フリーランスで仕事をする方必見！ラクして、効率よく仕事をさばく為の5つの方法
1.なすべきことをリストアップ
リストされている課題は、どれも同じではありません。終わらせなければならない課題をリストアップし、日々の「なすべきリスト」を作りましょう。まずは、簡単な課題から始めて、それからより重要な課題に取りかかりましょう。その頃には、今日の課題に取り組むために必要な前向きなエネルギーと弾みがついているはずです。「本日中に完了」リストは3-5件に抑えましょう。その中には、スーパーへの買い物、子供の送り迎えのような用事は含めないように。これらの用件は、あなたの目標とは関係ないからです。例えば、本を執筆したいと思っているとしましょう。その際、なすべき課題の一つは、「500語を書く」となるでしょう。もっと顧客を増やしたければ、「新規顧客用に挨拶メールを作成する」というのはいかがでしょうか。
2.何事にもシステムを構築する
そこまでしなくても・・・とお思いになるかもしれませんが、作業の流れが決まるとあなたの望み通りに物事が運び、気持ちにゆとりが生まれます。例えば、ゲスト・ブログに投稿したければ、一連の作業はこんな感じになるでしょう。
- ブログを投稿する場所として5ヶ所探す
- Alexa.comにおけるトレンドとなっている話題を調べる
- 選んだ5ヶ所において目を引いたトレンドな話題とテーマを合わせる
- 必要であれば、いつ/誰に連絡したのか、又はブログの詳しい内容を記録に残すためExcelにて作表
- 売り込み用のEメールを送信、反響は記録に残す
- 投稿するブログを書く
- ブログを投稿する
- 掲載日を確認し、リンク先と投稿文のコピーを保存
- ウェブサイトのロゴマーク/企業情報をコピーし、投稿したブログのリンク先とともにオンライン・ポートフォリオに書き加える
- 興味を示しそうなブログを更に5箇所見つけ知り合いに送信したら、再び始めから繰り返す
3.責任感の強いパートナーを見つけよう
どういうわけか、自分自身で誓約するよりも、公に約束した方が約束は守りやすい。お目付け役となるパートナーを探して、その期待に応えましょう。あなたが約束を守るよう見届けるパートナーによって、あなたは有言実行することができます。
4.Eメールに費やす時間を減らす
Eメールは、作業効率を低下させる要因の一つです。10－15分ごとにEメールをチェックしたり、急用のショートメールであるかのようにアウトルックの新着メールを確認したりすると、集中できなくなります。Eメールは大体1時間に1回程度にチェックし、緊急な要件から返事をしたら、再び作業に戻りましょう。実際に読む価値があるかどうかは、件名から判断するようにしましょう。
5.周りにある物の電源を切る
他のことに気を取られないように。最も効率が上がってきた時に、さほど重要ではない携帯メール、Eメールや電話によって、すっかり気が逸れてしまいます。これはミーティングにも当てはまるかもしれません。今日、本当に6回も会議に出席する必要があるのか、又は必ず出席する人から会議メモを貰う方がいいのか、自問して下さい。