期限内に支払いが行われない４つの理由と支払いを漏れなく受け取るためにできること

編集者注：Sourcify社CEOであるNathan Resnick氏によるゲスト投稿です。

キャッシュフローは、あらゆる中小企業にとってビジネスの成功とそれを安定させるのに欠かせないものです。中小企業は取引先との取引を効率化するためにACH送金や代替のバンキング・ソリューションを簡単に利用することができますが、多くの企業が期日通りに支払いを受取るのに苦労しています。

1回の支払い遅延では大したことにはならないでしょうが、慢性的に支払いが滞ると、会社の運営コストを賄うことが困難になり、事業の終了を招くこともあります。

実際、vcitaが最近3,000以上の零細・中小企業経営者を対象に行った調査では、23.4%がパンデミック下で遭遇した最大の課題としてキャッシュフローと代金回収の管理を挙げており、1位の新規取引先の開拓という回答とわずか数パーセントしか差がありませんでした。

特に不確実な時代において、期日通りに支払いを受取れないというよくある問題に対処することで、心の平穏を得たり、必要なリソースを確保したりすることができます。

1. 請求書に支払い期日を明記していない

中小企業では、請求書に「受領後支払い」と記載していることがよくあります。理論的には、これは取引先がすぐに支払いを実行するためのきっかけになると考えられますが、そうならない場合も多いのです。

クレジットカードや公共料金など、事業で毎月支払っている請求について考えてみてください。請求書には期日が設定されています。たとえ期日が数週間先であっても、支払い期日を設定することで緊急性が生まれ、できるだけ早く支払う動機付けとなります。

請求書に支払い期日を追加するだけで、取引先に支払いの優先度を上げさせることができます。

2. 支払いを遅延しても取引先に何の影響もない

支払い期日を請求書に追加すると、取引先が適切なタイミングで支払うようになることがよくありますが、中には支払いを先延ばしにする取引先もいるでしょう。支払いが遅れても何ら影響が生じないのなら、請求書の支払い期日はずっと無視されることになるでしょう。

このような場合、支払いが遅延した場合にどうなるかを明確にするために、契約条件の更新が必要になるでしょう。特に問題のある取引先に対しては、支払いが遅れた場合に追加手数料を請求することを検討してもよいでしょう。先方へ一定回数、連絡しても支払いが行われない場合は、請求書を取り立てに回すことを明記するようにしましょう。

取引先が契約に従わずに支払いを怠った場合にどうなるかを明確にすることで、取引先が期日通りに支払わない確率を大幅に下げることができます。

3. しっかりとしたトラッキングシステムを導入していない

請求書を送った後にすべきことは、請求書そのものの作成と同じくらい重要です。きちんと整理された状態にしておかないと、未対応の請求書が意外と簡単に埋もれてしまうことがあります。また、支払いが済んでいない請求書に関してフォローアップのメッセージを送っていないとしたら、取引先にとっては支払いを忘れた正当な理由になりえます。

このような事態を避けるためには、買掛金をきちんと整理できるシステムを構築する必要があります。各請求書のステータスは、支払いを受取るまでしっかり追跡することが大切です。自動で更新されるダッシュボードから、必要に応じてフォローアップのメッセージを送信したり、他のアクションを取ったりするのに必要な情報を財務チームに提供することができます。

決済ダッシュボードの多くでは、請求書が期日を過ぎているなどの問題を知らせてくれる通知やアラートを設定することで、この手続きをさらに合理化することができます。また、支払いのリマインダーメッセージを自動で送信できるものもあります。トラッキングシステムを可能な限り自動化することで、社内チームの負担や、手作業のミスといったリスクを減らすことができます。

4. 便利なお支払方法が用意されていない

お客様が利用できるお支払方法は以前より増えています。事業が法人向けか一般の消費者向けかにかかわらず、多様なお支払方法に対応する必要があります。ACH送金やPayPal、クレジットカードや暗号通貨に至るまで、より多くのお支払方法を用意することで、取引先にとって貴社との取引が容易になります。

お客様によっては、困難な状況に陥っていて期日までに請求金額の全額を支払うことができない場合もあります。全く入金されないよりは、そのような取引先と協力しながら別の支払いプランを設定する方が、ビジネスとして有益であるかもしれません。例えば、1つの請求を週単位または月単位の分割払いにすることです。

取引先と積極的なコミュニケーションを取ることにより、双方にとってWin-Winの関係となる解決策を導き出し、誰もが適切にキャッシュフローを管理できるようになるのです。限られたオプションしかない、柔軟性に欠ける決済システムにしていると、潜在的な取引先との取引を遠ざけている可能性があります。よりフレキシブルにすることは、結果的に高い利益をもたらします。

支払いを早く受取り、キャッシュフローを向上させる

キャッシュフローの悪化は、中小企業が倒産する原因の1位になっており、新興企業の倒産の82%にものぼります。取引先から期日通りに支払いを受取れても、キャッシュフローに関するすべての問題を解決できるわけではありませんが、会計上、黒字を保つには大きな役割を果たすでしょう。このようなヒントを請求や決済処理の改善に活用することで、キャッシュフローの安定をはかることができます。

Payoneerは以下のような方法で支払いを期日通りに受取るための支援をしています。

• Payoneerをご利用になると、クレジットカード、国内送金、取引先のPayoneerアカウント経由など、効率的かつ安全なオンライン決済方法を複数、取引先に提供することができます。
• Payoneerアカウントから直接、作業完了前もしくは作業完了後に取引先に請求することができます。
• 必要に応じてリマインダーを送信し、口座に入金されるまでトラッキングすることもできます。

Payoneerのアカウントをまだお持ちでない方は、以下のページからアカウント開設方法をご確認いただけます。ぜひ一度ご覧ください。

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Nathan Resnick氏は、アジア全域のメーカーを支援するソーシングプラットフォームとして急成長中のSourcify社のCEOです。

^1] 利用資格要件および提供されているPayoneerのサービスによります。