify, la plateforme d’approvisionnement qui connaît la croissance la plus rapide et aide les entreprises à fabriquer leurs produits en Asie.

[1] Selon éligibilité et offre Payoneer en cours