Một trong những thách thức lớn nhất mà các freelancers thường xuyên phải đối mặt đó là việc nhận thanh toán đúng hạn. Khách hàng đôi khi coi các freelancers không có độ chuyên nghiệp như các doanh nghiệp có uy tín, và không quá để tâm đến các yêu cầu thanh toán của họ. Là một freelancer, điều bắt buộc là bạn phải thiết lập các chính sách thanh toán nghiêm túc và rõ ràng để khách hàng của bạn hiểu rằng bạn thực sự chuyên nghiệp và nghiêm túc trong công việc và muốn nhận thanh toán theo đúng tiến độ. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc thiết lập các chính sách này đó là hóa đơn bạn gửi cho những khách hàng của bạn.
Không nên chỉ sử dụng mỗi ứng dụng Word hoặc Excel của Microsoft
Mặc dù việc sử dụng những ứng dụng này có thể là cách nhanh nhất để đưa ra những con số, nhưng thiết kế của nó không mang tính chuyên nghiệp cao và ấn tượng. Có rất nhiều công cụ lập hóa đơn sẽ giúp bạn tạo một hóa đơn chuyên nghiệp.
Cùng tham khảo công cụ lập hóa đơn miễn phí mà bạn có thể dùng cho các yêu cầu thanh toán của bạn»
Phần mềm kế toán hoặc lập hóa đơn chuyên nghiệp cũng là một sự lựa chọn tuyệt vời, nó cho phép bạn quản lý các chi phí và thu nhập của bạn. Các dịch vụ như Time Doctor, Paymo và Envoice cho phép các khách hàng của bạn thanh toán trực tiếp cho bạn từ hóa đơn do bạn tạo ra, làm cho toàn bộ quá trình thanh toán trở nên trơn tru và dễ dàng hơn nhiều cho cả hai bên.
Hãy luôn nhớ việc đưa logo doanh nghiệp của bạn vào mẫu hóa đơn, cùng với thông tin liên hệ của bạn.
Xây dựng chính sách thanh toán của bạn
Cách tốt nhất để nhận thanh toán đúng hạn là để cho khách hàng biết ý nghĩa của từ “đúng hạn” là gì. Việc thiết lập một chính sách thanh toán sẽ truyền tải ý nghĩa đó. Ví dụ, bạn có thể muốn nhận được thanh toán trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày gửi đi hóa đơn. Hãy ghi rõ ràng và càng nhiều càng tốt trong mẫu hóa đơn của bạn để các khách hàng hiểu rõ về khung thời gian thanh toán của họ.
Có một lưu ý rằng các công ty lớn thường có lịch thanh toán tiêu chuẩn cho tất cả các nhà cung cấp và đối tác, và nhiều khả năng là không thể thương lượng được.
Hãy luôn gửi các hóa đơn của bạn một cách thường xuyên. Đó có thể là:
Hãy để các khách hàng của bạn biết trước là khi nào các hóa đơn của bạn sẽ được chuyển tới họ. Rất nhiều freelancers yêu cầu một tỷ lệ phần trăm nhất định trong tổng giá trị dự án được chuyển tới họ trước khi bắt đầu dự án như là một tín hiệu thiện chí hợp tác đôi bên, đặc biệt là đối với các dự án có quy mô lớn.
Nếu bạn đang cộng tác trực tiếp với một khách hàng, bạn nên suy nghĩ về việc ký thỏa thuận trước khi bắt đầu một dự án. Điều này sẽ giúp bảo vệ bạn và khách hàng của bạn, đồng thời làm giảm nguy cơ xảy ra bất đồng và khả năng thanh toán chậm.
Gửi một lời nhắc nhẹ nhàng
71% số lượng các freelancers đã từng gặp khó khăn trong việc nhận thanh toán ít nhất là một lần trong sự nghiệp của họ. Việc gửi khách hàng của bạn một lời nhắc nhẹ nhàng sau khoảng 1 tuần kể từ ngày bạn gửi hóa đơn là một cách rất tốt để giảm thiểu nguy cơ của việc thanh toán chậm trễ. Điều này dường như là một nhiệm vụ không mấy dễ chịu; nhưng Payoneer giúp các freelancers bằng cách thực hiện công việc khó khăn này thay cho họ. Việc gửi Yêu cầu Thanh toán qua Payoneer sẽ kích hoạt một loạt các email nhắc nhở tự động tới khách hàng của bạn trong khoảng thời gian được cài đặt (bạn có thể tắt tính năng này đi, nếu muốn). Bằng cách đó, bạn có thể giảm thiểu sự khó chịu khi có hệ thống thanh toán của bạn đảm nhận phần việc này thay cho bạn.
Làm cho mọi người thanh toán nhanh hơn
Đôi khi, bất chấp những nỗ lực hết sức mình của bạn, một số khách hàng vẫn có thể chây ỳ trong việc thanh toán cho bạn. Nếu bạn đã cố gắng truyền đạt mong muốn của bạn mà vẫn không thể nhận thanh toán đúng hạn, hãy xem xét triển khai một trong hai chính sách sau:
Cho dù phương pháp bạn chọn là gì đi chăng nữa, hãy truyền đạt đầy đủ tới các khách hàng trước khi tiến hành triển khai chính sách để họ có thời gian điều chỉnh tương ứng theo nó.
Là một freelancer, điều quan trọng là bạn cũng chuyên nghiệp giống như các tập đoàn lớn trong việc lập hóa đơn đối với các khách hàng. Có các chính sách phù hợp, cũng như có sự liên lạc rõ ràng, tất cả yếu tố này sẽ giúp cho bạn nhận được thanh toán đúng hạn.