기업체를 운영하는 일은 언제나 쉽지 않습니다. 특히 오늘날과 같이 빠르게 변화하는 세계에서는 운영을 힘들게 하는 방해 요소가 매우 많습니다. 하지만 다행스럽게도 건강을 챙기는 일부터 집중력을 유지하는 데 도움을 주는 최신 앱 및 소프트웨어 사용까지 업무 시간을 최대한 활용하고 생산성을 향상시키는 데 도움을 주는 방법들도 많이 있습니다. 무엇보다도 다행스러운 일은 이 대다수의 방법들이 비용이 전혀 들지 않는다는 것입니다.
여러분의 뇌가 제대로 일하지 않는다면 생산성과 관련된 그 어떤 앱도 여러분에게 도움이 되지 않습니다. 따라서 집중력을 얻기 위해서는 먼저 건강을 잘 챙기고 유지하는 것이 가장 중요합니다. 다음은 여러분의 집중력이 계속해서 흐트러진다면 생각해 봐야 할 몇 가지 건강과 관련된 조언들입니다.
일을 할 수 있는 나이에 해당하는 어른들은 평균 8시간의 수면이 필요하지만 많은 사람들이 충분한 수면 시간을 가지지 않습니다. 가끔씩 늦게 자는 것은 큰 영향을 미치지 않지만 꾸준히 잠이 부족하다면 피로함을 느끼고 쉽게 짜증을 내며 일에 집중하기 어려운 상태가 될 수 있습니다.
점심시간 이후에는 가급적 카페인의 섭취를 피하고 잠자기 최소 1시간 전부터는 전자기기의 화면을 끈 후 충분한 숙면을 취하세요. 대신 책을 읽거나 목욕을 하는 등 긴장을 풀어줄 수 있는 활동을 하는 것도 좋습니다.
하루 종일 집중력을 유지하기 위하여, 뇌가 최상의 상태를 유지할 수 있도록 이에 도움이 되는 음식을 먹고 에너지를 고갈시키는 음식은 피하는 것이 좋습니다. 반짝 기운은 나지만 곧바로 나른한 기운을 느끼게 하는 초콜릿, 빵 그리고 파스타와 같은 고 탄수화물 음식의 섭취를 피하세요. 대신 생선, 아보카도, 견과류 또는 씨앗과 같이 지방이 풍부한 음식과 브로콜리, 케일, 블루베리 및 오렌지와 같이 비타민이 풍부한 음식으로 점식 식단을 구성해 보세요.
아침에 일어나는 게 힘들다면 한 잔의 커피는 아침을 깨우고 하루를 시작하기에 좋은 방법이 될 수 있지만 지나치게 마실 경우, 신체 체계를 압도하여 수면을 방해할 수 있습니다. 녹차는 커피를 마신 후 느껴지는 나른한 기운이 없고 카페인 각성 효과가 적기 때문에 커피를 대체하는 훌륭한 대안이 되어줄 수 있습니다.
업무 환경은 집중력과 생산성 측면에서 건강만큼이나 중요합니다. 소음이 없는 환경을 만들고 유지하며 여러분 스스로 생각할 수 있는 공간을 가지세요.
다음은 생산성 향상에 도움이 되는 내용들입니다.
동료와의 대화는 창의력을 발휘하는 데 큰 도움이 될 수 있지만 때로는 누구의 방해도 없이 업무에 차분히 집중하는 시간도 필요합니다. 개인 사무 공간이 있다면 칸막이를 닫으세요. 아니면 다른 사람들에게 방해를 받고 싶지 않다는 신호를 보내세요.
업무에 방해가 될 수 있는 모든 알람을 끄세요. 그리고 핸드폰을 비행모드로 전환해 알람 소리나 벨소리를 차단한 후, 핸드폰을 보고 싶은 유혹을 피할 수 있도록 핸드폰을 멀리 두세요. Monday, Asana 그리고 Slack과 같은 협업 애플리케이션에서 제공하는 ‘방해금지’ 설정을 이용하는 것도 좋은 방법입니다!
얼마나 집중할 수 있든지 간에 언젠가는 벽에 부딪히게 됩니다. 이럴 때는 일어나서 물병에 물을 채우거나 프린터에서 인쇄된 문서를 가져오는 등 움직이면서 혈액을 순환시키세요. 그러면 다시 피로한 상태에서 벗어나 업무에 집중할 수 있습니다.
업무에 집중할 수 있는 완벽한 환경을 조성하는 것은 시작에 불과합니다. 현명하게 에너지의 우선순위를 매기는 것도 그 못지않게 중요합니다. 해야 할 일의 목록을 만들고 달력에 업무 스케줄을 기록해두면 효과적으로 시간을 계획하는 데 도움이 됩니다. 또한 바쁜 사업가들은 시간을 최대한 활용하는 데 도움을 주는, 널리 알려진 순위 매김 방법을 이용하는 것도 좋습니다.
모든 사람에게 효과적인 순위 매김 방법이란 없습니다. 몇 가지 방법들을 시도해 보고 여러분에게 가장 적합한 방법을 골라보세요.
Pomodoro: Pomodoro 방법은 규칙적으로 가지는 짧은 휴식이 전반적인 생산성 향상에 도움이 된다는 원리를 따릅니다. 타이머를 설정해두고 25분 일한 뒤에 5분 간 휴식을 취하세요. 이 과정을 4번 반복한 다음 30분의 휴식 시간을 가지세요. 그리고 다시 반복하세요.
Eat the Frog: Mark Twain이 한 유명한 말이 있습니다. “당신이 개구리를 먹어야 한다면 아침에 하는 것이 가장 좋습니다.” 여기서 말하고자 하는 바는 중요한 일을 가장 먼저 처리한 다음 덜 중요한 업무로 넘어가란 것입니다.
파레토 원칙(Pareto Principle): 아침형 인간이 아니라면 여러분에게는 파레토 원칙이 더 맞을 수 있습니다. 업무의 80%에는 20%의 시간이 할애된다는 원리에 따라 80%에 해당하는 작은 일들을 먼저 처리하고 가장 중요한 20%의 일을 위해 80%의 시간을 남겨두는 것입니다.
Time Blocking 또는 Chunking: 일반적인 생각과는 달리, 동시에 여러 일을 하는 것은 업무를 신속하게 처리하는 데 도움이 되지 않습니다. 오히려 각 작업이 주의를 분산시켜 전반적인 업무 속도를 늦출 수 있습니다. Time Blocking 또는 Chunking에서는 그 반대로 행동합니다. 유사한 작업들을 한번에 처리한 다음, 다음 작업으로 넘어갑니다. 한 번에 여러 업무를 함께 처리하는 것이 아니라, 모든 이메일에 회신을 한 다음, 필요한 통화를 몰아서 한 뒤 다음으로 작성해야 하는 리포트를 모두 처리하는 것입니다.
Eisenhower Decision Matrix: 작업의 우선순위를 4가지로 나누어 관리하는 방법입니다.
결국 집중력을 유지하고 효과적으로 우선순위를 정하려면 생산성 있는 근무 환경을 조성하고 시간을 현명하게 사용하는 방법을 배워야 합니다. 그러면 여러분은 생산성이 극적으로 증가하는 모습을 느낄 수 있을 것입니다. 그러나 오래 일하기 위해서는 스스로를 건강을 잘 돌볼 줄 알아야 합니다. 그 누구도 완벽하게 평생 일할 수는 없으니까요!
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