4 lý do khiến doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc nhận thanh toán đúng hạn (và cách khắc phục)

Đây là bài post đăng bởi Nathan Resnick, CEO của Sourcify. 

Dòng tiền là yếu tố quan trọng sống còn đối với sự thành công và ổn định của bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào. Mặc dù phương thức thanh toán bù trừACH và nhiều giải pháp ngân hàng thay thế khác luôn sẵn có để hợp lý hóa các giao dịch thanh toán giữa doanh nghiệp nhỏ và khách hàng của họ, rất nhiều công ty vẫn đang phải vật lộn để có thể nhận được thanh toán đúng hạn.

Một hóa đơn chậm thanh toán có thể vẫn chưa phải là vấn đề lớn với doanh nghiệp, nhưng nếu liên tục phải vật lộn để có thể nhận thanh toán đúng hạn thì hoàn toàn có thể khiến doanh nghiệp đó gặp nhiều khó khăn trong việc trang trải các chi phí hoạt động và thậm chí trong tình huống xấu nhất, có thể dẫn đến tình trạng đóng cửa hoạt động kinh doanh của nó.

Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát gần đây do Vcita thực hiện đối với hơn 3.000 chủ doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, 23,4% trong số này cho rằng việc quản lý dòng tiền và thu thập các khoản thanh toán là một trong những thách thức lớn nhất mà họ đã gặp phải trong thời kỳ đại dịch — đứng ngay sau thách thức lớn nhất của họ đó là tìm kiếm khách hàng mới.

Đặc biệt là trong những thời điểm bất trắc như hiện nay, việc nhận diện và giải quyết triệt để các vấn đề phổ biến nhất khiến bạn không thể nhận thanh toán đúng hạn ở dưới đây có thể làm cho bạn yên tâm hơn rất nhiều và đảm bảo bạn có đủ nguồn lực cần thiết để duy trì và tiếp tục phát triển doanh nghiệp.

1. Hóa đơn của bạn không có thời hạn thanh toán cụ thể

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng của họ với dòng thông báo “thanh toán ngay khi nhận được hóa đơn”. Về lý thuyết, thông báo này có vẻ như sẽ thúc đẩy khách hàng gửi thanh toán cho bạn ngay lập tức, nhưng trên thực tế, mọi thứ không diễn ra đúng như vậy.

Bạn có thể tham khảo các hóa đơn mà doanh nghiệp của bạn phải chi trả mỗi tháng, chẳng hạn như thẻ credit và hóa đơn tiện ích. Mỗi loại hóa đơn này đều có một ngày đến hạn được ấn định cụ thể và rõ ràng. Ngay cả khi còn đến vài tuần nữa mới đến ngày đáo hạn, thì việc đặt ra một thời hạn thanh toán cụ thể sẽ tạo ra một cảm giác cấp bách, thúc đẩy bạn gửi thanh toán càng sớm càng tốt.

Chỉ bằng một cách đơn giản đó là thêm ngày đến hạn thanh toán vào hóa đơn, bạn có thể dễ dàng tăng khả năng nhận thanh toán đúng hạn từ phía khách hàng lên đáng kể.

2. Không có bất kỳ hậu quả nào xảy đến với các khoản thanh toán chậm

Mặc dù việc thêm ngày đến hạn thanh toán thường là đủ để khách hàng bắt đầu thanh toán đúng hạn cho bạn, một số người vẫn sẽ tiếp tục thanh toán chậm trễ. Nếu không có bất kỳ hậu quả nào trong trường hợp thanh toán chậm, ngày đến hạn trên hóa đơn của bạn sẽ tiếp tục bị bỏ qua.

Nếu tình trạng chậm thanh toán xảy ra liên tục, bạn nên cập nhật điều khoản của hợp đồng trong đó ghi rõ những hậu quả nhất định liên quan đến việc chậm thanh toán. Đối với khách hàng đặc biệt có vấn đề về thanh toán, bạn thậm chí có thể cân nhắc tính phí bổ sung mỗi khi họ thanh toán chậm. Hãy làm rõ với họ rằng nếu bạn không nhận được khoản thanh toán sau một số lần liên lạc nhất định từ nhóm của bạn, bạn sẽ gửi hóa đơn bổ sung cho họ.

Bằng cách ghi rõ điều gì sẽ xảy ra khi khách hàng không thực hiện thanh toán theo hợp đồng đã thỏa thuận với bạn, bạn sẽ giảm đáng kể khả năng nhận thanh toán trễ hạn.

3. Bạn không có hệ thống theo dõi xuyên suốt và hiệu quả

Doanh nghiệp của bạn làm gì sau khi gửi hóa đơn cho khách hàng cũng đóng vai trò quan trọng tương tự như việc tạo hóa đơn. Nếu không có một phương pháp đúng đắn giúp bạn luôn duy trì tính tổ chức, thì số lượng hóa đơn bạn đã gửi đi mà vẫn chưa nhận được thanh toán sẽ ngày càng tăng lên. Và trong trường hợp bạn thường xuyên quên gửi thông báo, khách hàng của bạn càng có lý do chính đáng để lý giải tại sao họ quên thanh toán các hóa đơn của bạn.

Để tránh tình trạng này, bạn nên phát triển một hệ thống giúp quản lý các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp một cách khoa học và hợp lý. Trạng thái của từng hóa đơn cần được theo dõi cẩn thận cho đến khi nó được thanh toán thành công. Dashboard quản lý thanh toán được cập nhật tự động sẽ cung cấp cho bộ phận tài chính của bạn toàn bộ mọi thông tin cần thiết để gửi đi những thông báo thường xuyên hoặc thực hiện hành đồng khác nếu cần.

Nhiều dashboard quản lý thanh toán hiện đại còn có khả năng hợp lý hóa hơn nữa quy trình này bằng cách cho phép bạn cài đặt thông báo hoặc cảnh báo cho một số vấn đề chẳng hạn như hóa đơn trễ hạn thanh toán. Một số hệ thống cũng có khả năng tự động hóa thông báo nhắc thanh toán. Bằng cách tự động hóa càng nhiều hệ thống theo dõi càng tốt, bạn sẽ giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ nhân viên của mình và giảm nguy cơ mắc những sai sót thủ công.

4. Bạn không cung cấp các phương thức thanh toán thuận tiện

Ngày nay, khách hàng có thể sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau hơn bao giờ hết. Bất kể doanh nghiệp của bạn đang cung cấp dịch vụ cho các công ty khác hay phục vụ những người tiêu dùng hàng ngày, bạn nên cố gắng đáp ứng các sở thích thanh toán đa dạng của họ. Từ thanh toán bù trừ ACH và PayPal cho đến thẻ credit và tiền điện tử, việc có khả năng cung cấp nhiều phương thức thanh toán hơn sẽ giúp khách hàng hay đối tác kinh doanh của bạn thanh toán cho bạn dễ dàng và thuận tiện hơn.

Bên cạnh đó, một số khách hàng có thể gặp những khó khăn nhất định cản trở khả năng thanh toán các hóa đơn của bạn trước ngày đến hạn. Thay vì hoàn toàn không nhận được bất kỳ khoản tiền nào, bạn có thể khắc phục vấn đề này khi làm việc với những khách hàng như vậy bằng cách thiết lập một phương thức hoặc kế hoạch thanh toán thay thế. Điều này có thể bao gồm việc chia nhỏ một hóa đơn lớn ra làm nhiều khoản thanh toán và khách hàng có thể trả góp theo tuần hoặc theo tháng.

Việc chủ động giao tiếp với khách hàng sẽ giúp bạn đi đến một giải pháp đôi bên cùng có lợi, để mọi người đều có thể quản lý dòng tiền của mình một cách hợp lý hơn. Một hệ thống thanh toán cứng nhắc với những tùy chọn hạn chế có thể khiến một số khách hàng tiềm năng quyết định không chọn hợp tác với bạn ngay từ đầu. Mức độ linh hoạt của bạn càng cao, lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn càng lớn.

Nhận thanh toán nhanh hơn và cải tiến dòng tiền của bạn

Quản lý dòng tiền yếu kém được coi là lý do số một khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ điêu đứng và là nguyên nhân thất bại trực tiếp của 82% các công ty khởi nghiệp. Mặc dù việc làm cho khách hàng của bạn thanh toán cho bạn kịp thời không phải là một giải pháp duy nhất cho mọi lo lắng về dòng tiền, nhưng bạn có rất nhiều việc phải làm để đảm bảo rằng tài khoản của bạn luôn duy trì một dòng tiền khỏe mạnh cho các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các tips này để cải thiện công tác lập hóa đơn và xử lý thanh toán của bạn, bạn sẽ luôn duy trì một vị thế ổn định về tài chính cho doanh nghiệp của mình.

Cách Payoneer có thể giúp bạn nhận thanh toán đúng hạn:

• Với Payoneer, bạn có thể cung cấp cho các khách hàng của mình một số cách thức hiệu quả và an toàn để thanh toán trực tuyến – thông qua thẻ credit, chuyển khoản ngân hàng địa phương hay qua tài khoản Payoneer của chính họ. 
• Gửi yêu cầu thanh toán cho khách hàng của bạn từ trước hoặc sau khi bạn hoàn thành công việc trực tiếp từ tài khoản Payoneer của bạn.
• Nếu họ cần một chút nhắc nhở khéo léo và tế nhị, bạn cũng có thể gửi lời nhắc thanh toán và sau đó theo dõi thanh toán cho đến khi tiền được chuyển vào tài khoản của bạn.
• Ngay sau khi nhận thanh toán, bạn có khả năng sử dụng tiền của mình theo nhiều cách khác nhau – rút tiền về ngân hàng địa phương, thanh toán cho nhà cung cấp hoặc nhà thầu trực tiếp từ tài khoản Payoneer của bạn, rút tiền tại các máy ATM trên toàn thế giới hoặc chi tiêu trực tuyến hoặc tại cửa hàng.

Bạn sẽ không còn phải lo lắng về các khoản thanh toán chậm trễ nữa. Mở tài khoản Payoneer ngay hôm nay và khám phá xem việc quản lý các khoản thanh toán kinh doanh của bạn là dễ dàng như thế nào!

Mở tài khoản Payoneer

Nathan Resnick là CEO của Sourcify, một nền tảng tìm kiếm nguồn cung ứng sản phẩm có tốc độ phát triển nhanh nhất trong lĩnh vực. Sourcify tập trung vào việc trợ giúp các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm trên khắp khu vực Châu Á.

^1] Tùy theo tính đủ điều kiện và chuỗi cung ứng dịch vụ hiện tại của Payoneer