Những thách thức trong việc xử lý thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT) đối với các đơn hàng bán ra ở thị trường Châu Âu (EU)

Đây là một bài post đăng bởi David Freel, Giám đốc Thương mại của Channel Grabber.

Nếu bạn là một seller kinh doanh trên nhiều kênh hoặc một doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến tại Châu Âu, việc đề cập đến chủ đề thuế VAT có thể khiến bạn thực sự đau đầu.

Bởi vì thuế VAT là một vấn đề phức tạp cho mọi công ty. Có rất nhiều quy định khác nhau cho từng công ty Châu Âu, có rất nhiều yêu cầu, có một số miễn trừ, và có rất nhiều thứ mơ hồ và rối rắm về số liệu và tỷ lệ phần trăm.

Là một seller tại các nước EU, bạn có nghĩa vụ nộp thuế VAT theo cách này hoặc cách khác. Nếu bạn muốn tuân thủ tuyệt đối và tránh mọi rắc rối liên quan đến thuế khi xử lý các đơn hàng ở EU, bạn sẽ cần phải vượt qua những thách thức sau:

1. Bỏ qua yếu tố thuế không phải là điều nên làm

Nhiều công ty có quy mô nhỏ và các sellers khởi nghiệp bán hàng trên nhiều kênh có xu hướng bỏ qua yếu tố thuế VAT và các tác động của nó. Họ tiếp tục vùi đầu vào việc kinh doanh và coi như không có chuyện gì xảy ra.

Thật không may, điều đó không ổn một chút nào. Các cơ quan Thuế ở tất cả các nước EU đang ngày thẳng tay trừng trị các doanh nghiệp thương mại điện tử mà họ cho rằng đang thực hiện các hành vi gian lận bằng cách trốn tránh nghĩa vụ thuế VAT của họ.

Cơ quan Ngân sách và Hải quan Anh (HMRC) cũng đang gia tăng các hoạt động kiểm tra và thẳng tay trừng phạt các sellers không phải là người thuộc các nước EU hiện đang kinh doanh trên thị trường Vương quốc Anh (UK) và các nước Châu Âu. Và các cơ quan thuế trên toàn EU có quyền thu giữ hàng hóa và xử phạt các vi phạm thuộc lĩnh vực thuế, thứ có thể tác động mạnh mẽ đến tài chính và công việc kinh doanh của bạn. Do đó bạn cần bảo đảm rằng bạn tuân thủ mọi luật lệ và nghĩa vụ thuế ở các nước sở tại nơi bạn đang kinh doanh.

2. Kinh doanh trên các thị trường buôn bán trực tuyến không giúp bạn được miễn trừ các nghĩa vụ thuế

Sử dụng các nền tảng thương mại điện tử hàng đầu thế giới như Amazon hay eBay để bán các sản phẩm của bạn không giúp bạn được miễn nghĩa vụ nộp thuế VAT.

Các nhà chức trách trên khắp EU, đặc biệt là ở UK, Pháp và Đức gần đây đã trở nên rất tích cực trong việc tìm kiếm những cá nhân và doanh nghiệp kinh doanh buôn bán trên các nền tảng trực tuyến nhưng không tuân thủ các quy định về thuế. Amazon và eBay cũng không phải là những trường hợp ngoại lệ. Họ cũng đã bị điều tra về các thương vụ thuế của chính bản thân họ.

Các cơ quan thuế thậm chí còn có quyền buộc các thị trường buôn bán trực tuyến phải chịu trách nhiệm về bất kỳ khoản nợ đọng thuế nào chưa được thanh toán nếu họ không có biện pháp hay chế tài xử lý đối với các sellers trên nền tảng của họ. Vì vậy, bản thân các thị trường buôn bán trực tuyến này có thể sẽ rà soát và xử lý các sellers không tuân thủ các quy định về thuế.

3. Bạn cần biết liệu bạn có nên đăng ký nghĩa vụ thuế VAT ở nhiều quốc gia hay khôngs

Việc đăng ký thực hiện nghĩa vụ thuế VAT cũng không phải là chuyện đơn giản. Bạn rất có thể sẽ cần phải đăng ký ở quốc gia nơi bạn đang kinh doanh, nhưng bạn cũng có thể cần phải đăng ký ở một số quốc gia khác nữa.

Những quy định về ‘Bán hàng từ xa’ ở các nước EU được áp dụng cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào đang bán hàng ở Châu Âu. Họ tuyên bố rằng các cá nhân và tổ chức chỉ nên tính thuế VAT địa phương đối với các khách mua hàng khi họ đạt tới ngưỡng giới hạn doanh thu đăng ký nghĩa vụ thuế VAT đối với quốc gia mà họ đang bán hàng.

Bạn có thể có trụ sở tại UK, và bán hàng cho khách hàng ở các nước CHLB Đức, Pháp và Tây Ban Nha. Bạn sẽ chỉ tính thuế VAT ở UK cho các khách hàng ở những nước đó, cho đến khi bạn đạt đến ngưỡng doanh thu chịu thuế cho mỗi quốc gia đó. Sau ngưỡng này, bạn cần phải đăng ký nghĩa vụ thuế ở từng quốc gia, tính thuế VAT địa phương cho từng quốc gia, và thanh toán khoản thuế VAT cho từng quốc gia.

Đối với CHLB Đức, ngưỡng giới hạn chịu thuế VAT là 100.000 Euro. Đây cũng là ngưỡng giới hạn tại Luxembourg và Hà Lan. Nhưng tại Pháp và hầu hết các nước Châu Âu khác, ngưỡng giới hạn chỉ là 35.000 Euro. Ở UK, ngưỡng này là 70.000 Bảng Anh.

Nếu tổng doanh thu bán hàng của bạn lớn hơn các con số ở ngưỡng này, bạn phải đăng ký nghĩa vụ thuế VAT ở quốc gia đó. Cuối cùng, bạn có thể cần phải đăng ký nghĩa vụ thuế VAT 27 lần khác nhau cho 27 quốc gia ở Châu Âu.

Nhưng, nó còn có quy định đăng ký khác

Nếu bạn có hàng hóa lưu kho ở một quốc gia Châu Âu bất kỳ, bạn phải đăng ký nghĩa vụ nộp thuế VAT ở nước đó. Sẽ không có ngưỡng doanh thu nào cả. Vì vậy, nếu bạn sử dụng dịch vụ Hoàn Thiện Đơn Hàng bởi Amazon (FBA) và lưu trữ hàng hóa của mình tại bất kỳ một trung tâm hoàn thiện đơn hàng nào trong số bảy trung tâm hiện tại, bạn sẽ cần đăng ký nghĩa vụ VAT cho từng trung tâm.

4. Mã số thuế VAT khác nhau cho các đơn hàng khác nhau

Nếu bạn đăng ký nghĩa vụ thuế VAT ở các quốc gia khác nhau, bạn sẽ cần áp dụng mã số thuế phù hợp cho từng đơn hàng ở từng quốc gia liên quan.

Với tình trạng nhiều giao dịch chốt đơn hàng diễn ra hàng ngày ở nhiều quốc gia nơi bán đang kinh doanh, điều này có thể nhanh chóng trở thành cơn ác mộng quản trị cho bạn. Bạn cần xác định quốc gia nào mà đơn hàng sẽ được giao hàng tới, và sau đó tìm mã số thuế tương ứng với quốc gia đó.

May mắn thay, một phần mềm kinh doanh trực tuyến đa kênh như ChannelGrabber  có thể giải quyết thách thức đó cho bạn. Với phần mềm của chúng tôi, bạn có thể thêm nhiều mã số thuế vào tài khoản của mình, cho đồng thời nhiều quốc gia.

Chỉ cần bật nút on trong mục ‘VAT registered’ ở trong tài khoản của bạn, và sau đó bạn chỉ cần chọn mã quốc gia và thêm mã số thuế.

Sau đó, chúng tôi sẽ tự động đưa vào mã số thuế phù hợp cho quốc gia bạn đang giao hàng đến và gửi đi một hóa đơn đã tuân thủ các quy định về thuế ở quốc gia đó.

5. Mỗi quốc gia có mức thuế suất VAT khác nhau

Ngay cả khi bạn đã đăng ký nghĩa vụ VAT ở tất cả các quốc gia thuộc EU có liên quan, bạn vẫn phải vượt qua thách thức của việc phải đối phó với các mức thuế suất VAT khác nhau.

Thật không may, không có mức thuế suất tiêu chuẩn được áp dụng trên toàn cõi Châu Âu.

Ví dụ, tại UK, hầu hết các loại hàng hóa được áp mức thuế suất VAT là 20%. Một số loại hàng hóa đặc biệt – chẳng hạn như các sản phẩm dùng để cai thuốc lá, các loại vật liệu tiết kiệm năng lượng và ghế ngồi trên xe ô tô dành cho trẻ em– có mức giảm là 5%. Một số loại khác được miễn thuế, ví dụ như quần áo trẻ em và hầu hết các loại đồ ăn và thức uống.

Nhưng ở Pháp, các mức thuế suất được áp theo tỷ lệ khác nhau và các loại hàng hóa được miễn trừ cũng khác nhau. Mặc dù 20% cũng là mức thuế suất tiêu chuẩn, nhưng một số loại thực phẩm có thể ăn ngay có mức giảm 10%, mức giảm 5,5% được áp dụng đối với các loại thực phẩm khác và đồ uống không cồn, và mức giảm 2,1% được áp dụng đối với các loại hàng hóa như báo và hầu hết các loại thuốc.

Việc cố gắng xác định mức thuế suất VAT nào được áp dụng cho quốc gia nào có thể nhanh chóng biến thành một mớ hỗn độn của những con số và tỷ lệ phần trăm, và có thể nhanh chóng biến bạn thành một người không tuân thủ các quy định về thuế cho dù bạn không hề có ý định làm việc đó.

Tuy nhiên, ở đây bạn lại có thể sử dụng một phần mềm kinh doanh trực tuyến như ChannelGrabber để trợ giúp bạn. Khi bạn thêm bất kỳ sản phẩm nào vào tài khoản của mình, bạn có thể thiết lập một mức thuế suất VAT riêng cho từng quốc gia. Ví dụ đối với mặt hàng quần áo trẻ em, bạn có thể đặt mức thuế suất là 0% tại thị trường UK, và sau đó điều chỉnh các mức thuế suất và nơi áp dụng cho từng quốc gia nơi bạn đăng ký nghĩa vụ thuế.

Sau đó chúng tôi sẽ xử lý tất cả mọi phần việc còn lại, bao gồm việc lập hóa đơn và báo cáo thuế, do đó bất cứ khi nào có khách hàng đặt hàng các sản phẩm đó, bạn biết rằng mình đã áp dụng mức thuế suất VAT chính xác.

6. Mức thuế suất 0% không đồng nghĩa là được miễn thuế VAT

Mặc dù một số hàng hóa có mức thuế suất 0% – chúng không phải chịu thêm bất kỳ khoản thuế VAT nào – điều này không có nghĩa chúng được miễn thuế VAT.

Trong thực tế, điều đó có nghĩa là bạn cần đưa tất cả các sản phẩm và đơn hàng vào trong hồ sơ ghi chép thuế VAT của bạn. Mặc dù bạn bán các sản phẩm quần áo dành cho trẻ em với mức thuế suất 0%, những mặt hàng đó vẫn được phân loại là phải chịu thuế VAT. Chúng cũng được tính vào ngưỡng doanh thu trong khoảng thời gian 12 tháng của bạn và không thể bỏ qua.

Bạn cũng có thể chứng kiến một số khách hàng yêu cầu hóa đơn VAT với mức thuế suất 0% từ bạn nếu như họ là một doanh nghiệp đã đăng ký nghĩa vụ thuế ở Châu Âu. Một lần nữa, bạn sẽ cần ghi lại đơn hàng của họ dưới dạng chịu thuế, nhưng đặt mức thuế suất là 0%.

ChannelGrabber cho phép bạn truy cập vào bất kỳ đơn hàng nào và lựa chọn “EU Zero-Rate VAT”. Chỉ cần nhập mã số thuế của khách hàng, và sau đó mức 0% này sẽ được áp dụng với đơn hàng và tự động cập nhật hóa đơn.

Bạn cũng có thể xem bảng liệt kê đầy đủ các đơn hàng chịu thuế VAT của mình, để có thể hỗ trợ bạn trong công tác kế toán và kê khai thuế VAT.

7. Xử lý các khoản thanh toán thuế VAT quốc tế

Một trong những thách thức cuối cùng phải giải quyết khi xử lý thuế VAT đối với các đơn hàng bán tại các nước EU đó là việc thanh toán các khoản phí VAT đó.

Bạn có thể có nhiều khoản thanh toán thuế VAT ở nhiều quốc gia khác nhau và chúng đều phải được thanh toán đúng lúc. Các thanh toán chậm đồng nghĩa với việc bạn sẽ gánh chịu các khoản phí phát sinh do sự chậm trễ đó.

Bạn có thể cần phải chuyển các thanh toán từ các thị trường buôn bán trực tuyến ở các quốc gia khác nhau tới một vị trí trung tâm, và cũng có thể phải chuyển đổi tiền tệ để thanh toán khoản thuế VAT của bạn.

Đây chính là lúc mà Payoneer có thể trợ giúp với dịch vụ thực hiện thanh toán thuế VAT chuyên biệt của họ. Bằng cách thực hiện các khoản thanh toán thuế VAT trực tiếp cho các cơ quan thuế có liên quan thay cho bạn, họ có thể giảm các loại phí chuyển khoản và phí chuyển đổi tiền tệ đồng thời giúp bạn tăng hiệu quả kinh doanh.

Thuế VAT ở Châu Âu là một chủ đề phức tạp, và nếu nghi ngờ về những gì cần phải làm, bạn nên nói chuyện với một cố vấn về thuế. Nhưng sử dụng các phần mềm như Payoneer và ChannelGrabber, có thể giúp bạn xử lý thuế VAT đối với các đơn hàng được bán ra tại các nước EU một cách hiệu quả hơn rất nhiều, tiết kiệm cho bạn cả thời gian và tiền bạc.

Dave đã làm việc được 4 năm trong ngành thương mại điện tử. Anh là người có kinh nghiệm sâu rộng về lĩnh vực quản lý, tài chính, bán hàng và tiếp thị. Là một Giám đốc Thương mại dày dạn kinh nghiệm, anh có niềm đam mê cải tiến và nâng cao thế hệ tiếp theo của các công cụ bán lẻ trực tuyến. Bên cạnh ChannelGrabber, anh cũng tham gia vào lĩnh vực trái phiếu bán lẻ. Về sở thích cá nhân, Dave yêu thích đọc truyện tiểu thuyết khoa học viễn tưởng, nghe các thể loại nhạc pirate metal và các xem các tivi show của Judge Judy.