Workflow: o que é, tipos e como criar um?

De acordo com a pesquisa global “O Estado do Trabalho em 2023“, realizada pela Slack — plataforma de comunicação corporativa com tecnologia de IA —, 82% dos 18.000 colaboradores(as) entrevistados, de nove países diferentes, afirmaram que se sentir feliz e engajado no trabalho é um fator-chave para sua produtividade.

E para alcançar esse engajamento saudável, um dos principais pontos a serem estruturados dentro de uma empresa é o seu workflow, também conhecido como o fluxo de trabalho dos colaboradores e colaboradoras.

Se você possui uma empresa, seja B2B ou B2C, ou é um(a) profissional freelancer que deseja aprender mais sobre o que é workflow, significado, benefícios e como fazer esse fluxo de trabalho de forma sólida, esse artigo é para você. Confira!

Workflow: o que é?

Como dissemos, o conceito de workflow, que em português significa fluxo de trabalho, nada mais é do que uma cadeia de tarefas que ocorre em uma sequência específica para alcançar um resultado esperado. 

Assim, esse conceito descreve os passos necessários para concluir uma atividade, seja simples ou complexa, e está presente nas rotinas profissionais diárias, organizando e guiando a execução de demandas.

Workflow: como funciona?

Um exemplo prático de workflow pode ser visto na rotina de um influenciador digital ao postar um vídeo nas redes sociais. Antes do conteúdo ir ao ar, primeiro é necessário criar um roteiro, organizar o cenário, realizar a gravação, editar o vídeo, decidir o melhor momento para a publicação e, finalmente, fazer a postagem. 

Esse conjunto de etapas sequenciais forma um workflow de publicação de vídeos, ou seja, um processo estruturado que organiza as ações necessárias para completar a tarefa de maneira eficiente e ordenada.

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Benefícios do workflow

Até aqui você já deve ter percebido como o workflow traz um senso de organização para a rotina das pessoas. Mas, além disso, esse processo pode trazer outros benefícios, tanto para empresas, profissionais autônomos e freelancers. 

Vamos entender essas vantagens em detalhes:

Facilidade na comunicação

Pessoas conversando em reunião de trabalho.

Um workflow bem estruturado facilita a comunicação entre empresas ou equipes. Com um passo a passo otimizado para a execução de tarefas, todos têm uma compreensão clara do processo e quais são seus adicionais no fluxo, o que abre espaço para discussões pertinentes e elimina mal-entendidos — resultando em economia de tempo e esforço.

Eficiência

A otimização dos processos por meio de um workflow elimina tarefas redundantes, reduz erros e aumenta a produtividade. Com isso, ao agilizar demandas operacionais, os colaboradores e colaboradoras têm mais tempo para focar em entregas de maior qualidade e agilidade.

Diminuição de erros

Com o fluxo de trabalho bem definido e a criação de uma padronização dos processos, o resultado é qualidade e precisão das entregas. Considerando que todas as tarefas sejam realizadas corretamente desde a primeira etapa, o retrabalho é reduzido, o que otimiza o tempo e garante maior excelência na conclusão dos projetos.

Otimização de tarefas e tempo

Ao usar ferramentas tecnológicas de gerenciamento de tarefas, como Trello ou Pipefy, é possível acompanhar o progresso e a visualização completa das atividades em andamento. Canais de comunicação, como o Slack, também são valiosos, pois centralizam as discussões sobre processos em uma única plataforma.

Processos solidificados

Empresas com equipes numerosas e processos interdependentes, especialmente em setores internacionais, precisam de um workflow eficiente para garantir organização e padronização.

Imagine que você gerencia um marketplace e precisa se comunicar com clientes e fornecedores(as) de todo o mundo. Ter um workflow específico para pagamentos e recebimentos de valores é crucial. 

Por exemplo, para a transferência da porcentagem das vendas para os fornecedores e fornecedores, é importante seguir um processo sólido, isso inclui escolher uma única plataforma de pagamentos internacionais, como a Payoneer, para manter centralizada todas as informações.

Tipos de workflow

Você ainda não adotou um workflow sólido para o dia a dia do seu trabalho? A seguir, conheça os principais modelos de workflow e encontre o que mais se adequa ao seu fluxo de trabalho.

1. Workflow de produção

Perfeito para tarefas de grande escala e processos repetitivos, o workflow de produção se destaca por sua estrutura rígida e padronizada. Ideal para lidar com grandes volumes de dados, recursos financeiros ou políticas corporativas, ele garante consistência e eficiência, com possibilidade de melhorias e automação ao longo do tempo.

Como adotar: mapeie as etapas do processo, defina responsabilidades claras, principalmente se houver mais pessoas no fluxo. Além disso, utilize ferramentas de automação, como plataformas de IA, e monitore o desempenho para identificar oportunidades de melhoria contínua.

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2. Workflow Ad hoc

Se a flexibilidade é essencial para o seu trabalho, o workflow ad hoc é a escolha certa. Adaptável e dinâmico, ele permite modificações mesmo durante a execução, sendo ideal para processos com tarefas individuais e necessidade de ajustes em tempo real. 

Como adotar: incentive a autonomia e promova uma comunicação aberta entre todos os envolvidos. Utilize ferramentas que possibilitem a colaboração e ajustes em tempo real e cultive uma cultura de aprendizado e experimentação. 

O segredo neste tipo de workflow está na responsabilidade de cada profissional em manter clara a fase em que se encontra no processo, garantindo que todos estejam cientes dos próximos passos.

3. Workflow administrativo

Rotinas administrativas e atividades constantes com regras simples são ideias no workflow administrativo. Esse tipo de fluxo de trabalho é perfeito para tarefas envolvendo formulários e edição de documentos, ele se beneficia da padronização e automação, agilizando processos burocráticos e garantindo conformidade.

Como adotar: identifique as tarefas repetitivas e burocráticas, utilize formulários e modelos padronizados, implemente ferramentas de gestão de documentos e fluxo de trabalho, e busque oportunidades de automação para otimizar o tempo e reduzir erros.

4. Workflow colaborativo

Quando o trabalho em equipe é fundamental, o workflow colaborativo entra em cena. Integrando processos de diferentes equipes, ele facilita a comunicação e o compartilhamento de informações entre departamentos, otimizando a colaboração e promovendo a troca de informações entre diferentes áreas da empresa.

Como adotar: utilize ferramentas de comunicação e colaboração em tempo real, defina responsabilidades claras para cada equipe, promova a transparência e o feedback constante, além de incentivar a cultura de colaboração e compartilhamento de conhecimento.

5. Workflow transacional 

Precisa lidar com diferentes tarefas que precisam ser executadas simultaneamente? Combinando automação com supervisão humana para autorização de etapas individuais, o workflow transacional garante controle e segurança em processos complexos com múltiplas atividades.

Como adotar: confira as etapas do processo, defina pontos de controle e autorização, utilize ferramentas de automação e gestão de fluxo de trabalho, e monitore o progresso para garantir a conformidade e a segurança das informações.

Como fazer um workflow?

Se você possui PME, grande corporação ou é uma pessoa freelancer, após definir qual tipo de workflow pretende seguir, confira alguns passos de como estruturar seu fluxo de trabalho:

1° passo: defina pessoas responsáveis

Primeiro, separe nome e função de todas as pessoas que fazem parte do fluxo de trabalho. Depois, anote informações relevantes como: quanto tempo cada profissional leva em sua etapa, o que é preciso conter em cada entrega, entre outros dados.

2° passo: analise os fluxos de trabalho atuais

Análise o processo de como cada profissional faz o seu trabalho, incluindo você. Isso te permitirá ver de forma ampla como o fluxo de trabalho já existente funciona e encontrar oportunidades para aprimorar e otimizar etapas.

3° passo: crie novas etapas

Após analisar os fluxos, crie um documento digital e liste as novas etapas do workflow de forma linear. Para isso, você pode usar ferramentas de gerenciamento e organização de projetos, como Trello e Pipefy, por exemplo. 

4° passo: valide o novo workflow

Em seguida, com o novo workflow criado, apresente-o à sua equipe e explique como o novo fluxo de trabalho será vantajoso. Incentive os(as) profissionais a segui-lo, mostrando que a mudança é para o benefício de todos e, claro, demonstre abertura para ajustes e sugestões da equipe.

FAQ: perguntas frequentes sobre workflow 

Ficou com alguma dúvida sobre como fazer um workflow, conceito e seus tipos? Confira abaixo as perguntas e respostas mais frequentes sobre o tema:

Qual a diferença entre processos e workflow?

Os processos são um conjunto de atividades que têm como objetivo entregar um produto ou serviço. Esse termo também pode ser entendido como a forma de cumprir demandas. Já o workflow é o próprio fluxo de trabalho, ou seja, a sequência de etapas e ações necessárias para realizar um processo específico. 

Seguir um workflow pode trazer vantagens financeiras para a minha empresa?

Sim, ter um workflow bem estruturado pode trazer vantagens financeiras significativas para o seu negócio! Por exemplo, imagine que você gerencia uma loja online de roupas e seus fornecedores são de outro país. Sem um fluxo de trabalho claro, você pode acabar comprando mais estoque do que o necessário ou não calcular o tempo de entrega das peças para reposição.

Mas, com um workflow bem definido, você saberá exatamente quando e quanto investir em cada compra de vestuário. Além disso, poderá calcular o tempo de entrega das peças, evitando gastos desnecessários e otimizando seus recursos e tempo.

E se você é um profissional freelancer, possui uma PME ou grande empresa, não se esqueça: para facilitar e otimizar ainda mais suas transações com fornecedores em qualquer lugar do mundo, conte com a Payoneer — uma das maiores plataformas de pagamentos internacionais. 

Com alta tecnologia e taxas de câmbio menores, a Payoneer impulsiona o crescimento de empreendedores e empreendedoras, tornando o comércio global mais fácil, seguro e otimizando seus fluxos de pagamento. Abra sua conta hoje mesmo!

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