비즈니스에 대한 정당한 수입을 얻는 것은 멋진 일이지만 인보이스를 발행하고 관리하는 일은 그리 신나는 일이 아닙니다. 인보이스 관리는 모든 중소 기업가, 특히 자체적으로 인보이스를 발행하고 회계 업무를 보는 비즈니스에게는 주기적으로 찾아오는 도전과제와 같습니다. 게다가 해외 고객을 위한 인보이스를 발행하고 이를 조회하고 관리하는 일은 특히 더 어렵죠.
하지만 올바르게 인보이스를 발행하는 방법을 배우고 효과적인 인보이스 워크플로우를 세운다면 여러분이 생각하는 것보다 훨씬 쉽게 해외 지불 및 인보이스를 관리할 수 있을 뿐만 아니라, 클라이언트 역시 여러분의 인보이스를 신속하게 확인하고 제때 지불을 처리하도록 할 수 있습니다.
유럽 클라이언트를 위한 인보이스를 발행할 때, 가장 좋은 방법은 클라이언트가 손쉽게 지불을 할 수 있는 인보이스를 제작하는 것입니다. 예를 들어 여러분과 클라이언트의 상세정보, 여러분이 제공하는 상품 또는 서비스에 대한 설명, 총 금액에 대한 세부내역, 그리고 은행 정보와 같은 지불 정보를 항상 쉽게 찾을 수 있도록 하는 것이죠.
그러나 일부 유럽 국가들은 인보이스와 관련된 특정 요구사항들이 있습니다. 이탈리아에서는 전자 인보이스 발행이 필수이므로 더 이상 우편으로 종이 인보이스를 보낼 수 없습니다. 또한 대부분의 유럽 회원국에서는 적용 가능한 VAT 세율을 구체적으로 명시해야 합니다.
올바른 인보이스를 발행하려면 유럽 클라이언트의 선호도를 조사하는 것도 도움이 됩니다. 고객에게 익숙한 형식의 인보이스를 보내면 인보이스를 보다 손쉽게 이해할 수 있으므로 클라이언트가 제때 지불을 할 가능성 역시 높아집니다.
뿐만 아니라 기존의 비즈니스 워크플로우를 따라 처리할 수 있으므로 낯선 인보이스 형식으로 인한 불필요한 지연을 줄이고 클라이언트의 만족을 이끌어 내어 여러분과 다시 일을 하고 싶게 만들 수 있습니다. 그러나 인보이스가 예상치 못한 형식으로 발행된다면 해당 지역의 모든 사람이 사용하는 방식이라 할지라도 클라이언트에게 전문성이 떨어지는 것으로 비춰질 수 있습니다.
다음은 유럽 클라이언트에게 인보이스를 발행하는 방법에 관해 여러분이 알아야 하는 내용들입니다.
유럽 인보이스에 들어가야 하는 대부분의 상세정보는 모든 인보이스에 공통적으로 포함되는 정보와 동일합니다. 유럽 클라이언트를 위한 인보이스에 누락되는 내용이 없도록 여러분을 도와줄 체크리스트를 아래와 같이 준비했습니다.
일부 국가에서는 주문서 사본을 첨부하고 지불 기한을 넣는 등과 같은 추가 요구사항이 있을 수 있으므로 각 국가의 요구사항을 개별적으로 확인하는 것이 가장 좋습니다. 그리고 필수가 아니더라도 지불 조건과 규정을 첨부하는 것이 좋습니다.
인보이스를 보내기 전에 다시 한번 내용을 점검하세요. 일부 유럽 국가에서는 비어있거나 잘못 추가된 필드가 있는 경우, 규정을 준수하지 않은 인보이스로 판단할 수 있습니다. 그럴 경우, 다시 인보이스를 발행하고 발송해야 하므로 현금 흐름에 지연이 발생할 수 있습니다.
유럽 클라이언트를 위한 인보이스 형식에는 어떠한 정해진 규정도 없지만 클라이언트가 쉽고 빠르게 읽을 수 있는 형식을 만드는 것이 가장 좋습니다. 클라이언트가 여러분에게 지불을 하고 회계 기록을 작성하는 데 필요한 정보들만 포함시키세요. 그 외 기타 정보가 많을 경우, 클라이언트가 필요한 세부 정보를 찾기 더 어려울 수 있습니다.
일반적으로 인보이스는 왼쪽 상단 코너에 로고를 넣고 남은 모든 정보를 왼쪽 여백에 맞춰 배열합니다. 여러분에 대한 세부정보와 클라이언트의 세부정보는 상단에 배치해야 하며, 서비스 또는 인보이스의 항목별 리스트는 아래에 정리하고 지불 총액과 지불 방법을 하단에 두는 것이 좋습니다.
유럽 국가마다 인보이스 형식은 조금씩 다르며, 심지어 27개의 유럽 회원국들마다 선호도도 다양합니다. 따라서 클라이언트에게 가장 편리한 방식의 인보이스를 준비하려면 각 국가의 인보이스 템플릿을 따르는 것이 가장 좋습니다.
여러분의 클라이언트에게 친숙하고 신뢰할 수 있는 지불 방법을 제공하면 제때 대금을 수취할 수 있는 가능성도 높아집니다. 게다가 고객은 여러분을 지불 방법과 연관시켜 생각하므로 지불 방법에 대해 느끼는 신뢰는 여러분의 비즈니스에도 영향을 미칩니다.
생각할 수 있는 모든 지불 방법을 제공하고 싶겠지만 절대 과해선 안됩니다. 클라이언트에게 너무 많은 옵션을 제시하면 오히려 선택을 망설이다 지불이 지연될 수 있습니다. 간단하게 몇 가지만 제공하세요.
다음은 제공할 지불 방법을 결정할 때, 고려해야 하는 몇 가지 사항들입니다.
다음은 유럽의 클라이언트들이 대금을 송금할 때 선호하는 지불 방법들입니다.
비즈니스 신용/ 체크카드를 사용하면 클라이언트는 온라인 서비스 제공업체 및 공급업체에게 편리하게 대금을 지불 할 수 있으며, 신용 카드는 조회가 쉽기 때문에 거래 내역을 정리하는 데 모두에게 도움이 됩니다.
그러나 신용카드 회사는 특히 통화를 환전해야 할 경우 해외 지불에 높은 수수료를 지불해야 합니다. 또한 비즈니스 신용카드는 지불 한도가 정해져 있으므로 클라이언트가 한번에 큰 금액을 지불하기 힘들 수도 있습니다.
SWIFT와 같은 국제 전신 송금은 안전하고 신뢰할 수 있는 지불 방법으로 유명합니다. 하지만 지불인과 수취인 모두 높은 수수료를 지불해야 하는 경우가 많으며, 지불인은 신청서를 작성하는 데 많은 시간을 할애해야 합니다. SWIFT 지불은 자금이 입금되기까지 며칠이 소요되며 조회가 어려운 것으로 악명이 높습니다. 따라서 자금이 입금되지 않거나 지연되더라도 무슨 일이 있는지 알 수 없습니다.
대부분의 유럽 클라이언트들은 SWIFT 보다 더 빠른 유럽권 전용 해외 이체 시스템인 SEPA를 사용해 지불을 처리합니다. 일반적으로 SEPA 지불은 2영업일 내로 자금이 입금되며, SEPA Instant Payment는 거의 즉시 처리됩니다. SWIFT와 비교해 SEPA는 현지 은행 이체와 동일한 조건에서 처리되므로 수수료가 낮습니다.
그러나 유럽 외 지역의 현지 은행 계좌로 EUR로 SEPA 또는 SWIFT 이체를 받는다면 아마 환전 수수료와 현지 통화로 환전하는 데 낮은 환율이 적용되어 손해를 볼 수 있습니다.
현지 은행 이체는 빠르고 수수료가 낮으며 일반적으로 신뢰할 수 있는 은행을 통해 이루어지므로 클라이언트도 안전하다고 느낍니다.
하지만 우선 현지 은행 계좌를 개설해야 이용할 수 있지만 대부분의 국가에서는 현지 비즈니스 계좌를 개설하려는 사람에게 엄격한 규정을 적용하므로 많은 서류작업을 처리하고 개설 수수료를 지불하거나 계좌 내 최소 보유 잔액을 유지해야 할 수 있습니다. 대금을 수취한 후에도 현지 통화로 환전해야 하므로 이로 인한 손실도 있을 수 있습니다.
계약업체 및 중소 기업들이 해외에 있는 클라이언트로부터 받는 디지털 지불을 관리하는 데 도움을 주는 많은 글로벌 지불 솔루션들이 있습니다. 이들은 지불 조회, 자동 이체와 같은 추가적인 서비스와 함께 시중 은행들보다 더 유리한 환율을 제공하며, 인보이스 발행에도 도움을 줍니다.
예를 들어, Payoneer를 사용하면 인보이스와 함께 지불 링크를 이메일에 함께 첨부해 발송할 수 있습니다. 클라이언트는 이 링크를 통해 신용카드, 현지 은행이체 또는 e-수표를 사용해 온라인으로 지불을 처리할 수 있습니다. 그리고 Payoneer는 낮은 수수료와 합리적인 환율에 다양한 통화의 환전을 처리해줍니다. 또한 Payoneer는 EUR, GBP를 포함한 9개의 통화로 된 현지 수취 계좌를 제공하므로 유럽 클라이언트를 Payoneer로 초대한다면 현지 통화로 대금을 지불할 수 있도록 할 수 있습니다.
대금을 수취하면 GBP 또는 EUR로 자금을 보유하며 세금을 납부하거나 온라인에서 상품을 구매하고 Payoneer 계정 간 거래를 통해 다른 Payoneer 사용자에게 송금하는 데 사용할 수 있습니다. 필요한 경우에는 현지 통화로 환전하고 은행이나 ATM 기기에서 자금을 인출할 수도 있습니다. 또한 온라인 셀러는 Payoneer 계정을 유럽의 이커머스 마켓 플레이스와 연결하여 낮은 수수료에 더 신속하게 대금을 수취할 수 있습니다.
유럽에서 일하는 대부분의 온라인 셀러, 온라인 서비스 제공업체 및 계약업체는 인보이스에 VAT를 포함시켜야 합니다. 그리고 대부분의 유럽 국가들은 3가지의 다른 VAT 범위를 적용합니다.
그리고 다음의 경우에는 유럽 VAT 번호를 등록해야 합니다.
따라서 대다수의 상품 판매자는 VAT 번호를 등록해야 하는 경우에 해당되지만 원격으로 근무하는 온라인 서비스 제공업체, 프리랜서 및 계약업체는 이에 해당하지 않을 수 있습니다.
만약 여러분의 비즈니스가 유럽 국가에 등록되어 있다면 여러분은 반드시 VAT가 적용되는 모든 상품 및 서비스에 대한 부가가치세를 납부해야 합니다. 그러나 유럽 외 국가에서 등록된 중소기업들은 “국경 판매 한도액(Distance-selling threshold)”을 초과할 경우에만 VAT를 납부합니다. 이는 국가마다 다릅니다. 예를 들어 프랑스, 아일랜드 및 이탈리아는 이 한도액이 €35,000인 반면 독일, 룩셈부르크와 네덜란드는 €100,000입니다.
여러분이 명심해야 할 것이 하나 더 있습니다. 만약 여러분이 소비자가 아닌, VAT 등록 사업체에 상품 또는 서비스를 판매한다면 일반적으로 VAT 대리 납부를 신청할 수 있습니다. 그러면 여러분을 대신해 클라이언트가 VAT를 등록하고 관리해야 합니다. VAT 대리 납부를 신청했다면 반드시 인보이스에 “해당 국가의 수신인이 부담함”이라고 명시해야 합니다.
그러나 유럽은 여러 국가가 있는 만큼 다양한 지역이 있으며 각 지역마다 자체 VAT 규정을 운영합니다. 공통된 세금 제도를 공유하지만 여러 유럽 회원국 간에도 차이가 있습니다. 가장 좋은 방법은 전문가와 함께 각 유럽 국가에 해당하는 VAT 의무를 확인하는 것입니다.
여러분도 보시다시피 유럽 클라이언트를 위한 인보이스를 발행할 때는 주의해야 할 점이 많습니다. 온라인 인보이스 발행 서비스는 필요한 모든 정보가 포함되었는지 확인하고 통일된 형식을 사용하므로 여러분의 부담을 덜어줍니다.
자체 유럽 인보이스 템플릿을 제작할 수도 있지만 무료 온라인 인보이스 발행 서비스를 이용하면 여러분의 시간과 노력을 아낄 수 있습니다. 게다가 인보이스를 더 전문적이고 매력적이게 보이도록 하는 다양한 템플릿들을 이용할 수 있습니다. 더불어, 어떤 인보이스가 지불되었는지 알 수 있는 지불상황 조회, 현금 흐름 추적 및 예측 그리고 자동화된 정기 인보이스 발행과 체납된 지불금에 대한 독촉장 발송과 같은 유용한 툴들을 제공하는 다양한 통합 온라인 인보이스 발행 서비스도 존재합니다.
e-인보이스는 새로운 방식의 인보이스입니다. 여러분은 종이 인보이스를 보내거나 PDF 인보이스를 이메일에 첨부해 보내는 대신에 XML 또는 EDI 포맷의 데이터 파일로 전송되는 디지털 인보이스인 e-인보이스(전자 인보이스)를 사용할 수도 있습니다.
디지털 인보이스 시스템은 기존에 사람이 인보이스를 처리하는 방식보다 훨씬 빠르게 e-인보이스를 스캔하고 처리합니다. e-인보이스를 보내면 클라이언트는 보다 쉽게 지불을 승인하고 적절한 부서에 정보를 발송할 수 있을 뿐만 아니라 e-인보이스 시스템을 사용하면 여러분이 하는 것보다 더 신속하게 인보이스를 자동으로 작성할 수 있습니다.
e-인보이스는 현재 유럽에서 크게 각광받고 있습니다. 이탈리아는 이미 e-인보이스가 의무화되었고 프랑스와 폴란드는 2024년부터 모든 비즈니스에 대해 e-인보이스를 의무화할 예정입니다. 따라서 지금이 바로 e-인보이스를 활용하는 방법을 배우기에 적기인 셈이죠.
다음은 유럽 클라이언트를 위한 인보이스를 손쉽.게 작성하기 위한 유용한 Tip 및 모범사례들입니다.
해외 인보이스 발행 때문에 유럽으로의 비즈니스 확장이 늦춰져선 안되겠죠. Payoneer는 e-인보이스를 지원하고 올바른 지불 방법을 제공하며 적절한 인보이스 형식을 통해 전문적인 인보이스를 준비하는 데 도움을 주므로 클라이언트가 제때 지불을 하도록 하고 여러분이 계속해서 비즈니스를 성장시키는 데 집중할 수 있게 해줍니다.