시차가 다른 해외 고객과 효율적으로 일하는 방법 4가지
디지털 노마드의 삶은 정말 멋지죠! 인터넷과 스마트폰이 등장한 이후로 전세계는 지구촌으로 불리며 서로 더욱 가까워졌고, 오늘날에는 Lisbon에 살면서 뉴욕, LA 또는 방콕에 거주하는 클라이언트와 일하는 것이 아무렇지 않은 일이 되었습니다.
2018년부터는 390만 명의 미국인들과 전세계 인구의 70%는 원격으로 업무를 보기 시작했으며, 클라이언트 또는 기업들은 상당한 업무량을 서로 다른 시간대의 파트너들과 협력하며 처리하고 있습니다. 그리고 다행히도 서로 다른 시간대에 일하면서 발생할 수 있는 어려움을 해결하는데 도움을 주는 다양한 소프트웨어가 개발되었죠.
해외 클라이언트와의 업무에서 발생하는 어려움
시차가 차이나는 클라이언트와 일할 때는 상대방의 업무 시간을 피해 “조용한 시간”을 보내며, 더 많은 일들을 처리할 수 있다는 장점이 있습니다.
하지만 실제 원격 근무자 13명 중 1명은 서로 다른 시간대에 근무를 하는 것을 가장 큰 어려움으로 꼽습니다. 같은 시간대에 일하지 않을 경우에는 마감 기한을 조율하거나, 한 곳에 모두 모여 회의를 가지는 것 그리고 단순히 담당자와 통화를 하는 것조차 쉽지 않기 때문이죠. 게다가, 원격 근무자의 22%는 일이 끝난 후에도 개인 시간을 가지기 어려우며, 일이 바쁜 시기에는 퇴근 이후에도 계속해서 일을 해야 하는 경우가 빈번하게 발생한다고 합니다.
출처: Buffer.com
오늘 저희는 여러분이 서로 다른 시차로 인해 업무상 어려움을 겪지 않도록, 해외 클라이언트와 효율적으로 일하는데 도움이 될 몇 가지 팁과 소프트웨어를 소개해 드리고자 합니다.
서로 다른 시간대에 있는 해외 클라이언트와 효율적으로 일하는 방법 4가지
세계 곳곳에 있는 해외 클라이언트와 함께 일하다 보면 많은 어려움이 따르지만 분명 해결 방법은 있습니다. 다음은 개인 휴식 시간을 가지면서 해외 클라이언트와의 업무 생산성과 대응성을 유지하는데 도움이 될 Tip 4 가지에 대한 내용입니다.
1. 시간대 별(각 Time Zone별) 규칙을 세우세요
첫 번째 방법은 누가, 언제 일하는지를 서로 명확하게 알리는 것입니다. Every Time Zone, Time Zone Converter 그리고 World Time Buddy 와 같은 유용한 도구들은 국가 간의 서로 다른 시간대를 계산하는데 도움을 줍니다. 한 예로, Prague의 오후 5시가 Sydney는 몇 시인지를 대신 계산해 주는 것이죠. 또는 간단하게 스마트폰에 여러 다른 시간대를 표시해 두는 것도 좋은 방법입니다.
여러 다른 장소에 직원이 있는 클라이언트와 일을 하고 있다면 서로 다른 시간대 속에서 회의 스케쥴을 손쉽게 정할 수 있도록 하나의 시간대를 공식적으로 정해 사용하는 것도 도움이 됩니다. 예를 들어 UTC 시간만을 사용해 회의 시간을 공유한다면 모든 사람들이 혼동 없이 현지 시각으로 변환해 스케쥴을 조정할 수 있을 것입니다.
2. 명확하고 꾸준히 커뮤니케이션 하세요
고객과 좋은 관계를 유지하는데 가장 중요한 것은 커뮤니케이션이죠. 이 커뮤니케이션은 다른 시간대의 클라이언트와 스케쥴을 조율할 때에 특히 더욱 중요합니다. 이 때, Slack 과 같은 도구를 사용하면 고객과 질문 및 응답을 하기 위해 동시간 대에 온라인 상태를 유지할 필요가 없습니다. 메시지 및 대화 스레드를 다시 살펴보고 어디서 논의가 중단되었는지를 기억해 낼 수 있기 때문이죠.
또는 여러분의 캘리더를 동기화 하세요. Google Calendar는 여러분과 클라이언트, 각각의 현지 시간대에 맞춰진 회의 스케쥴을 보여주므로 서로 다른 시간대에 있더라도 시간차를 계산할 필요 없이 편리하게 회의 스케쥴을 확인할 수 있습니다. 그리고 Calendly는 클라이언트와 맞는 시간대를 찾기 위해 메시지를 주고받느라 시간을 낭비할 필요가 없도록 여러분의 가능한 업무시간을 클라이언트에게 보여주므로 더욱 쉽게 스케쥴을 조정할 수 있습니다.
3. 적절한 기대치를 설정하세요
빠른 응답은 프리랜서에게, 없어서는 안될 중요한 삶의 일부분이지만 항상 빠른 응답을 보내는 것은 쉽지 않은 일입니다. 따라서, 고객을 실망시키지 않으면서 원활하게 비즈니스를 운영하기 위해서는 처음부터 적절한 기대치를 설정하는 것이 좋습니다.
여러분이 거주하는 국가의 시간대를 클라이언트와 공유하고 이메일 또는 전화 통화가 가능한 시간대를 알려주세요. 대부분의 클라이언트들은 여러분의 여건을 이해하고 그 시간대에 맞춰 연락을 할 것입니다. 하지만 그렇지 않을 경우에는 전화를 무시하거나 정중하지만 단호하게 “거절”할 줄 알아야 합니다.
원격 근무자들이 서로 다른 시간대에 일정을 조정할 때 맞닥뜨리게 되는 가장 큰 문제 중 하나는 마감일정을 설정하고 지키는 것입니다. 마감일정을 놓치고 싶지 않더라도 여러분에게는 내일인 마감일정이 클라이언트에게는 “오늘”일 수 있기 때문입니다. Asana 그리고 Trello와 같은 프로젝트 관리 도구는 이 부분에서 큰 도움이 됩니다. 이 도구는 날짜 뿐만 아니라 정확한 시간과 그 시간대까지 표시하여 마감일정을 설정할 수 있습니다.
4. 상황에 맞춰 하루 일정을 계획하세요
서로 다른 시간대의 클라이언트와 일할 때는 하루 일정을 조금은 다르게 짜야 할 수도 있습니다. 시간을 최대한 이용해야 하기 때문에 여러분이 깨어 있는 시간과 업무 시간이 몇 시간 밖에 겹치지 않는다면 특히, 여러분 하루 일정을 계획하는 방식이 더욱 중요해집니다. 회의, 추가적인 업무 대화 및 논의를 가질 시간을 미리 정해두세요.
근무 시간을 유연하게 조정할 수 있는 환경에 있다면 일반적인 근무시간(오전 9시 ~ 오후 5시) 대신에 조금 더 이른 시간 또는 더 늦은 시간에 업무를 시작하는 것도 좋은 방법이 될 수 있습니다. 한 예로, 여러분은 Berlin에 있고 클라이언트는 Houston에 있다면 낮에는 휴식을 취하고 4시부터 8시까지(Houston의 오전 9시에서 1시 사이 시간) 사무실에서 근무하며 클라이언트와 업무를 처리하는 것입니다.
원격 근무자에게 다른 시간대 간의 업무는 삶의 일부입니다
해외 클라이언트와의 업무에는 많은 어려움이 따를 수 있지만 시간을 적절히 관리하는데 도움을 주는 도구와 합리적인 전략을 효율적으로 활용한다면 충분히 극복해 나갈 수 있습니다. 어쩌면 여러분은 업무가 늦게 끝나는 대신에 근무 시간대를 미루는 것을 더 즐길지도 모릅니다. 또한 해외 고객으로부터 대금을 수취하는 방법이 고민이시라면, Payoneer와 같은 토탈 금융 솔루션을 이용하시면 어떤 시간대에 서든 쉽고 빠르고 해외 고객들과 대금을 주고받으실 수 있습니다.
유명한 디즈니 노래가 하나 떠오르네요. “세상은 참 작아요”