집중력을 유지하고 효과적으로 우선순위를 정하는 데 도움이 되는 검증된 전략들
기업체를 운영하는 일은 언제나 쉽지 않습니다. 특히 오늘날과 같이 빠르게 변화하는 세계에서는 운영을 힘들게 하는 방해 요소가 매우 많습니다. 하지만 다행스럽게도 건강을 챙기는 일부터 집중력을 유지하는 데 도움을 주는 최신 앱 및 소프트웨어 사용까지 업무 시간을 최대한 활용하고 생산성을 향상시키는 데 도움을 주는 방법들도 많이 있습니다. 무엇보다도 다행스러운 일은 이 대다수의 방법들이 비용이 전혀 들지 않는다는 것입니다.
건강을 챙기세요
여러분의 뇌가 제대로 일하지 않는다면 생산성과 관련된 그 어떤 앱도 여러분에게 도움이 되지 않습니다. 따라서 집중력을 얻기 위해서는 먼저 건강을 잘 챙기고 유지하는 것이 가장 중요합니다. 다음은 여러분의 집중력이 계속해서 흐트러진다면 생각해 봐야 할 몇 가지 건강과 관련된 조언들입니다.
1. 충분한 숙면을 취하세요
일을 할 수 있는 나이에 해당하는 어른들은 평균 8시간의 수면이 필요하지만 많은 사람들이 충분한 수면 시간을 가지지 않습니다. 가끔씩 늦게 자는 것은 큰 영향을 미치지 않지만 꾸준히 잠이 부족하다면 피로함을 느끼고 쉽게 짜증을 내며 일에 집중하기 어려운 상태가 될 수 있습니다.
점심시간 이후에는 가급적 카페인의 섭취를 피하고 잠자기 최소 1시간 전부터는 전자기기의 화면을 끈 후 충분한 숙면을 취하세요. 대신 책을 읽거나 목욕을 하는 등 긴장을 풀어줄 수 있는 활동을 하는 것도 좋습니다.
2. 집중력 향상에 도움이 되는 음식을 먹으세요
하루 종일 집중력을 유지하기 위하여, 뇌가 최상의 상태를 유지할 수 있도록 이에 도움이 되는 음식을 먹고 에너지를 고갈시키는 음식은 피하는 것이 좋습니다. 반짝 기운은 나지만 곧바로 나른한 기운을 느끼게 하는 초콜릿, 빵 그리고 파스타와 같은 고 탄수화물 음식의 섭취를 피하세요. 대신 생선, 아보카도, 견과류 또는 씨앗과 같이 지방이 풍부한 음식과 브로콜리, 케일, 블루베리 및 오렌지와 같이 비타민이 풍부한 음식으로 점식 식단을 구성해 보세요.
3. 카페인 음료는 적당한 양만 마시세요
아침에 일어나는 게 힘들다면 한 잔의 커피는 아침을 깨우고 하루를 시작하기에 좋은 방법이 될 수 있지만 지나치게 마실 경우, 신체 체계를 압도하여 수면을 방해할 수 있습니다. 녹차는 커피를 마신 후 느껴지는 나른한 기운이 없고 카페인 각성 효과가 적기 때문에 커피를 대체하는 훌륭한 대안이 되어줄 수 있습니다.
업무 환경을 최적화하세요
업무 환경은 집중력과 생산성 측면에서 건강만큼이나 중요합니다. 소음이 없는 환경을 만들고 유지하며 여러분 스스로 생각할 수 있는 공간을 가지세요.
다음은 생산성 향상에 도움이 되는 내용들입니다.
1. 자신만의 시간을 가지세요
동료와의 대화는 창의력을 발휘하는 데 큰 도움이 될 수 있지만 때로는 누구의 방해도 없이 업무에 차분히 집중하는 시간도 필요합니다. 개인 사무 공간이 있다면 칸막이를 닫으세요. 아니면 다른 사람들에게 방해를 받고 싶지 않다는 신호를 보내세요.
2. 집중을 방해하는 전자기기를 끄세요
업무에 방해가 될 수 있는 모든 알람을 끄세요. 그리고 핸드폰을 비행모드로 전환해 알람 소리나 벨소리를 차단한 후, 핸드폰을 보고 싶은 유혹을 피할 수 있도록 핸드폰을 멀리 두세요. Monday, Asana 그리고 Slack과 같은 협업 애플리케이션에서 제공하는 ‘방해금지’ 설정을 이용하는 것도 좋은 방법입니다!
3. 일어나서 움직이세요
얼마나 집중할 수 있든지 간에 언젠가는 벽에 부딪히게 됩니다. 이럴 때는 일어나서 물병에 물을 채우거나 프린터에서 인쇄된 문서를 가져오는 등 움직이면서 혈액을 순환시키세요. 그러면 다시 피로한 상태에서 벗어나 업무에 집중할 수 있습니다.
성공적으로 시간의 우선 순위를 정하는 방법
업무에 집중할 수 있는 완벽한 환경을 조성하는 것은 시작에 불과합니다. 현명하게 에너지의 우선순위를 매기는 것도 그 못지않게 중요합니다. 해야 할 일의 목록을 만들고 달력에 업무 스케줄을 기록해두면 효과적으로 시간을 계획하는 데 도움이 됩니다. 또한 바쁜 사업가들은 시간을 최대한 활용하는 데 도움을 주는, 널리 알려진 순위 매김 방법을 이용하는 것도 좋습니다.
모든 사람에게 효과적인 순위 매김 방법이란 없습니다. 몇 가지 방법들을 시도해 보고 여러분에게 가장 적합한 방법을 골라보세요.
Pomodoro: Pomodoro 방법은 규칙적으로 가지는 짧은 휴식이 전반적인 생산성 향상에 도움이 된다는 원리를 따릅니다. 타이머를 설정해두고 25분 일한 뒤에 5분 간 휴식을 취하세요. 이 과정을 4번 반복한 다음 30분의 휴식 시간을 가지세요. 그리고 다시 반복하세요.
Eat the Frog: Mark Twain이 한 유명한 말이 있습니다. “당신이 개구리를 먹어야 한다면 아침에 하는 것이 가장 좋습니다.” 여기서 말하고자 하는 바는 중요한 일을 가장 먼저 처리한 다음 덜 중요한 업무로 넘어가란 것입니다.
파레토 원칙(Pareto Principle): 아침형 인간이 아니라면 여러분에게는 파레토 원칙이 더 맞을 수 있습니다. 업무의 80%에는 20%의 시간이 할애된다는 원리에 따라 80%에 해당하는 작은 일들을 먼저 처리하고 가장 중요한 20%의 일을 위해 80%의 시간을 남겨두는 것입니다.
Time Blocking 또는 Chunking: 일반적인 생각과는 달리, 동시에 여러 일을 하는 것은 업무를 신속하게 처리하는 데 도움이 되지 않습니다. 오히려 각 작업이 주의를 분산시켜 전반적인 업무 속도를 늦출 수 있습니다. Time Blocking 또는 Chunking에서는 그 반대로 행동합니다. 유사한 작업들을 한번에 처리한 다음, 다음 작업으로 넘어갑니다. 한 번에 여러 업무를 함께 처리하는 것이 아니라, 모든 이메일에 회신을 한 다음, 필요한 통화를 몰아서 한 뒤 다음으로 작성해야 하는 리포트를 모두 처리하는 것입니다.
Eisenhower Decision Matrix: 작업의 우선순위를 4가지로 나누어 관리하는 방법입니다.
- 중요하고 긴급한 일 – 이 업무들은 즉시 처리하세요
- 중요한 일 – 업무를 처리하기 위한 계획을 세우세요
- 긴급한 일 – (가능하다면) 업무를 위임하세요
- 중요하지도 긴급하지도 않은 일 – 지우거나 버리세요
‘완벽한 생산성’이란 없습니다
결국 집중력을 유지하고 효과적으로 우선순위를 정하려면 생산성 있는 근무 환경을 조성하고 시간을 현명하게 사용하는 방법을 배워야 합니다. 그러면 여러분은 생산성이 극적으로 증가하는 모습을 느낄 수 있을 것입니다. 그러나 오래 일하기 위해서는 스스로를 건강을 잘 돌볼 줄 알아야 합니다. 그 누구도 완벽하게 평생 일할 수는 없으니까요!
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