Сплачуйте рахунки швидше: 5 досліджених хаків, які Ви повинні використовувати

Примітка редактора: Це пост гостя Баміделе Онібалусі, позаштатного письменника і засновника журналу Writers in Charge.

Оплата рахунку із запізненням це не весело. Це змушує фрілансерів і власників малого бізнесу проявляти творчий підхід до своїх рахунків, а не до своєї роботи. Проте, серйозний дефіцит грошових коштів є сумною реальністю для багатьох підприємців. Недавнє дослідження у Великобританії показало, що:

• 51% респондентів стверджують, що затримка платежів стала більш серйозною проблемою, ніж 3 роки тому
• 58% стверджують, що прострочені платежі ставлять їх бізнес на межу провалу
• 51% власників малого бізнесу також змушені використовувати свої особисті заощадження, щоб покрити недоліки

В економіці позаштатних співробітників також широко поширені затримки з оплатою рахунків. Бонсай підрахував, що 29% рахунків від фрілансерів оплачуються після встановленого терміну. Велика проблема, також, полягає в тому, що прострочені платежі часто перетворюються в неплатежі – ще одна проблема, яка заважає вільному веденню бізнесу. Дослідження PayPal показує, що половина американських фрілансерів не отримувала зарплату хоча б один раз.

Source: Bonsai

Хоча з’явилися нові правові механізми для захисту фрілансерів від неплатежів, проблема єдиної зарплати все ще не дає покою. Це відбувається, якщо Ви не підходите до процесу виставлення рахунків розумним шляхом.

Нижче наведено кілька стратегій на основі досліджень, які допоможуть вам швидше оплачувати рахунки.

1. Налаштуйте умови оплати рахунку

Який найважливіший номер в вашому рахунку? Ні, це не загальний підсумок. Це термін! 

Термін оплати встановлює, коли Ваш клієнт зобов’язаний за контрактом оплатити ваш рахунок. Якщо забути встановити дату, це може призвести до непорозумінь. Наприклад, Ваш клієнт може припустити, що це нормально платити Вам через два місяці, коли Ви сподівалися отримати цю оплату через два тижні.

Ось кілька способів уникнути таких сценаріїв:

• Перед початком роботи повідомте Ваші стандартні умови оплати кожному клієнту.
• Вкажіть дату оплати та умови оплати в вашому рахунку

Який термін оплати Ви повинні використовувати? Давайте подивимося на ваші варіанти

Після отримання

Такі рахунки повинні бути оплачені до кінця робочого дня. Невиконання цієї умови буде вважатися порушенням договору і дозволить Вам зробити подальші дії (наприклад, стягувати плату за прострочення).

Хоча цей термін оплати вигідний для фрілансерів, так як вони швидше повертають свої гроші, це дещо проблематично для їх клієнтів B2B. Більші компанії часто мають складні цикли виставлення рахунків, і ваш рахунок повинен пройти кілька етапів утвердження, перш ніж він може бути розрахований. Таким чином, в більшості випадків його можна оплатити в той же день. Це може створити небажану напруженість між Вами і Вашим клієнтом.

 Крім того, «при отриманні» – не кращий варіант для великих проектів (наприклад, розробка веб-сайтів, консультування по маркетингових стратегіях або виробництво відео), коли клієнту потрібен час, щоб переглянути всі результати і двічі перевірити їх. Цей термін оплати найкраще підходить для невеликих одноразових завдань, таких як ретушування фотографій, створення копій в соціальних мережах або переклад на двох сторінках.

Net D Payment Term

D означає кількість днів, які Ви даєте клієнту для оплати В  ашого рахунку. Найбільш поширені тимчасові рамки:

• Net 7 – оплата протягом семи днів
• Net 14 – оплата протягом двох тижнів
• Net 30 – оплата протягом місяця
• Net  щомісяця – оплата повинна бути проведена в кінці місяця, що настає після дати виставлення рахунку. Наприклад, якщо Ви відправите свій рахунок 21 жовтня, ваш клієнт повинен буде оплатити його не пізніше 30 листопада.

Так як довго Ви повинні чекати оплату від клієнта? Дослідження Xero показує, що рахунки з більш короткими умовами оплати оплачуються швидше. Отже, виберіть NET 7 або NET 14, якщо Ви хочете отримати платіж в тому ж місяці:

Source: Xero

2. Додайте пункт про пізній платіж до вашого трудового договору.

Як показує графік Xero, клієнти часто пропускають терміни оплати і ігнорують умови оплати. Збір цих прострочених платежів може перетворитися в довгу боротьбу, на що витрачається більша частина Вашого продуктивного часу.

Щоб заощадити енергію, подумайте про те, щоб додати в свій трудовий договір пункт про пізню оплату. Це може бути простий пункт, який стверджує, що:

«За прострочені платежі від клієнта вимагається сплати комісію за прострочення в розмірі X%, також щомісяця нараховується % на непогашену суму».

Стандартний пізній збір становить від 1% до 5%. Ви також можете вибрати фіксовану плату за запізнення (наприклад, 100 доларів США за рахунок), хоча це не так часто. У будь-якому випадку, не забудьте довести цей пункт до відома Вашого клієнта, коли вони підписують трудовий договір, і нагадати їм про це, коли Ви відправляєте свій рахунок.

Не всі будуть в захваті від такої домовленості, про що свідчить лист, отриманий незалежним журналістом:

Несвоєчасні оплати можуть викликати невдоволення у деяких клієнтів, але вони допомагають вам швидше отримати ваші гроші

3. Рахунок в розстрочку

Ще один перевірений метод більш швидкої оплати рахунків – розбивка великих платежів за проектами на менші платежі.

Дослідження Бонсай показують, що рахунки на загальну суму 1000 доларів або менше сплачуються швидше

Джерело: Бонсай

Кілька причин релевантності:

• Невеликі компанії можуть відчувати власні проблеми з грошовими потоками, тому їм може бути складно швидко викласти великі суми
• Великі компанії направляють великі рахунки в свій відділ бухгалтерії або закупівель, який обробляє сотні платежів в місяць, що уповільнює процес розрахунків

Хочете прискорити процес? Перш за все, ви звертаєтеся до клієнта і пропонуєте йому індивідуальний план оплати – механізм, який найкраще підходить вам обом. Наприклад, ви можете пропонувати виставляти рахунки за розкладом. Або налаштовуйте регулярний щомісячний тарифний план, як це роблять багато хостинг-провайдерів, і збирайте гроші автоматично. Можливо, попросіть вашого клієнта поговорити з його бухгалтером і попрацювати з ним безпосередньо.

Виставляйте рахунки своїм клієнтам в цифровому вигляді і пропонуйте кілька способів оплати (дебетова / кредитна карта, банківський переказ і т. Д.). Завжди перевіряйте свої платіжні реквізити, перш ніж натиснути «Відправити».

Нарешті, переконайтеся, що:

• Ваш рахунок завжди відправляється потрібній людині (наприклад, бухгалтеру)
• У вас є альтернативний контакт в компанії, і ви можете загострити проблему прострочення платежу з кимось, хто перебуває вище вашої безпосереднього менеджера.

Якщо ваш платіж сильно прострочений, найкраще звернутися до більше уповноваженої людини, щоб привернути увагу до проблеми і домогтися більш швидкого вирішення.

4. Налаштуйте автоматичні нагадування про оплату

Жоден фрілансер не любить виглядати вимогливим або нетерплячим, коли справа доходить до отримання оплати. Іноді тверді і ввічливі нагадування про оплату є неминучими.

Зрештою, без легкого підштовхування, Ваш рахунок може залишитися похованим в накопиченій купі справ «зроблю пізніше». Тому краще залишатися активним і створювати автоматичну послідовність електронних нагадувань про платежі для клієнтів, які, як правило, пропускають терміни виконання.

Ваша колекція повинна включати в себе:

• Нагадування про платіж до закінчення терміну платежу – вкажіть, що відправлений вами рахунок наближається до терміну платежу і повинен бути сплачений протягом X днів. Невиконання цієї вимоги може призвести до несвоєчасної оплати.
• Перше прострочене нагадування про платіж – якщо на стороні клієнта не було ніяких дій протягом 5 робочих днів, надішліть ще одне нагадування. Будьте більш впевненими в цей раз і заявіть, що тепер стягується плата за запізнення.
• Друге нагадування про прострочений платіж – Все ще не оплатили? Що ж, прийшов час бути ще більш прямолінійним і заявити, що ви плануєте передати проблему більше уповноваженій людині в організації або подати в суд.

Велика частина програмного забезпечення для виставлення рахунків тепер дозволяє автоматично планувати нагадування про платежі для кожного простроченого рахунки. Крім того, ви можете використовувати Boomerang для Gmail, щоб зробити те ж саме.

5. Введіть знижку за достроковий платіж

Знижки за дострокове погашення (також звані дисконтними знижками) є загальними для п’ятизначних рахунків, які, як правило, застряють в процесі виставлення. Це хороший метод для вкладення більшої кількості грошей у Ваш бізнес, коли у Вас є відразу кілька великих рахунків, і ви хочете уникнути браку грошей.

Більшість розрахункових знижок становлять всього 1% -2% від загальної суми рахунку і надаються клієнтам, які оплачують рахунок протягом 10 або 15 днів з моменту отримання. Такі умови додаються в рахунок як:

• 1/10 – net 30
• 2/10 – net 30
• 1/15 – net 30

Ми всі знаємо, що знижки хитра справа, і клієнти можуть почати розпитувати Вас про ціни і торгуватися з Вами наступного разу. Отже, ось один хак, підтримуваний дослідженнями, щоб уникнути цього – об’єднайте вашу знижку з швидким запитом на послугу.

Дослідження, проведене Школою бізнесу McDonough при Джорджтаунському університеті, показало, що запит на швидку послугу значно збільшує прийняття пропозицій зі знижкою. Більшість людей розглядають знижку як прийом для продажу товару. Вони думають, що всі інші отримують такий же режим, тому пропозиція втрачає свою цінність (як і Ви, як продавець). Однак, коли Ви просите клієнта надати швидку послугу в обмін на цю знижку, він починає розглядати його як персональну пропозицію. Переговорні процеси перестають бути конкуренцією і перетворюються у взаємну взаємодія (тобто ми обидва отримаємо щось з цієї угоди).

Тому, якщо Ви плануєте надати знижку за достроковий платіж, упакуйте її разом з наданням швидкої послуги. Наприклад, попросіть клієнта надати направлення, залишити відгук на своєму сайті LinkedIn / або написати відгук.

Ваш бізнес важливий

Бізнес, який бореться з грошовим потоком, в кінцевому підсумку стає занадто дорогим для обслуговування. Час залишати гроші на столі і активно діяти, коли справа доходить до ваших рахунків!

Баміделе Онібалусі – успішний письменник-фрілансер і засновник провідного письменницького сайту Writers in Charge, який допомагає людям отримувати гроші за написання. Ви також можете підписатися на нього в Twitter: @youngprepro.