Conseguir que te paguen rápido tus facturas: 5 trucos respaldados científicamente que debes usar

Nota del editor: Esta es una publicación invitada por Bamidele Onibalusi, escritor freelancer y fundador de Writers in Charge. 

Los pagos atrasados no son divertidos. Obligan a los trabajadores freelancers y propietarios de empresas pequeñas a ser creativos con sus facturas en lugar de con su trabajo. Además, graves déficit de caja son una triste realidad para muchos emprendedores. Una encuesta reciente de Reino Unido revela que:

• 51% de los encuestados declara que los pagos atrasados pasaron a ser un problema mayor, comparado con lo que eran 3 años atrás.
• 58% declara que los pagos atrasados colocan a sus negocios al borde del fracaso
• 51% de los propietarios de empresas pequeñas se ven obligados a tomar fondos de sus ahorros personales para cubrir deficiencias

En la economía freelance los pagos atrasados también son descontrolados. Bonsai estimó que 29% de las facturas de freelancers son pagadas después de pasada la fecha de vencimiento. Sin embargo, el mayor problema es que, a menudo, los pagos atrasados se transforman en impagos – otra dificultad fastidiando el entorno de los freelancers. Un estudio de PayPal indica que la mitad de los trabajadores freelancer estadounidenses han vivido la experiencia, por lo menos una vez, de que no les paguen.

Fuente: Bonsai 

Mientras surgen nuevos mecanismos legales para proteger a los trabajadores freelancers ante los impagos, correr atrás de una paga única, que aún no ha llegado, todavía gasta mucho tiempo productivo. Esto es así a menos de que afrontes tu proceso de facturación de manera inteligente.

A continuación hay varias estrategias basadas en datos que te ayudarán para que tus facturas se paguen más rápidamente:

1. Configura los términos de pago en tus facturas

¿Cuál es el número más importante en tu factura? Nop, no es el monto total. ¡Es la fecha de vencimiento!

La fecha de vencimiento estipula cuándo tu cliente está obligado contractualmente a pagar su factura. Olvidarse de establecer una fecha grabada a fuego podría acarrear malentendidos. Por ejemplo, tu cliente podría asumir correcto pagarte en dos meses, mientras que tú esperabas recibir ese pago en dos semanas.

Aquí hay algunas formas de evitar ese tipo de situaciones:

• Comunica tus términos de pago estándares a todos los clientes antes de comenzar el trabajo
• Anota la fecha de vencimiento y los términos de pago en tu factura

¿Qué términos de pago deberías usar? Veamos qué opciones tienes:

Pago contra entrega

Este tipo de facturas deben pagarse al culminar el día laboral. No hacerlo se considerará como un incumplimiento de contrato y te habilitará para proseguir los trámites correspondientes (por ej. cobrar cargos por retraso).

Si bien este plazo de pago es ventajoso para los trabajadores freelancers ya que reciben su dinero más rápido, es un poco problemático para sus clientes B2B. Compañías grandes tienen, a menudo, ciclos complejos de facturación y tus facturas deben pasar varias fases de aprobación antes de que puedan ser pagadas. Por consiguiente, en la mayoría de los casos, no se podrá pagar la factura en el mismo día. Esto podría crear una indeseada tensión entre ti y tu cliente.

A parte, el ‘pago contra entrega’ no es la mejor opción para proyectos grandes (por ej. la creación y desarrollo de un sitio web, consultoría de estrategia de marketing o producción de vídeo) en los que el cliente necesitará tiempo para revisar los productos finales y comprobarlos. Este tipo de término de pago es más efectivo para menores escalas, trabajos únicos como retocado de fotos, creación de copia de medios sociales o dos páginas de trabajo de traducción.

Término de pago Net D  

D aparece aquí en lugar de la cantidad de días que le otorgas a tu cliente para que pague tu factura. Los marcos de tiempo más comunes son los siguientes:

• Net 7 – vencimiento de pago en un plazo de siete días
• Net 14 – vencimiento de pago en un plazo de dos semanas
• Net 30 – vencimiento de pago en un plazo de un mes
• Net mensual – el pago se debe realizar para fines del mes sucesivo a la fecha de emisión de la factura. Por ejemplo, si envías tu factura el 21 de octubre, tu cliente deberá pagarte hasta el 30 de noviembre.

Entonces, ¿Qué plazo le debes otorgar a tu cliente para pagar? Una investigación de Xero’s propone que las facturas con términos de pago más cortos se pagan más rápidamente. Por consiguiente, opta por NET 7 o NET 14 si deseas recibir el pago durante el mismo mes:

Fuente: Xero

2. Añade una cláusula con un cargo por demora en tu contrato de trabajo

Como se ve ilustrado en el gráfico de Xero, a menudo los clientes dejarán pasar las fechas de vencimiento e ignorarán los términos de pago. Recaudar aquellos pagos retrasados puede convertirse en largos meses dificultosos, que se robarán gran parte de tu tiempo productivo.

A fin de ahorrarte esa energía, considera añadir una cláusula con un cargo por demora en tu contrato de trabajo. Podría ser una simple frase corta diciendo lo siguiente:

«Cualquier pago vencido acarreará un cargo por demora del X% simple por parte del cliente, acumulado mensualmente sobre el monto pendiente.»

El cargo por demora estándar es 1% a 5%. También puedes optar por imponer un cargo por demora fijo (por ej. $100 por factura), aunque esto es menos común. De cualquier modo, asegúrate de llamar la atención de tu cliente a esta cláusula cuando firmen el contrato de trabajo, y recuérdaselos al enviarles tu factura.

No todos estarán encantados con un arreglo, tal como lo demuestra esta carta recibida por un periodista freelance:

«Confirmo la recepción. Aunque no creemos que en su caso sea necesario incluir un cargo por demora, a fin de resolver este asunto de forma amigable, haremos una excepción y procesaremos la factura adicional que nos ha provisto. Puede esperar recibir el pago de esta factura antes de transcurridos 30 días desde la fecha indicada en ella.»

Los cargos por demora pueden llegar a crear alguna insatisfacción por parte de algunos clientes, pero ayudan a recibir tu dinero más rápido.

3. Factura en cuotas

Otro método comprobado para que se paguen más rápido tus facturas es desglosar los pagos de proyectos extensos en cuotas más dóciles.

La investigación de Bonsai enseña que facturas con un valor total que no supera los $1.000 se pagan antes:

Fuente: Bonsai 

Esto es lógico por varios motivos:

• Los negocios pequeños pueden tener problemas de flujo de liquidez propios, por lo que puede ser difícil para ellos desembolsar grandes sumas rápidamente
• Las empresas más grandes pasan las facturas voluminosas a su departamento de contabilidad o adquisiciones que se ocupa de centenas de pagos mensuales, lo que enlentece el proceso de liquidación

¿Quieres acelerar las cosas? Primeramente, te diriges al cliente y le ofreces un plan de pago personalizado – un arreglo que funcione mejor para ambos. Por ejemplo, puedes ofrecerle sincronizar la fecha en tus facturas según la programación de pagos que tiene él. O, establecer un plan de facturación mensual recurrente como hacen muchos proveedores de alojamientos, y recaudar el dinero automáticamente. También puedes pedirle a tu cliente hablar con contaduría y coordinarlo directamente con ellos.

Factura a tus clientes digitalmente y ofréceles varios métodos de pago (tarjeta de crédito o débito, transferencia bancaria, etc.). Siempre corrobora tus datos de pago antes de pulsar el botón de remitir.

Por último, asegúrate de que:

• Tus facturas siempre lleguen a la persona correcta (por ej. al contable)
• Tengas un punto de contacto alternativo en la compañía y que puedas elevar el asunto del pago retrasado a alguien que esté por encima de su gerente directo

Si el retraso del pago se ha hecho ya demasiado serio, comunicarse con un funcionario de alto nivel podría ser la mejor manera de captar más atención hacia el problema y de solicitar una rápida solución.

4. Establece recordatorios de pago automatizados

A ningún freelancer le gusta parecer exigente o impaciente a la hora de recibir un pago. En ciertas ocasiones recordatorios de pago firmes y educados son un mal necesario.

Después de todo, algunas cosas siempre se quedan al margen, y sin un pequeño empujón, tu factura podría quedar enterrada entre una pila de tareas para «hacer luego». Por lo tanto, conviene mantenerse proactivo y crear una secuencia automatizada de e-mails con recordatorios de pago para aquellos clientes que tienden a perderse las fechas de vencimiento.

Tu secuencia debería incluir:

• Un recordatorio de pago previo a la fecha de vencimiento – menciona que en la factura que has enviado está por vencerse la fecha de pago y debería ser resuelta en X días. Su incumplimiento podría acarrear cargos por demora.
• Primer recordatorio de pago retrasado – Si el cliente no ha tomado ninguna acción después de 5 días hábiles, envía otro recordatorio. Está vez ponte más firme y declara que ya es aplicable el cargo por demora.
• Segundo recordatorio de pago retrasado – ¿continúa habiendo silencio? Bueno, ya es hora de ser incluso más directo y de avisar que planeas elevar el asunto a un funcionario de alto nivel en la organización o tomar medidas legales.

Hoy en día, la mayoría de los programas de facturación te permiten programar de antemano recordatorios de pago para cada factura retrasada. O bien, puedes utilizar Boomerang for Gmail para hacer lo mismo.

5. Introduce un descuento por pagos anticipados (con una advertencia)

Descuentos por pagos anticipados (conocidos también como descuento por pronto pago) son comunes para las facturas de cinco cifras que tienden a atascarse en el proceso de facturación. Es un buen método para introducir más efectivo a tu empresa cuando tienes varias facturas grandes a la vez y deseas evitar déficit de caja.

La mayoría de los descuentos por pronto pago son tan solo del 1% al 2% del total de la factura y se les concede a los clientes que pagan la factura dentro de un plazo de 10 o 15 días de la recepción. Dichos términos se añaden a las facturas de este modo:

• 1/10 – net 30
• 2/10 – net 30
• 1/15 – net 30

Todos sabemos que los descuentos pueden ser un tanto ficticios, y existe la posibilidad de que los clientes comiencen a cuestionar tus precios e intenten negociar la próxima vez. Así que aquí hay un truco respaldado científicamente para evitarlo – empareja tu descuento solicitando un rápido favor.

Una investigación llevada a cabo por The Georgetown University McDonough School of Business exhibió que al pedir un favor se incrementa voluminosamente la aceptación de ofertas. La mayoría de las personas ven los descuentos como una estrategia para vender un producto. Piensan que todos los demás reciben el mismo trato, y de este modo la oferta pierde su valor (y también tú como vendedor). Sin embargo, cuando le solicitas a un cliente que proporcione algo a cambio del descuento, comienza a verlo más como una oferta personalizada y menos como una simple estrategia. El proceso de negociación ya no es una competencia y pasa a ser una reciproca interacción (es decir, ambos ganaremos algo de este acuerdo).

Por lo tanto, si planeas proponer un descuento por pago anticipado, hazlo juntamente con una solicitud de un rápido favor. Por ejemplo, pídele al cliente que le brinde los datos de algún referido, que deje un comentario en su sitio web o LinkedIn o que redacte una recomendación.

El balance de tu empresa es importante

Una empresa que tiene dificultades con el flujo de liquidez, a la larga, su mantenimiento se hace demasiado caro. ¡Deja de abandonar dinero sobre la mesa y toma una acción proactiva en todo lo relacionado a tus facturas!

Bamidele Onibalusi es un escritor freelance y el fundador de Writers in Charge, un destacado sitio web de escritura que ayuda a que la gente cobre por escribir. También puedes seguirlo en Twitter: @youngprepro.