Получайте оплату по своим инвойсам быстрее: 5 проверенных хаков

Примечание редактора: это гостевой пост Бамиделе Онибалуси, фриланс-автора и основателя Writers in Charge.

Задержки с оплатой счетов всегда некстати. Из-за них фрилансерам и владельцам небольших компаний приходится думать о том, как свести концы с концами – и тратить на это время, которое можно посвятить работе. Проблемы с поступлением средств – печальная реальность для многих предпринимателей. Недавний опрос представителей британского малого и среднего бизнеса показал, что:

• 51% респондентов считают, что задержки платежей стали более актуальной проблемой, чем 3 года назад
• 58% признаются, что задержки платежей ставят их бизнес под угрозу закрытия
• 51% владельцев малого бизнеса вынуждены использовать личные сбережения, чтобы покрыть бизнес-издержки

В мире фриланса задержки платежей тоже не редкость. В Bonsai подсчитали, что 29% счетов фрилансеров оплачиваются позже срока. Еще более серьезная проблема – то, что иногда задержки платежей перерастают в их отсутствие, еще один бич фриланса. Исследование PayPal показывает, что  половине фрилансеров США хотя бы раз не заплатили за работу.

Источник: Bonsai

Конечно, появляются все новые юридические механизмы для защиты фрилансеров от невыплат, однако до сих пор «погоня» за своими же деньгами отнимает много времени… Если только вы не придерживаетесь грамотного подхода к выставлению счетов.

Ниже мы расскажем о нескольких проверенных методах, которые помогут добиться того, чтобы ваши счета оплачивали быстрее.

1. Скорректируйте правила оплаты своих инвойсов

Какая самая важная цифра на вашем счете? Нет, не сумма. Это срок оплаты!

Срок оплаты обозначает дату, до которой ваш клиент, согласно договору, обязан оплатить счет. Если забыть прописать эту дату на бумаге, может возникнуть недопонимание. Например, ваш клиент может считать, что нет ничего страшного в том, чтобы заплатить вам через два месяца – тогда как вы надеетесь получить деньги в течение двух недель.

Вот некоторые способы избежать такого развития событий:

• Проговаривайте свои стандарты оплаты с каждым клиентом перед началом работы
• Указывайте срок и порядок оплаты в своем инвойсе

Какой порядок оплаты выбрать? Давайте рассмотрим возможные варианты:

Оплата при получении

Такие счета должны быть оплачены до конца рабочего дня. Невыполнение этого требования будет считаться нарушением договора и даст вам право предпринять соответствующие шаги (например, потребовать штраф за опоздание).

Такой порядок оплаты выгоден фрилансерам, ведь они получают деньги быстрее. Но для клиентов из сферы B2B он может быть проблематичным. Платежный цикл в больших компаниях может быть довольно длинным, и вашему счету предстоит пройти несколько этапов согласования перед оплатой. Вот почему чаще всего оплата в тот же день невозможна.   Это может стать причиной размолвки между вами и клиентом.

Кроме того, «оплата при получении» не лучший вариант для больших проектов (например, создание сайта, консультирование в сфере стратегического маркетинга, создание видео и т.д.), ведь клиенту нужно время на то, чтобы оценить результат и проверить, все ли в порядке. Такой порядок оплаты подходит для небольших, единовременных работ, например, обработки фото, создания контента для социальных сетей или небольших переводов.

Оплата в течение N дней

Net N – число дней, которое есть у вашего клиента на то, чтобы оплатить ваш счет. Наиболее распространенные временные рамки:

• Net 7 – оплата в течение недели
• Net 14 – оплата в течение двух недель
• Net 30 – оплата в течение 30 дней
• Месяц – оплата должна быть произведена до конца месяца, следующего за сроком выставления счета. Например, если вы отправили счет 21 октября, клиенту необходимо оплатить его до 30 ноября.

Итак, какой срок оплаты лучше обозначить? Исследование Xero показывает, что счета с более коротким сроком оплачивают быстрее. Выберите оплату в течение 7 или 14 дней, если хотите получить средства в том же месяце:

Источник: Xero

2. Добавьте в договор информацию о штрафах за задержку оплаты

Как видно из графика Xero, кленты часто срывают сроки и игнорируют порядок оплаты. Получение просроченных платежей может превратиться в месяцы борьбы, отнимающей у вас ценное время.

Чтобы сэкономить силы, добавьте информацию о штрафах за просроченные платежи в свой договор. Это может быть всего одна строчка, например:

“В случае задержки платежей клиент оплачивает комиссию в размере X% от суммы долга за каждый месяц опоздания.”

Стандартная комиссия за задержку платежа – 1%-5%. Кроме того, вы можете назначить фиксированный штраф за опоздание (например, $100 за счет), хоть это и менее распространено. В любом случае, не забудьте заострить внимание клиента на этом моменте при подписании договора, а также напомнить о нем при отправке счета.

Не все будут в восторге от такого новшества. Вот письмо, которое получил журналист-фрилансер:

«Счет подтвержден. Несмотря на то, что, как мы полагаем, в данном случае нет необходимости в штрафе за опоздание, для того, чтобы урегулировать дело мирно, мы сделаем исключение и запустим в оплату предоставленный Вами дополнительный счет. Платеж по счету поступит не позднее 30 дней с даты, указанной в счете.»

Клиенты могут быть недовольны комиссией за поздний платеж, однако этот способ помогает получить деньги быстрее.

3. Оплата в рассрочку

Еще один проверенный способ получить оплату по счету быстрее – разделить стоимость большого проекта на более мелкие платежи.

Исследование Bonsai показыает, что счета на сумму меньше $1 000 оплачивают быстрее:

Источник: Bonsai

Это логично, ведь:

• Небольшие компании, возможно, и сами испытывают проблемы со средствами, и поэтому быстро выплатить большую сумму может быть для них непростой задачей
• Крупные компании переправляют счета на крупные суммы в бухгалтерию или отдел закупок: там обрабатываются сотни платежей в месяц, и процесс оплаты дольше

Хотите ускорить процесс? Для начала затроньте эту тему в разговоре с клиентом и предложите ему индивидуальный платежный план – вариант, оптимально подходящим обеим сторонам. Например, вы можете подстроить период выставления счетов под платежное расписание клиента. Или же ввести ежемесячную плату, как это делает большинство хостинг-провайдеров, и снимать средства автоматически. Возможно, имеет смысл предложить клиенту решить этот вопрос напрямую с бухгалтером компании.

Выставляйте клиентам счета в цифровом виде и предлагайте несколько платежных методов на выбор (дебетовая/кредитная карта, банковский перевод и т.д.). Всегда перепроверяйте свои реквизиты перед тем, как нажать «Отправить».

Наконец, всегда стоит обращать внимание на то, что:

• Ваш счет отправлен нужному человеку (например, бухгалтеру)
• У вас есть контакт другого предствителя компании, который поможет решить проблему задержки платежей с руководителем Вашего менеджера

Если ваш платеж просрочен очень давно, имеет смысл обратиться к руководящему лицу: это привлечет внимание к проблеме и поможет быстрее решить ее.

4. Настройте автоматические напоминания о платежах

Никому не хочется показаться чересчур требовательным или нетерпеливым. Однако иногда твердые, но вежливые напоминания о платеже – неизбежное зло.

В конце концов, задачи все время накапливаются, и без корректных напоминаний ваш счет рискует оказаться погребенным под горой других отложенных дел. Поэтому лучше всего оставаться проактивным и создать автоматические напоминания об оплате, которые будут отправляться клиентам, склонным пропускать сроки оплаты.

В их числе:

• Напоминание о платеже до крайнего срока оплаты – упомяните о том, что приближается крайний срок оплаты вашего счета, и что до него осталось Х дней. Отсутствие оплаты в срок может повлечь за собой комиссии за задержку.
• Первое напоминание о пропущенном сроке – Если в течение 5 рабочих дней со стороны клиента не последовало никаких действий, отправьте ему еще одно напоминание. На этот раз будьте настойчивее, поясните, что теперь будет взиматься комиссия за задержку платежа.
• Второе напоминание о пропущенном сроке – Все еще ничего? На этот раз будьте еще настойчивее: прямо сообщите, что вы собираетесь обратиться к руководству компании или предпринять необходимые юридические меры.

Большинство программ для выставления счетов позволяют запланировать автоматическую отправку напоминаний в случае задержки оплаты счета. Кроме того, для этих же целей можно использовать Boomerang для Gmail.

5. Предложите скидку за досрочный платеж (с оговорками)

Скидки за досрочный платеж (их еще называют скидками за наличный расчет) часто встречаются в случае счетов на большую сумму – такие счета часто «застревают» в водовороте бюрократии. Это хороший способ, помогающий привлечь в бизнес больше наличных в случае, если у вас есть несколько счетов на крупные суммы и вы хотите избежать провалов в поступлении средств.

Чаще всего скидка за досрочный платеж составляет 1%-2% от суммы счета. Право на эту скидку имеют клиенты, оплатившие счет в течение 10-15 дней с момента его получения. В счет добавляются следующие пункты:

• 1/10 – net 30
• 2/10 – net 30
• 1/15 – net 30

Мы все знаем, что скидки – сложная тема: в следующий раз клиенты могут начать оспаривать назначенную вами цену и торговаться. Вот проверенный способ избежать таких проблем – предложить скидку в обмен на небольшую уступку.

Исследование, проведенное The Georgetown University McDonough School of Business, показало, что просьба об услуге в обмен на скидку повышает вероятность того, что предложение о скидке будет принято. Большинство людей воспринимает скидку как уловку ради продажи. Они думают, что скидку предлагают всем подряд, а значит, ценность такого предложения теряется (а также ваша ценность как продавца). Однако если вы просите клиента пойти на небольшую уступку в обмен на скидку, это воспринимается как индивидуальное предложение, а не уловка. Процесс переговоров становится не соревнованием, а взаимовыгодным сотрудничеством («мы оба получаем что-то в результате сделки»).

Поэтому, если вы хотите предложить скидку за досрочный платеж, попросите клиента о небольшой услуге. Например, привести реферала, оценить вашу компанию на сайте или странице в LinkedIn или оставить отзыв.

Прибыльность бизнеса очень важна

Бизнес, постоянно испытывающий проблемы с поступлением денежных средств, рано или поздно начинает обходиться слишком дорого. Пора перестать разбрасываться деньгами и действовать проактивно во всем, что касается счетов

Бамиделе Онибалуси – успешный фриланс-автор и основатель Writers in Charge, ведущего сайта, помогающего людям получать деньги за свои тексты. Вы можете найти его в Twitter: @youngprepro.