6 công cụ tăng cường năng suất làm việc nhóm tốt nhất năm 2019
Đây là một bài post đăng bởi Mile Živković, một người viết nội dung và chuyên gia tư vấn cân bằng cuộc sống-công việc tại Chanty.
Thời kỳ hiện đại đã mang lại cho chúng ta rất nhiều thứ. Mạng internet tốc độ cao, khả năng làm việc trực tuyến, cơ hội học tập cho tất cả mọi người, mạng truyền thông xã hội, video giải trí v.v…Vấn đề ở đây là, tất cả những điều tuyệt vời này cũng ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất lao động của chúng ta. Việc luôn duy trì động lực làm việc với đội ngũ của bạn đã và đang trở nên khó khăn hơn bao giờ hết, với đầy rẫy sự xao lãng ở xung quanh.
May mắn thay, có một số công cụ tuyệt vời cho bạn sử dụng nếu bạn muốn những thành viên trong nhóm của mình sử dụng thời gian của họ tốt hơn và trở nên năng suất, hiệu quả hơn. Dưới đây là một số công cụ yêu thích nhất của tôi mà tôi nghĩ bạn chắc chắn nên thử với nhóm của mình.
Môi trường làm việc hiện đại đôi khi rất dễ biến thành một mớ hỗn độn. Quá nhiều bên liên quan, quá nhiều kênh liên lạc, số lượng chồng chất các nhiệm vụ – mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên quá sức đối với bạn. Rất may, có một công cụ quản lý dự án cho tất cả mọi loại hình nhóm hiện nay và một trong những công cụ yêu thích nhất của chúng tôi đó là Proofhub.
Nguồn: Proofhub.com
Khi sử dụng Proofhub, bạn có thể hình dung trực quan tiến trình thực hiện công việc của mình và có khả năng dễ dàng xem được ai đang làm việc gì vào mọi thời điểm bạn muốn. Ngoài ra, bạn có thể liên lạc dễ dàng với các thành viên nhóm trong từng nhiệm vụ cụ thể ở trong ứng dụng đồng thời thiết lập nhiệm vụ và lời nhắc tự động để bạn luôn có khả năng duy trì cập nhật và kết nối với các nhân viên trong công ty của bạn. Tính năng yêu thích của chúng tôi – Timeline Review (theo dõi dòng thời gian), cho phép bạn có được cái nhìn toàn cảnh về các dự án đang triển khai. Proofhub là một công cụ rất dễ sử dụng và nó chắc chắn sẽ làm cho toàn bộ các thành viên trong nhóm của bạn làm việc hiệu quả, năng suất và có tổ chức hơn.
Trong hầu hết các trường hợp, email không phải là cách liên lạc hiệu quả nhất khi bạn làm việc. Nó khá chậm và lộn xộn cũng như đôi khi quá dễ bị lạc trong một biển CCs và BCCs mà không ai thèm đọc. Các ứng dụng liên lạc nhóm đang rất được ưa chuộng trong thế giới kinh doanh và Chanty, một ứng dụng đầy hứa hẹn, đang gây chấn động thế giới phần mềm trò chuyện nhóm.
Nguồn: Chanty.com
Bên cạnh tất cả mọi tính năng giao tiếp tiêu chuẩn (trò chuyện riêng lẻ và trò chuyện nhóm), Chanty có một tính năng quản lý tác vụ đơn giản được nhúng sẵn trong ứng dụng. Bằng cách này, bạn có thể ấn định các tin nhắn dưới dạng tác vụ mà không cần phải vào bên trong công cụ quản lý dự án của mình. Hơn nữa, nó cho phép thực hiện cuộc gọi âm thanh và hình ảnh (sắp được triển khai) cho cả các cuộc hội thoại riêng lẻ và theo nhóm.
Để chiến đấu với những đối thủ cạnh tranh mạnh, Chanty đã chuẩn bị sẵn cho nó một lợi thế cạnh tranh lớn – lịch sử tin nhắn của bạn được thiết lập ở mức không giới hạn và nó rất dễ tìm kiếm. Gói trả phí khởi điểm ở mức 3 USD cho mỗi thành viên trong nhóm. Có thể nói đây là một mức giá tốt nhất so với giá trị mà nó mang lại trong thời điểm này.
Theo dõi thời gian không phải là một công việc mà mọi người thích làm, đặc biệt nếu họ cần phải làm việc này bởi lý do công việc. Tuy nhiên, có rất nhiều lợi ích để bạn thực hiện theo dõi thời gian, chẳng hạn như biết được thời gian của bạn được sử dụng vào việc gì, tăng năng suất lao động và tính phí thực hiện dự án theo giờ cho khách hàng của bạn chính xác hơn.
Nguồn: PomoDoneapp.com
Có một số ứng dụng theo dõi thời gian cho bạn lựa chọn và tất cả đều thực thi một công việc tương tự. Điều khiến PomoDone trở nên khác biệt so với phần còn lại là nó sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Nó thiết lập các phiên làm việc trong vòng 25 phút, sau đó là 5 phút nghỉ.
Nguồn: PomoDoneapp.com
PomoDone giúp các thành viên nhóm của bạn tập trung hơn vào nhiệm vụ của họ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Nó cũng đi kèm với một số tích hợp giản lược cho các công cụ quản lý dự án yêu thích của bạn. Đối với cá nhân tôi, PomoDone cho tôi thấy nơi mà tôi lãng phí phần lớn thời gian của mình trong ngày.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ tuyệt vời để cải thiện hiệu quả hợp tác và năng suất làm việc của mình, có một số lý do chính đáng để bạn sử dụng Clickup càng sớm càng tốt. Đầu tiên, công cụ này hoàn toàn miễn phí! Thứ hai, nó được sử dụng bởi những công ty khổng lồ như Nike và Google.
Sau đó là các chức năng của nó như nhiệm vụ và nhiệm vụ con, theo dõi thời gian, nhắc nhở tự động, biểu đồ Gantt và nhiệm vụ phụ thuộc. Đây chỉ là một số trong nhiều lý do tại sao Clickup là một giải pháp quản lý dự án không thể tuyệt vời hơn.
Nguồn: Clickup.com
Cá nhân tôi muốn chỉ ra tiện ích Chrome extension rất tuyệt vời cho Clickup, cho phép bạn thực hiện được nhiều việc từ trình duyệt của mình. Bạn có thể chụp ảnh màn hình, tạo nhiệm vụ và theo dõi thời gian của mình, tất cả trực tiếp từ trình duyệt của bạn và dung lượng lưu trữ có thể lên tới 100 MB cho tiện ích mở rộng trong phiên bản miễn phí của ứng dụng, vốn rất phù hợp cho nhu cầu sử dụng thông thường.
Là một người viết nội dung quảng cáo, tôi tin tưởng mạnh mẽ vào sức mạnh của ngôn từ. Chúng có thể kể một câu chuyện hay, thuyết phục ai đó mua một sản phẩm nào đó, làm cho bút danh JK Rowling trở nên nổi tiếng, cũng như là phương tiện kiếm sống của tôi. Tuy nhiên, đôi khi chỉ có từ ngữ một mình là không đủ và bạn cần một số minh họa và hình ảnh trực quan để hỗ trợ cho chúng.
Nguồn: lucidchart.com
Lucidchart là một ứng dụng có vẻ đơn giản cho việc vẽ mô hình, minh họa và wireframe (là các minh họa đơn giản về cấu trúc và thành phần của một trang web). Bằng cách sử dụng một loạt các thành tố đã được thiết lập sẵn, bạn có thể tạo quy trình, quy trình thực hiện công việc, biểu đồ v.v…Nếu bạn là một nhà thiết kế, sẽ mất một chút thời gian để vẽ nên một wireframe cơ bản, nhưng đối với tất cả chúng ta, những người không phải là nhà thiết kế, nó là một công cụ tuyệt vời để hợp tác với các đồng nghiệp.
Tôi đã sử dụng Lucidchart nhiều lần để giải thích các quy trình cơ bản, phác thảo quy trình thực hiện công việc, tạo ra một số phác thảo trang đích cơ bản v.v…Sau đó bạn có thể trình bày những điều này cho đồng nghiệp của mình. Chỉ với 5 USD mỗi tháng, nó thực sự là một ứng dụng tuyệt vời cho bạn sử dụng.
Khi làm việc trong một công ty lớn, bạn thường có cảm giác rằng bạn đang lạc lối. Bạn không biết những người khác đang làm gì và họ đang làm như thế nào. Thay vì luôn xuất hiện kè kè bên họ để kiểm tra mỗi lần, có một số cách thức hiệu quả hơn để tìm hiểu, chẳng hạn như ứng dụng Weekdone.
Nguồn: Weekdone.com
Ứng dụng này cho phép bạn đặt ra các mục tiêu ở cấp độ công ty để bạn có thể theo dõi chúng và xem mọi người đang thực hiện công việc như thế nào, ở cả cấp độ nhóm và cá nhân.Giống như cái tên của ứng dụng này, bạn có thể thiết lập các mục tiêu hàng tuần và theo dõi chúng để xem liệu mọi người có thực hiện phần việc của họ hay không. Hãy coi nó như một bảng ghim để theo dõi tiến trình thực hiện công việc của mọi người trong công ty.
Khởi điểm ở mức phí 9 USD/ người dùng mỗi tháng, Weekdone chắc chắn không phải là đắt đỏ cho một công cụ giúp tăng cường tính minh bạch và năng suất làm việc trong nhóm của bạn – đặc biệt nếu bạn đang làm việc từ xa.
Bất kể nhiệm vụ hoặc dự án nào mà các thành viên nhóm của bạn đang thực hiện, việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và thực tế sẽ giúp bạn ưu tiên tốt hơn cho các nhiệm vụ của mình, giúp cho nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn và thành công hơn.
Mile Živković là một người viết nội dung và chuyên gia tư vấn cân bằng công việc- cuộc sống tại Chanty – một ứng dụng thay thế cho Slack đơn giản và được hỗ trợ bởi công nghệ AI. Mỗi khi Mile không bận viết bài về chủ đề năng suất làm việc, tư vấn cân bằng cuộc sống-công việc và quản lý thời gian cho Blog của Chanty, anh ấy có thể sẽ lái xe đến một vùng đất hoàn toàn mới nào đó. Sở thích của anh gồm có xe hơi (một tín đồ cuồng nhiệt của Alfa Romeo), chụp ảnh và sưu tập các loại dao bỏ túi. Bạn có thể kết nối với anh ấy trên LinkedIn.